Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук

III. Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве

3.1. Определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.

Архив осуществляет государственный учет архивных документов. Состав и порядок ведения документов государственного учета архивных документов, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника комплектования архива, и порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Учету подлежат:

хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;

документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивный шифр (обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения её учета и идентификации) состоит из следующих элементов: сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры) и номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета.

В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой информации; единицы хранения электронных документов - формата записи и вида носителя информации.

Библиотека подраздела

Подраздел

Федеральные законы

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»// Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004, № 43, ст. 4169.
Статья 19. Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

1. Документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Открыть текст в отдельном окне

Ссылка

Правила

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830)// Росархив, ВНИИДАД. – М., 2015.
III. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

3.1. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, включая документы пол личному составу, копии документов фонда пользования (при их наличии) и описи дел и документов.

3.2. Организация, являющаяся источником комплектования государственного (муниципального) архива, представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе, хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, утвержденым приказом Росархива от 11 марта 1997 г. № 11 (зарегистрирован Минюстом России 08 июля 1997 г., регистрационный номер 1344)

[…]

3.12. Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, составляется паспорт архива организации*

___

*Форма паспорта архива организации установлена Регламентом государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 11 марта 1997 г. № 11, зарегистрирован Минюстом России 08 июля 1997 г., регистрационный номер 1344).

Открыть текст в отдельном окне

Ссылка

Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, утв. Приказом Главархива СССР от 12.10.1988 N 71. М.: Главархив СССР, 1990
5. УЧЕТ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В СНТД

5.1. Общие требования

5.1.1. Учет документов в СНТД является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в СНТД документы, извещения об изменении НТД, страховые копии, фонд пользования (при наличии), перечни проектов, проблем, НТД по которым подлежит передаче на госхранение, а также описи единиц хранения.

5.1.2. Учет соответствующих видов документов в СНТД осуществляется по ГОСТ ЕСКД 2.501-88, ГОСТ СПДС 21.203-78, ГОСТ СТД АСУ 24.402-80, ГОСТ ЕСПД 19.601-78, ГОСТ 19.602-78, Р 50-75-88, ГОСТ 28388-89.
Открыть текст в отдельном окне
Основные правила работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах. Утв. приказом Главархива СССР от 10.11.88 N 78

К тексту

Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами утв. Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 21.05.79
1.4. Учет кинофотофонодокументов

1.4.1. Учет кинофотофонодокументов закрепляет данные об их объеме и составе в учетных документах.

1.4.2. Учету в государственном архиве подлежат виды кино-, фото-, фонодокументов; единицы учета кино-, фонодокументов; единицы хранения кино-, фото-, фонодокументов*; планы или монтажные кадры, позитивы, выступления и художественные произведения, входящие в состав единицы хранения кино-, фото-, фонодокументов

1.4.16. Паспорт государственного архива содержит сведения о количестве, состоянии, условиях хранения кинофотофонодокументов, составе научно-справочного аппарата к ним и кадрах архива. В паспорт государственного архива вносятся на основании учетных документов (листов учета, описей) данные об объеме документов архива по видам, единицам учета (для кинофонодокументов), единицам хранения.

Паспорт государственного архива, составляемый ежегодно (с. 28), направляется через Архивное управление (Архивный отдел) автономной республики, края, области в Главное архивное управление (Архивное управление) союзной республики. ЦГА СССР направляет паспорт в Главное архивное управление при Совете Министров СССР (с. 29)

_____

* См. п. 1.1.7.-1.1.9. (с. 24)
Открыть текст в отдельном окне

К тексту

Регламенты

Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации: Утв. Приказом Росархива от 11.03.1997 № 11. Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.07.1997. Регистрационный № 1344//Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 17, 1997
Настоящий Регламент разработан в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552 "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России" и Федеральным законом от 25 января 1995 года "Об информации, информатизации и защите информации".

1. Общие положения

1.1. Регламент устанавливает порядок государственного учета документов государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации с целью обеспечения государственного контроля за их сохранностью.

1.2. Государственному учету в составе Архивного фонда Российской Федерации подлежат архивные документы, отнесенные к постоянному хранению после экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой России в соответствии со ст. 5 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

1.3. Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, коллекциям, единицам хранения.

1.4. Основой учета документов Архивного фонда Российской Федерации является единая система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.

1.5. В настоящем Регламенте:

под учетом архивных документов понимается установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета;

под единицей учета архивных документов понимается единица измерения количества документов в архиве;

под единицей хранения архивных документов понимается учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

1.6. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации основывается на следующих принципах:

централизация, реализуемая на основе регламентированного Федеральной архивной службой России взаимодействия Федеральной архивной службы России, органов и учреждений ее системы, государственных музеев и библиотек, научных и научно - отраслевых архивов Российской академии наук, организаций - источников комплектования архивных учреждений, а также юридических и физических лиц - собственников документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации;

унификация, основанная на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними, единства состава, методик составления и ведения учетных документов;

динамичность, обеспечиваемая своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов;

полнота и достоверность государственного учета.

1.7. Для учета архивных документов в государственных, районных, городских архивах, государственных музеях и библиотеках, научных и научно - отраслевых архивах Российской академии наук, структурных подразделениях организаций, осуществляющих прием и хранение архивных документов в интересах пользователя, ведутся:

- книга учета поступлений документов;

- списки фондов;

- списки дел и документов или их разновидности;

- листы фондов или заменяющие их документы, а также другие учетные документы, на основании которых составляются документы централизованного государственного учета.

1.8. По мере перехода к автоматизированным архивным технологиям государственный учет архивных документов будет осуществляться на основе рекомендованных Федеральной архивной службой России автоматизированных учетных технологий при сохранении установленного Регламентом порядка работы.

1.9. Особому учету подлежат уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации.

2. Порядок централизованного государственного учета

документов государственной части Архивного фонда

Российской Федерации

2.1. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации - система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе субъекта Российской Федерации и федеральном масштабе, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

2.2. Документами централизованного государственного учета являются:

2.2.1. Паспорт архива на 1 января ____ г. (Приложение 1 к Регламенту).

2.2.2. Карточка фонда (Приложение 2 к Регламенту).

2.2.3. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января ____ г. (Приложение 3 к Регламенту).

2.2.4. Паспорт архива организации на 1 декабря ____ г., хранящей управленческую документацию (Приложение 4 к Регламенту), кинофотофонодокументы (Приложение 4а к Регламенту), научно - техническую документацию (Приложение 4б к Регламенту).

2.2.5. Паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда на 1 декабря ____ года (Приложение 5 к Регламенту).

2.2.6. Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных, районных, городских архивов на 1 декабря ____ г. (Приложение 6 к Регламенту).

2.3. При осуществлении централизованного государственного учета архивных документов в автоматизированном режиме обобщенные показатели документов централизованного государственного учета в части, отражающей количество, состав архивных фондов и количество единиц хранения, в том числе имеющих страховые копии и копии фонда пользования, а также исходные показатели, необходимые для получения обобщенных показателей, входят в число обязательных реквизитов учетных баз данных.

2.4. Порядок государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных, районных и городских архивах, государственных музеях и библиотеках

2.4.1. Государственные архивы и их филиалы, районные и городские архивы, государственные музеи и библиотеки ежегодно составляют:

Паспорт архива на 1 января ____ г. (Приложение 1 к Регламенту),

Карточки фондов на поступившие в течение года фонды (Приложение 2 к Регламенту),

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января ____ г. (Приложение 3 к Регламенту)

и представляют их в вышестоящий орган управления архивным делом в установленные сроки.

Федеральные государственные архивы и их филиалы представляют паспорта в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года (на 1 января 1998 г., на 1 января 2001 г., ...) вместе с годовым отчетом о работе, федеральные государственные музеи и библиотеки - также 1 раз в 3 года к 20 января следующего за отчетным года. Карточки фондов федеральных государственных архивов и их филиалов, федеральных государственных музеев и библиотек и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января ____ г. представляются ежегодно к 1 марта следующего за отчетным года.

Периодичность представления паспортов государственных архивов и их филиалов, районных и городских архивов, государственных музеев и библиотек субъекта Российской Федерации устанавливает орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации, но не реже, чем 1 раз в 3 года (на 1 января 1998 г., 1 января 2001 г., ...) вместе с годовым отчетом о работе. Карточки фондов и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января ____ г. представляются ежегодно не позднее 1 февраля следующего за отчетным года; при этом карточки фондов государственных архивов и их филиалов, государственных музеев и библиотек субъектов Российской Федерации представляются в 2-х экземплярах.

2.4.2. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации:

2.4.2.1. На основании представленных паспортов составляют суммарные (в рамках субъекта Российской Федерации) паспорта всех

государственных архивов и их филиалов;

районных и городских архивов;

государственных музеев и библиотек.

2.4.2.2. Направляют три указанных паспорта в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года вместе с годовым отчетом о работе.

2.4.2.3. Составляют сводный паспорт, включая в него также учетные сведения об объеме архивных документов, хранящихся в научных и научно - отраслевых архивах Российской академии наук, действующих на территории субъекта Российской Федерации (в соответствии с п. 2.5.5.1 Регламента).

2.4.2.4. На основе карточек фондов, представленных государственными архивами и их филиалами, районными и городскими архивами, государственными музеями и библиотеками, а также научными и научно - отраслевыми архивами Российской академии наук (в соответствии с п. 2.5.5.2 Регламента), организуют и ведут фондовые каталоги органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

2.4.2.5. Направляют один экземпляр карточек фондов, поступивших в течение года в государственные архивы и их филиалы, государственные музеи и библиотеки субъектов Российской Федерации и Сведения об изменениях в составе и объеме их фондов на 1 января ____ г., в Федеральную архивную службу России ежегодно к 1 марта следующего за отчетным года.

2.4.3. Федеральная архивная служба России:

2.4.3.1. На основании паспортов, представленных органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными государственными архивами, федеральными государственными музеями и библиотеками, составляет 1 раз в 3 года суммарные (в рамках Российской Федерации) паспорта всех

федеральных государственных архивов и их филиалов;

государственных архивов субъектов Российской Федерации и их филиалов;

районных и городских архивов;

федеральных государственных музеев и библиотек;

государственных музеев и библиотек субъектов Российской Федерации

и сводный паспорт, включая в него также учетные сведения об объеме архивных документов, хранящихся в Архиве Российской академии наук, научных и научно - отраслевых архивах Российской академии наук (в соответствии с п. 2.5.3.1 Регламента).

2.4.3.2. На основе карточек фондов, представленных органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными государственными архивами, федеральными государственными музеями и библиотеками, а также Архивом Российской академии наук (в соответствии с п. 2.5.3.2 Регламента), организует и ведет Центральный фондовый каталог Федеральной архивной службы России.

2.5. Порядок централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской академии наук

2.5.1. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской академии наук осуществляется в документах централизованного государственного учета, определенных п. п. 2.2.1 - 2.2.3 Регламента, составляемых в необходимом количество экземпляров.

2.5.2. Архив Российской академии наук на основании представляемых научными архивами региональных отделений Российской академии наук и их научных центров, региональных научных центров Российской академии наук, научно - отраслевыми архивами Российской академии наук документов централизованного государственного учета:

2.5.2.1. Составляет сводный паспорт научных и научно - отраслевых архивов Российской академии наук, а также паспорт Архива Российской академии наук 1 раз в 3 года (на 1 января 1998 г., 2001 г., ...).

2.5.2.2. Направляет сводный паспорт, а также паспорт Архива Российской академии наук в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года к 15 марта следующего за отчетным года.

2.5.2.3. Организует и ведет фондовый каталог Архива Российской академии наук.

2.5.2.4. Направляет один экземпляр карточек фондов, поступивших в течение года в научные и научно - отраслевые архивы Российской академии наук, Архив Российской академии наук, и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января ____ г. в Федеральную архивную службу России ежегодно к 1 марта.

2.5.2. Федеральная архивная служба России:

2.5.3.1. Включает учетные сведения из паспортов, полученных в централизованном порядке, в сводный паспорт, составляемый в соответствии с п. 2.4.3.1 Регламента.

2.5.3.2. Включает карточки фондов в Центральный фондовый каталог Федеральной архивной службы России.

2.5.4. Научные архивы региональных отделений Российской академии наук и их научных центров, региональных научных центров Российской академии наук, научно - отраслевых архивов Российской академии наук представляют также документы централизованного государственного учета в органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации, на территории которых они расположены, в порядке и в сроки, определенные п. 2.4.1 Регламента (по аналогии с государственными музеями и библиотеками).

2.5.5. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации:

2.5.5.1. Составляют сводный паспорт научных и научно - отраслевых архивов Российской академии наук, действующих на территории субъекта Российской Федерации.

2.5.5.2. Включают карточки фондов в фондовый каталог органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

2.5.5.2. Не представляют документы централизованного государственного учета об объеме и составе архивных документов, хранящихся в научных и научно - отраслевых архивах Российской академии наук, в Федеральную архивную службу России ввиду централизованного их представления Архивом Российской академии наук в Федеральную архивную службу России.

2.6. Порядок централизованного государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в организациях

2.6.1. Организации - источники комплектования государственных, районных и городских архивов ежегодно к 30 декабря отчетного года составляют и представляют в соответствующие государственные архивы и их филиалы, районные и городские архивы паспорта архивов организаций на 1 декабря ____ г. (Приложения 4, 4а, 4б к Регламенту - в зависимости от состава документов, образующихся в деятельности этих организаций).

2.6.2. Государственные архивы и их филиалы, районные и городские архивы на основании представленных паспортов составляют Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных, районных и городских архивов на 1 декабря ____ г. (Приложение 6 к Регламенту) и представляют их в вышестоящий орган управления архивным делом.

Федеральные государственные архивы и их филиалы представляют Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования федеральных государственных архивов на 1 декабря ____ г. в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г., ...) вместе с годовым отчетом о работе.

Периодичность и сроки представления Сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации и их филиалов, районных и городских архивов на 1 декабря ____ г. государственными архивами субъектов Российской Федерации и их филиалами, районными и городскими архивами устанавливает орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации, но не реже, чем 1 раз в 3 года (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г., ...) вместе с годовым отчетом о работе.

2.6.3. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации на основании представленных Сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации и их филиалов, районных и городских архивов на 1 декабря ____ г. составляют Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных и городских архивов на 1 декабря ____ г. (Приложение 6 к Регламенту) и направляют их в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года вместе с годовым отчетом о работе.

2.6.4. Федеральная архивная служба России на основании Сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных архивов и их филиалов, районных и городских архивов на 1 декабря ____ г., представленных органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации и федеральными государственными архивами, составляет сводные Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных, районных и городских архивов Российской Федерации на 1 декабря ____ г. (Приложение 6 к Регламенту).

2.7. Порядок централизованного государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном и депозитарном хранении в отдельных федеральных органах исполнительной власти и подведомственных им организациях и воинских частях

2.7.1. Министерство иностранных дел Российской Федерации, Служба внешней разведки Российской Федерации централизованно составляют по своим системам учетные сведения по форме Приложения 4 к Регламенту (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г., ...) и представляют их в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года к 20 января следующего за отчетным года.

2.7.2. Организации, подведомственные Министерству обороны Российской Федерации, Федеральной пограничной службе Российской Федерации, Министерству внутренних дел Российской Федерации, Министерству Российской Федерации по атомной энергии, Федеральной службе безопасности Российской Федерации, Федеральному агентству правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации, составляют учетные сведения по формам Приложений 4, 4а, 4б к Регламенту (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г., ...) и представляют их в соответствующие федеральные органы исполнительной власти 1 раз в 3 года к 30 декабря отчетного года.

Сводные учетные сведения по каждой из указанных систем, включающие сведения по центральному аппарату по форме Приложения 6 к Регламенту, а также учетные сведения только по центральному аппарату по формам Приложений 4, 4а, 4б к Регламенту, федеральный орган исполнительной власти представляет соответственно в Федеральную архивную службу России и соответствующий федеральный государственный архив с определенной выше периодичностью к 20 января следующего за отчетным года.

Федеральные государственные архивы не включают указанные учетные сведения в форму Приложения 6 к Регламенту, составляемую в соответствии с п. 2.6.2 Регламента, ввиду централизованного представления названными федеральными органами исполнительной власти учетных сведений в Федеральную архивную службу России.

2.7.3. Организации систем Министерства внутренних дел Российской Федерации и Федеральной службы безопасности Российской Федерации представляют также учетные сведения по формам Приложений 4, 4а, 4б к Регламенту в органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации не включают данные из них в форму Приложения 6 к Регламенту, составляемую в соответствии с п. 2.6.3 Регламента, ввиду централизованного представления названными федеральными органами исполнительной власти учетных сведений в Федеральную архивную службу России.

2.7.4. Российский государственный фонд кинофильмов Государственного комитета Российской Федерации по кинематографии составляет учетные сведения по форме Приложения 4а к Регламенту (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г., ...) и представляет их в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года к 20 января следующего за отчетным года.

2.7.5. Организации, хранящие документы, отнесенные в установленном порядке к составу геологического фонда Министерства природных ресурсов Российской Федерации, Российского государственного фонда данных о состоянии окружающей природной среды Федеральной службы России, по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды, картографо - геодезического фонда Федеральной службы геодезии и картографии России составляют учетные сведения по форме Приложения 5 к Регламенту (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г.) и представляют их соответственно в государственное предприятие "Российский федеральный геологический фонд" Министерства природных ресурсов Российской Федерации, Центр гидрометеорологических данных Всероссийского научно - исследовательского института гидрометеорологической информации - мировой центр данных Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды, Центральный картографо - геодезический фонд Федеральной службы геодезии и картографии России 1 раз в 3 года к 30 декабря отчетного года.

Сводные учетные сведения по каждому из названных отраслевых фондов по форме Приложения 5 к Регламенту указанные предприятие и организации представляют в Федеральную архивную службу России с определенной выше периодичностью к 20 января следующего за отчетным года.

2.7.6. Центры стандартизации, метрологии и сертификации Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации составляют учетные сведения по форме Приложения 5 к Регламенту и представляют их в Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации.

Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации сводные учетные сведения по форме Приложения 5 к Регламенту представляет в Федеральную архивную службу России. Периодичность и сроки представления аналогичны указанным в п. 2.7.5 Регламента.

2.7.7. Федеральная архивная служба России включает учетные сведения, полученные в централизованном порядке, в Приложение 6 к Регламенту, составляемое в соответствии с п. 2.6.4 Регламента.

2.8. Порядок государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации при приватизации государственного и муниципального имущества

2.8.1. Государственный учет документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации при приватизации государственного и муниципального имущества осуществляется в соответствии с Положением о порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества, утвержденным распоряжением Государственного комитета Российской Федерации по управлению государственным имуществом от 22 октября 1996 г. N 1131-р и Приказом Федеральной архивной службы России от 6 декабря 1996 г. N 54.

2.8.2. Представление документов централизованного государственного учета приватизированными организациями на документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в порядке, определенном п. 2.6 Регламента.

3. Порядок государственного учета документов

негосударственной части Архивного фонда

Российской Федерации

3.1. После отнесения документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, осуществленного органами и учреждениями Федеральной архивной службы России совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (договора), организуется их государственный учет.

3.2. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации представляют учетные сведения о своих архивных документах по запросам органов и учреждений Федеральной архивной службы России в государственные, районные, городские архивы:

юридические лица - по форме Приложений 4, 4а, 4б к Регламенту в порядке, определенном п. 2.6.1 Регламента;

физические лица - по форме Приложения 2 к Регламенту.

3.3. Централизованный государственный учет документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляется:

для юридических лиц - в порядке, определенном п.п. 2.6.2 - 2.6.4 Регламента;

для физических лиц - в порядке, определенном п.п. 2.4.2.4, 2.4.2.5, 2.4.3.2 Регламента.

3.4. Архивные документы, вопрос об отнесении которых к Архивному фонду Российской Федерации не решен, не могут учитываться как документы Архивного фонда Российской Федерации. Собственники таких документов могут браться на учет как возможные источники комплектования государственного, районного, городского архива.

3.5. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, переданные в собственность государства на постоянное хранение в государственные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки, включаются в состав государственной части Архивного фонда Российской Федерации и учитываются в порядке, определенном п. 2.4 Регламента.

3.6. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государственные, районные и городские архивы, государственные музеи и библиотеки, учитываются отдельно от документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации в порядке, определенном п. 2.4 Регламента, по формам Приложений 1, 2, 3 к Регламенту.
Открыть текст в отдельном окне

Методические рекомендации

Методические рекомендации по работе с документами личного происхождения (литература и искусство). – М., 1990.
10.1. Особенности государственного учета документов личного происхождения



     10.1.1. Характерной особенностью фондов личного происхождения является чрезмерная подвижность состава их документов, которая связана, прежде всего, с особенностями комплектования:



     - поступление неописанных документов;



     - поступление документов из разных источников комплектования;



     - практически неограниченный во времени период комплектования: чем более известен фондообразователь, тем продолжительнее период комплектования его фонда;



     - неравномерность поступлений по количеству документов: поступают единичные документы, целые комплексы, в несколько раз превышающие по объему существующий фонд. В связи с этим крайне непостоянны объемные характеристики фондов личного происхождения, неустойчивы определения категорий, принадлежности фонда к советскому или дореволюционному периоду, изменчивы хронологические рамки документов фонда, которые выходят далеко за пределы дат жизни фондообразователя.



     10.1.2. Названные факты обусловливают особенности государственного учета фондов личного происхождения: оперативность, учет не только описанных единиц хранения, но и документов, прошедших первичную разборку, совместный учет документов советского и дореволюционного периодов в пределах одного фонда (с. 156)
Открыть текст в отдельном окне
Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций. М., ВНИИДАД. 2013
5.1. Учетные единицы электронных документов

[…]

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации электронные документы и описи электронных документов, дел (с. 21)

[…]

Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра.

При хранении электронных документов на физически обособленных материальных носителях архивный шифр обозначается на вкладыше футляра единицы хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. При хранении электронных документов в информационной системе архива организации архивный шифр включается в метаданные контейнера электронного документа.

Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает следующие элементы:

- номер фонда, в состав которого включены электронные документы;

- номер описи электронных дел, документов;

- номер единицы хранения электронных документов (контейнера электронного документа) по описи электронных дел, документов;

- отметка о статусе экземпляра электронных документов: (осн.) – основной, (раб.) – рабочий.

При учете электронных документов в учетных документах отражаются данные об объеме контейнера электронного документа в мегабайтах (Мб), контрольной сумме, подтверждающей целостность контейнера электронного документа (с. 22)

Открыть текст в отдельном окне

Ссылка

Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. М., ВНИИДАД. 2013.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Общие требования к организации и проведению учета электронных документов в государственном (муниципальном) архиве.

Учету подлежат все хранящиеся в государственном (муниципальном) архиве в составе соответствующего фонда электронные документы , описи электронных дел, документов (с. 17)

[…]

Каждой единице хранения электронных документов в целях ее идентификации присваивается архивный шифр – условное обозначение, включающее:

официальное сокращенное наименование государственного (муниципального архива);

номер архивного фонда, в состав которого включены электронные документы;

номер описи электронных дел, документов;

номер единицы хранения электронных документов по описи электронных дел, документов; (с. 17)

указание статуса экземпляра электронных документов: (осн.) – основной, (раб.) – рабочий;

вид носителя (указывается, если хранение электронных документов в государственном (муниципальном) архиве осуществляется на физически обособленных материальных носителях).

При учете электронных документов под единицами измерения объема информации принимаются мегабайты (Мб), целостность электронного документа подтверждается контрольными суммами контейнера электронного документа (с. 18)

Открыть текст в отдельном окне

Ссылка

РАЗДЕЛЫ

ОГЛАВЛЕНИЕ

III. Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве

Библиотека подраздела

О ПРОЕКТЕ