Система учетных документов архива
-
3.4. 3.4.2.
- Правила
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830)// Росархив, ВНИИДАД. – М., 2015. Ссылка
- Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, утв. Приказом Главархива СССР от 12.10.1988 N 71. М.: Главархив СССР, 1990
- Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами утв. Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 21.05.79 К тексту
- Основные правила работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах. Утв. приказом Главархива СССР от 10.11.88 N 78 К тексту
- Регламенты
- Регламент Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организация работы по его созданию: утв. приказом Росархива от 09.10.2001 г. № 75. К тексту
- Методические рекомендации
- Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации/Росархив, ВНИИДАД. – М., 2006. К тексту
- Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. М., ВНИИДАД. 2013. Ссылка
- Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций. М., ВНИИДАД. 2013 Ссылка
- Методические рекомендации по работе с документами личного происхождения (литература и искусство). – М., 1990.
3.4.1. В состав основных (обязательных) учетных документов архива входят:
книга учета поступлений документов (приложение № 5) - для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания;
список фондов (приложение № 6) - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;
лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда;
лист учета аудиовизуальных документов 
- для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации; учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений;
опись дел, документов (приложения №№ 7 - 8) - для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись;
реестр описей дел, документов - для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава;
инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни - для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел;
паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;
опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник);
реестр описей особо ценных дел, документов;
книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;
опись страхового фонда;
дело фонда - комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов - дело организации - сдатчика документов;
лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле (приложение № 3);
внутренняя опись документов дела - для дел, в состав которых входят уникальные документы.
