Страхование документов Архивного фонда Российской Федерации
- Ведомственные акты
- Приказ Росархива от 11.11.1993 N 95 "О введении в действие "Инструкции по обеспечению сохранности документов при организации их экспонирования"
- Открыть текст в отдельном окне
В целях улучшения сохранности документов Архивного фонда России при их экспонировании, упорядочения работы по организации и оформлению передачи документов на выставки приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие "Инструкцию по обеспечению сохранности документов при организации их экспонирования" (Приложение N 1).
2. Государственным архивам Российской Федерации внести соответствующие уточнения в нормативно-методические документы, регламентирующие организацию выставочной деятельности архивов, усилить контроль за сохранностью переданных на выставки документов в период их экспонирования.
3. Для проведения и оформления результатов страховой оценки документов федеральных архивов создать комиссию Росархива под председательством заместителя Руководителя Росархива В.П. Козлова. Состав комиссии прилагается (приложение N 2) <*>.
------------------------------------
<*> Не приводится.
До утверждения Правительством Российской Федерации Положения о порядке экспертизы и контроля за вывозом культурных ценностей комиссия в своей деятельности руководствуется Законом Российской Федерации "О вывозе и ввозе культурных ценностей" и "Инструкцией по обеспечению сохранности документов при организации их экспонирования".
Предоставить комиссии право привлекать в качестве экспертов специалистов научных учреждений, музеев, библиотек, реставрационных и других организаций.
4. Установить порядок обязательного информирования отдела организации государственного хранения и учета АФ России об участии федеральных архивов в зарубежных выставках и визирования отделом международных договоров и соглашений Росархива, связанных с временным вывозом за рубеж подлинных архивных документов.
Руководитель Росархива
Р.Г.ПИХОЯ
Приложение N 1
к Приказу Росархива
от 11 ноября 1993 г. N 95
ИНСТРУКЦИЯ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ИХ ЭКСПОНИРОВАНИЯ
Настоящая Инструкция разработана в дополнение к "Основным правилам работы государственных архивов" с учетом имеющегося опыта организации выставок, в том числе зарубежных.
Инструкция содержит общие требования к выдаче и сохранности подлинных документов и изобразительных материалов на любых выставках и рассчитана как на работников архивов, которые готовят документы к выдаче, осуществляют контроль за организацией их экспонирования, так и на организаторов выставок, непосредственно обеспечивающих нормативные режимы сохранности документов в период их экспонирования.
I. Общие положения
1.1. На выставках могут экспонироваться как подлинные документы, так и их копии.
На передвижных выставках допускается экспонирование только копий документов <*>.
------------------------------------
<*> Для передвижной выставки оригиналы документов могут быть предоставлены только на ее открытие.
1.2. Выдача подлинных документов для экспонирования производится только при наличии их страховых копий и осуществляется в соответствии с "Основными правилами работы государственных архивов".
1.3. Предоставление для экспонирования документов, нуждающихся в ремонтных или реставрационно-консервационных работах, не допускается.
1.4. Сроки выдачи документов для экспонирования определяются договором, но, как правило, не могут превышать 6 месяцев.
Продление этого срока происходит при наличии письменной просьбы организаторов выставки с переоформлением всей необходимой документации только после проверки работниками архива наличия, условий экспонирования и физического состояния документов.
II. Основные требования к условиям экспонирования документов и их транспортировке
2.1. Оборудование помещений, экспозиционное оборудование.
2.1.1. Помещения, где располагаются документальные экспозиции, должны иметь исправные отопительные, вентиляционные, электрические, противопожарные системы.
2.1.2. Помещения должны быть оснащены охранно-пожарной сигнализацией.
2.1.3. Не допускается применение в случае необходимости средств пожаротушения с веществами, оказывающими побочное разрушающее воздействие на документы (хладон, углекислота и т.п.).
2.1.4. Экспозиционное оборудование (шкафы, стенды, витрины) должно быть очищено от пыли, герметично, снабжено внутренними замками, приспособлениями для наложения пломб, а также подключено к сигнализации.
Все документы располагают в опечатанных витринах, уникальные - в опечатанных и подключенных к сигнализации.
Категорически запрещается экспонирование документов в неполностью закрытых витринах (например, витрины без верхнего или бокового стекла).
2.1.5. Экспозиционное оборудование располагается по отношению к окнам таким образом, чтобы исключить попадание на документы (подлинники, копии, муляжи) прямых солнечных лучей.
2.1.6. Экспозиционное оборудование устанавливается на расстоянии не менее 1,5 - 2 метров от отопительных приборов и источников света, обладающих тепловым воздействием.
2.1.7. В помещениях должна ежедневно проводиться влажная уборка полов и экспозиционного оборудования.
2.2. Температурно-влажностный режим.
2.2.1. В помещении поддерживаются оптимальные показатели температурно-влажностного режима: температура воздуха 17 - 19 °C и относительная влажность 50 - 55%.
2.2.2. Резкие колебания температуры и влажности (более +3 °C и +10% соответственно) не допускаются.
При длительном стабильном нарушении режима хранения (7 - 10 дней) документы изымаются из экспозиции на основе соответствующего акта.
2.2.3. В каждом экспозиционном зале устанавливаются контрольно-измерительные приборы, которые монтируются на одном щитке вдали от отопительных и вентиляционных систем.
2.2.4. Температура воздуха измеряется ртутными или спиртовыми термометрами с рабочей шкалой от 0 до 40° и ценой деления 0,5 - 1°.
Относительная влажность измеряется психрометром аспирационным МВ-4М, гигрометрами М-68 и М-19 или других моделей с доступным узлом регулировки и настройки.
2.2.5. Показания контрольно-измерительных приборов снимаются работниками выставки ежедневно и фиксируются в специальных регистрационных журналах.
Там же отражается проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случае его отклонения от установленных норм.
2.3. Световой режим.
2.3.1. Недопустимо попадание на документы прямых солнечных лучей, оказывающих наиболее разрушительное воздействие на основу и текст.
2.3.2. Освещенность документов (подлинников и копий) должна регулироваться в пределах 50 - 75 люкс.
2.3.3. Окна должны быть снабжены светозащитными устройствами, при этом желательно иметь два ряда штор - внешние из плотных тканей темного цвета, внутренние - из тонкой светлой ткани, предохраняющих от прямого попадания солнечных лучей.
2.3.4. Экспозиционное оборудование, где представлены ахроматические несветостойкие материалы (старые фотоснимки, произведения графики, тексты на пергаменте и т.п.), должно быть дополнительно экранировано шторками из любой светонепроницаемой ткани.
2.4. Обеспечение физической сохранности документов.
2.4.1. При экспонировании документов в любых видах экспозиционного оборудования они должны быть закреплены неподвижно.
2.4.2. При монтаже экспозиций должно быть полностью исключено применение любых материалов, которые могут повредить основу и текст документов (липкая лента, клей, металлические скрепки, булавки и гвозди, резиновые держатели, низкосортная бумага и картон).
2.4.3. Проставление любых видов помет на документах не допускается.
2.4.4. Подлинные фотоснимки и произведения графики экспонируются обязательно под стеклом и в двойном паспарту из бумаги, не содержащей лигнина (чертежная бумага типа ватман, полуватман и белый картон).
2.5. Упаковка и транспортировка документов.
2.5.1. При транспортировании документов на любые расстояния соблюдаются меры по их охране и защите от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковки, предохраняющих документы от осадков, света, механических повреждений, высокой влажности.
2.5.2. Использование упаковочных средств, бывших в употреблении, не допускается.
2.5.3. Транспортирование при внутригородских перевозках должно производиться в закрытых автомашинах при плотной укладке документов.
2.5.4. При перевозке в условиях повышенной относительной влажности (дождь, туман) необходимо применение защитных влагонепроницаемых упаковочных средств (полимерные мешки, пленки).
2.5.5. Транспортирование документов на дальние расстояния должно производиться в упакованном виде в крытых транспортных средствах в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленных для данного вида транспорта.
2.5.5.1. Документы должны быть плотно упакованы в ящики, дно которых прокладывается пенопластом или другим аналогичным материалом, ящики выстилаются одним слоем водонепроницаемого материала (полимерная пленка, импрегнированная или дублированная бумага) и одним слоем оберточной бумаги с массой не менее 100 г/кв. м. Все пустоты плотно заполняются упаковочным материалом.
Произведения графики пакуются в ящики в таких же папках, в каких они хранятся в архиве.
2.5.5.2. В каждый упакованный ящик вкладывается один экземпляр описи документов, находящихся в данном ящике, подписанный сотрудником архива, ответственным за сохранность этих документов, и упаковщиком.
2.5.5.3. Архив (Росархив), отправив документы на выставку, должен своевременно уведомить грузополучателя об отправке документов для принятия необходимых мер по приему грузов.
2.5.5.4. Приемка грузов от транспортных организаций производится в установленном на соответствующем виде транспорта порядке представителями организации-грузополучателя, транспортной службы и сопровождающим груз. Результаты приемки оформляются актом, в котором указывается наличие прибывших предметов в каждом ящике, фиксируется состояние сохранности документов и причины, приведшие к возможным повреждениям.
О всех случаях серьезных повреждений немедленно сообщается грузоотправителю (архив, Росархив) и принимаются меры к возмещению ущерба.
2.5.6. Ящики с документами вскрываются обязательно в закрытом помещении, температурно-влажностные условия которого должны быть максимально близки к оптимальным параметрам температуры и влажности, определенным для хранения документов.
2.5.7. Претензии к транспортным службам в связи с несвоевременной доставкой грузов, повреждением или утратой по их вине предъявляются организацией-грузополучателем в соответствии с действующими на транспорте правилами.
III. Организация, оформление передачи-возврата документов и обеспечение их сохранности при экспонировании
3.1. Основанием выдачи документов (подлинников и копий) для экспонирования является приказ директора архива.
3.2. В архивохранилище в порядке подготовки документов к выдаче осуществляется проверка листажа выдаваемых дел с проставлением соответствующей отметки в листе-заверителе дела, где фиксируются все особенности его формирования и физического состояния документов.
3.3. На документы, подлежащие выдаче, составляется акт выдачи дел во временное пользование, который регистрируется в книге выдачи дел во временное пользование.
3.4. В случае, если для экспонирования предоставляются отдельные документы, изъятые из дел, на оборотной стороне каждого листа карандашом проставляется архивный шифр: сокращенное название архива, N фонда, описи, дела, листа.
Соответствующий штамп ставится на оборотной стороне подлинных фотографий.
3.5. Архив предоставляет документы для экспонирования в сроки, предусмотренные договором.
Транспортировка уникальных и особо ценных документов осуществляется в сопровождении работников архива <*>.
------------------------------------
<*> Целесообразно сопровождение работников службы сохранности - главные хранители фондов, работники отделов обеспечения сохранности, архивохранилищ.
3.6. Монтаж и демонтаж экспозиции проводится, как правило, в присутствии работников государственных архивов.
3.7. Работники службы сохранности архива осуществляют периодический контроль за соблюдением охранного и санитарно-гигиенического режимов на выставке.
Все отклонения и нарушения порядка сохранности документов на выставке фиксируются актами, которые подписывают представители архива и учреждения - устроителя выставки.
3.8. Ежедневно в начале и конце рабочего дня работники выставки проводят проверку наличия экспонируемых документов, результаты которой фиксируются в специальном журнале.
3.9. Хранение документов до включения их в экспозицию и после ее завершения осуществляется в опечатанных сейфах и помещениях.
3.10. Не включенные в экспозицию документы в 3-дневный срок подлежат возврату в архив.
Возвращение документов после завершения выставки осуществляется в сроки, предусмотренные договором. Документы, переданные для экспонирования через Росархив, подлежат возврату в архивы не позднее чем в недельный срок после завершения выставки (или получения документов).
3.11. Прием документов по окончании экспонирования проводится с обязательным полистным просмотром дел. Все претензии архива к физическому состоянию дел оформляются актами.
3.12. Кино-, теле- и фотосъемки документов производятся только с разрешения руководства архива и в присутствии его сотрудников без перемещения и вскрытия витрин.
IV. Отношения архива и учреждения - устроителя экспозиции
4.1. Отношения архива и учреждения - устроителя экспозиции оформляются договором (примерный договор прилагается), в котором максимально полно фиксируются обязательства сторон.
4.2. При организации выставок, в т.ч. зарубежных, по планам Росархива договор заключает Государственная архивная служба. В этом случае архивы передают документы Росархиву под его ответственность по актам о выдаче дел во временное пользование.
4.3. В случае передачи документов для экспонирования учреждению, не являющемуся непосредственным устроителем экспозиции, архив заключает с ним договор как с учреждением, несущим всю полноту ответственности за сохранность документов.
4.4. Передача документов, предоставленных во временное пользование, без согласия их владельца (архива) категорически запрещается.
V. Порядок проведения денежной оценки документов и их страхования
5.1. При передаче документов на все виды выставок в обязательном порядке проводится их денежная оценка.
5.2. Документы, передаваемые на зарубежные выставки, подлежат обязательному страхованию.
Уникальные документы подлежат страхованию при передаче их на все виды выставок.
5.3. Денежную оценку документов проводят специалисты архивов, учреждений науки и культуры, входящие в состав комиссии по проведению денежной оценки документов Архивного фонда, которые действуют при органах управления архивным делом.
Денежную оценку документов федеральных архивов проводит комиссия Росархива, собираемая по мере необходимости из специалистов соответствующего профиля под руководством заместителя руководителя Росархива, курирующего вопросы использования.
5.4. Денежная оценка документов определяется в соответствии с Методическими рекомендациями "Определение цены архивных документов (подлинников и копий) и их страхование".
5.5. Подготовку материалов с денежной оценкой документов для комиссии Росархива осуществляют государственные архивы, которые передают документы для экспонирования.
5.6. Результаты работы комиссии оформляются актом, составляемым в 3-х экземплярах, один из которых является приложением к договору архива с учреждением - устроителем выставки. Акты подписываются председателем межведомственной комиссии и экспертами, проводившими оценку документов, и скрепляются печатью органа управления архивным делом.
5.7. Договор страхования, как правило, заключает учреждение - устроитель выставки на основе законодательства о страховании той страны, где экспонируются документы.
Страхование документов, представляемых на внутрироссийских выставках, осуществляется на основании договоров с Правлением и органами Госстраха РФ, Ингосстраха РФ (страхование в валюте) или некоторыми другими компаниями.
5.8. Оформление временного вывоза документов осуществляется в соответствии с Законом РФ "О вывозе и ввозе культурных ценностей".
Для получения разрешения на временный вывоз специально уполномоченного органа государственного контроля за вывозом и ввозом культурных ценностей архив представляет туда следующие документы:
- договор с принимающей стороной о целях и условиях временного вывоза документов;
- документ, подтверждающий коммерческое страхование временно вывозимых архивных материалов с обеспечением всех случаев страховых рисков, либо документ о государственной гарантии финансового покрытия всех рисков, предоставленный страной, принимающей документы для экспонирования;
- документально подтвержденные гарантии принимающей стороны и гарантии государственных органов страны назначения в отношении сохранности и возврата временно вывозимых документов.
Приложение 1
к Инструкции
ПРИМЕРНЫЙ ДОГОВОР
__________ (дата)
Архив ________________________________________________________ в лице директора _________________________________________________ действующий на основании Устава (Положения) ______________________ __________________, с одной стороны, и ___________________________ __________________________________________________________________ (организация) в лице ___________________________________________________________ с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем: 1. Архив ________________________________________ обязан: 1.1. Передать _____________ ед. хр. документов ________ копий, ________________ муляжей общей стоимостью _______________ руб. <*> сроком на ______________________ с ________ до __________________. -------------------------------- <*> Прилагается перечень всех документов с указанием стоимости каждого.
1.2. Предоставить подлинники документов за ___________ дней до открытия экспозиции, копии за ________________ дней или обеспечить подготовку документов к отправке к _______ или отправить документы (дата) в адрес устроителей выставки не позднее _________________________. (дата) 1.3. ________________________________________________________. 1.4. ________________________________________________________. 2. __________________________________________________ обязана: (организация) 2.1. Обеспечить сохранность представленных документов (копий, муляжей) и своевременное их возвращение в архив, соблюдение следующих параметров охранного, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического и светового режимов, условий транспортировки __________________________________________________ __________________________________________________________________ _________________________________________________________________. 2.2. Застраховать предоставленные документы на сумму _________ _______ (руб., долларов...) <*>. -------------------------------- <*> Предполагается, что ущерб оплачивается в тех же денежных единицах, в которых внесены страховые платежи.
2.3. Обеспечить сотрудникам архива возможность осуществлять систематический контроль за соблюдением режимов и правил обеспечения сохранности документов в процессе их экспонирования. 2.4. Обеспечить немедленный возврат документов по требованию архива в случае нарушения режимов и правил их экспонирования. 2.5. Оплатить все расходы, связанные с консервационно-реставрационными работами, в случае выявления дефектов носителя и текста документов, полученных по вине организации - устроителя экспозиции. 2.6. Оплатить переплетные работы ______________________ дел на сумму _____________________, вызванные необходимостью расшивки дел при подготовке их к экспонированию, или необходимые ремонтно-реставрационные работы ___________ дел на сумму ________. 2.7. Не допускать кино-, теле-, фотосъемки документов без разрешения руководства архива. Производить съемки документов только в присутствии сотрудников архива без вскрытия витрин. 2.8. Предоставить архиву транспорт для доставки документов на выставку и обратно (или оплатить его использование). 2.9. Выплатить за просрочку возврата документов пени в размере 0,05% их денежной стоимости за каждый день просрочки. 2.10. В случае хищения (или пропажи) экспонируемых документов немедленно информировать руководство архива и органы внутренних дел. При необнаружении похищенных документов в сроки, установленные действующим законодательством, выплатить архиву их денежную стоимость, перечислив на счет архива сумму, полученную за причиненный ущерб, в 15-дневный срок со дня получения ее от органов страхования. 2.11. _______________________________________________________. 2.12. _______________________________________________________. 3. В случае возникновения разногласий и споров в процессе выполнения договора они должны решаться в арбитражном или судебном порядке по месту подписания договора. 4. Настоящий договор составлен в двух экземплярах каждый на ________________ языках, оба имеют одинаковую юридическую силу. 5. __________________________________________________________.
Директор архива Руководитель организации Подпись Подпись
М.П. М.П.
Юридический адрес Юридический адрес N расчетного счета N расчетного счета - Регламенты
- Регламент Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организация работы по его созданию: утв. приказом Росархива от 09.10.2001 г. № 75.
- Открыть текст в отдельном окне
Приложение 2. Методика определения материальной ценности документов
Приложение 2
к Регламенту
Государственного реестра
уникальных документов
Архивного фонда
Российской Федерации_______________
Настоящая методика составлена на основе работы "Принципы денежной оценки документов Архивного фонда Российской Федерации и их страхования", ВНИИДАД, М., 1993, депонированной в ОЦНТИ, 19.07, N 111.
Настоящая методика не предназначена для определения закупочных цен на документы негосударственной части Архивного фонда РФ или документов личного происхождения и базируется на аукционных ценах, которые являются основой для определения страховой оценки документов.
Как известно, величина страховой суммы оцениваемого документа должна побуждать организацию, получающую ценные исторические документы для экспонирования или других целей, принимать все меры к тому, чтобы не допустить их утраты или повреждения, поэтому страховая оценка уникального документа ориентирована на максимально возможную высокую границу его аукционной цены.
Наиболее полно отражают мировые цены на подлинные архивные документы, имеющие историческую или художественно-культурную ценность, и являющиеся предметом коллекционирования, аукционные цены фирмы Сотби (Лондон). Эти цены устанавливаются в фунтах стерлингов (в 1993 году 1 английский фунт стерлингов равнялся 1,5 доллара США). Исчисление цены документов в фунтах стерлингов удобно для сравнения с ценами прежних лет. Средний темп инфляции фунта стерлингов равен 3% в год. Например, если необходимо определить приблизительную цену документа к 2000 году, то зная интервал цены в 1990 году, можно предположить, что для категории ценных документов (см.ниже формализованную шкалу) она окажется в интервале 1300-39000 ф.ст. За основу определения цены подлинных архивных документов в формализованной шкале взяты аукционные цены 1990 года.
В сложившейся в Западной Европе системе категорий коммерческой оценки архивных документов существует следующее деление подлинных документов на категории в зависимости от их статистической редкости и исторической и художественно-культурной ценности, которые могут быть представлены в виде следующей формализованной шкалы аукционных цен:Категории оценки
Интервалы аукционных цен фирмы Сотби (Лондон)
1. Уникальные
от 1 млн. до 10 млн.ф.ст.
2. Исключительно ценные
от 100 тыс. до 1 млн.ф.ст.
3. Очень ценные
от 30 тыс. до 100 тыс.ф.ст.
4. Ценные
от 1 тыс. до 30 тыс.ф.ст.
В целях определения материальной ценности документов, подлежащих включению в ГР, используются лишь первые три категории оценки, формулировки которых являются переводом принятой на западноевропейских аукционах классификации ценностных характеристик документов, и которые объединяются в тексте настоящей методики одним понятием "уникальные документы".
Определение цены конкретного архивного документа производится путем соотнесения с приведенной шкалой; тем самым выявляется интервал цен, в пределах которого находится возможная цена, и ее верхний интервал как возможная страховая оценка.
Для того чтобы пользоваться приведенной шкалой аукционных цен, необходимо соотнести с указанными в шкале категориями коммерческой оценки факторы оценки документа, указанные в приведенной ниже Классификационной схеме факторов. Последняя цифра каждого трехзначного или двузначного индекса в Классификационной схеме факторов определяет ранг документа по данному фактору. Оценка документа в баллах (его общий ранг) рассчитывается путем деления суммы последних цифр каждого фактора на количество учтенных по отношению к данному документу факторов. В зависимости от полученного ранга документа его можно отнести к одной из групп, указанных в шкале аукционных цен. При этом к первой категории (уникальных) относятся документы, имеющие ранг от 1 до 1,5; ко второй категории (исключительно ценных) - имеющие ранг от 1,6 до 2, и к третьей категории (очень ценных) - имеющие ранг от 2,1 до 2,6. Документы с рангом, превышающим 2,6, как правило, не должны проходить по критерию высокой материальной ценности к подлежащим включению в ГР. Примеры расчета материальной ценности документов и определения общего ранга приводятся в следующей таблице:
ТаблицаNN пп.
Название документа
Номи-
налФакторы
Об-
щий ранг доку-
ментаДе-
неж-
ная оценкаАдре-
сатИнформ. насыщен-
ностьПод-
лин-
ностьХро-
но-
лог. при-
надл.Внеш-
ние худо-
жест-
вен-
ные осо-
бен-
ностиНо-
виз-
наСохранность
1
Духовная грамота Ивана Кали-
ты, 1338 год1
(1.1.1.)1
(2.1.1.)1 1
(3.1.1;
3.3.2;2 1
3.2.1;
3.4.1)1
(4.1)1
(5.1)2
(6.2)2
(7.2)1 1
(9.1.1;
9.3.1)1 1
(9.2.1;
9.4.1)1, 2
(17:14)1-1,2 млн.ф.ст.
2
Рукопись И.С.Тургене-
ва "Отцы и дети"1
(1.3.1.)1+2
(2.5.1+доп.2)1
(3.3.1;1
3.4.1)1
(4.1)3
(6.3)3
(7.3)2 2
(9.1.2;
9.3.2;2 2
9.2.2;
9.4.2)1,7
(21:12)250-300 тыс.ф.ст.
3
Жизнеопи-
сание Серафима Саровского3
(1.6.3.)2+2
(2.3.2+доп.2)1
(3.4.1)1
(4.1)3
(6.3)2
(7.2)1 1
(9.1.1;
9.3.2;2 2
9.2.1;
9.4.2)1,8
(20:11)175-225 тыс.ф.ст.
Классификационная схема факторов, определяющих категорию коммерческой оценки документов
1. НОМИНАЛ
1.1. Акты государственной власти и управления.
1.1.1. Основной закон. Конституция. Хартия, статут. Декларация. Духовная грамота монарха (великого князя).
1.1.2. Закон. Указ. Декрет. Государственный договор. Грамота. Соглашение. Постановление. Манифест. Конвенция. Универсал. Ярлык. Послание. Высочайше утвержденное мнение (Государственного Совета и др.) Учреждение (образование). Повеление. Резолюция. Обращение (к народу и др.). Трактат. Рескрипт. Пакт. Уложение. Судебник.
1.1.3. Директива. Устав. Правила. Положение. Наказ. Наставление. Приказ. Инструкция. Циркуляр. Записная книга указов. Верительная грамота. Доклад всеподданнейший. Нота. Доношение. Разрядная книга.
1.1.4. Доклад. Журнал (книга) заседаний. Протокол. Стенограмма. Мемория. Представление. Определение (приговор). Рапорт. Телеграмма. Шифротелеграмма. Реляция.
1.1.5. Предписание. Предложение. Записка. Известие. Доклад. Докладная записка. Ведение. Донесение. Официальное письмо, отношение. Лист. Резолюция. Приговор (решение). Распоряжение. Бюллетень по выборам. Запрос депутатский. Регламент.
1.2. Документы отраслевой и общественной деятельности.
1.2.1. Соглашение. Протокол. Воззвание. Послание. Обращение. Стенограмма. Контракт. Лицензия. Резолюция. Устав. Формуляр исторический. Договор.
1.2.2. План. Программа. Титульный список. Баланс. Отчет. Динамические ряды. Аналитический обзор. Указание. Инструкция. Директивное указание. Лоция.
1.2.3. Деловое письмо. Сводка. Сведения, обзор. Инструкция. Петиция.
1.2.4. Информация. Справка. Заявление. Прошение. Челобитная. Телеграмма, шифротелеграмма, телекс. Листовка.
1.2.5. Экспертные, служебные и другие акты. Список лиц, должностей, номенклатуры. Протокол обследования. Бюллетень, информация о деятельности. Карточка учетная. Журнал.
1.3. Документы творческой деятельности.
1.3.1. Летопись. Рукопись (авторская) научного труда, литературного и музыкального произведения, доклада, трактата. Либретто. Патент, свидетельство на изобретение, открытие.
1.3.2. Дневник. Мемуары, воспоминания. Записная книжка.
1.3.3. Переписка. План произведения, программа исследования.
1.3.4. Конспект, записи лекций, учебная тетрадь.
1.3.5. Афиша, программа, пригласительный билет, буклет. Список книг.
1.4. Судебные акты.
1.4.1. Следственное дело. Фильтрационное дело.
1.4.2. Приговор. Приговорная грамота. Протокол. Запись приговоров, выписка. Сказка.
1.4.3. Письмо. Акт судебно-медицинской экспертизы. Список (перечень) дел.
1.5. Имущественные документы.
1.5.1. Грамота на владение. Духовная грамота. Завещание. Дарственная запись. Земельная книга (шнуровая). Кадастр.
1.5.2. Крепостной акт. Межевая книга. Межевая запись.
1.5.3. Книга описная, переписная, окладная, писцовая. Купчая. Закладная. Заемное письмо. Книга учета капиталов, имущества. Роспись имущества. Список сумм. Заемный, закладной акт. Акт ущерба. Роспись (список) людей (мастеровых и т.д.). Договор.
1.5.4. Рапорт о денежных сборах. Приговор хозяйственный. Ведомость, книга платежная. Письмо.
1.6. Биографические и родословные документы.
1.6.1. Завещание. Духовная грамота. Клятвенная запись. Метричес
К тексту - Методические рекомендации
- Денежная оценка документов Архивного фонда Российской Федерации при организации их страхования: метод. рекомендации / сост. З.В. Бушмелева; отв. сост. В.Е. Соболев; ВНИИДАД, Л.П. Шотина.– М., 2009.– 39 с.
- Открыть текст в отдельном окне
3. Методика расчета страховок оценки архивных документов
3.1. Определение минимальной страховой оценки уникальных документов
Минимальная страховая оценка уникального документа не может быть ниже 10 млн. ф. ст.5 Это в настоящее время является реальной аукционной ценой. Аукционные цены носят вероят-ностный характер и могут изменяться в интервале, но практиче¬ски никогда не опускаются ниже определенного минимума и не поднимаются выше определенного максимума цены. Примером тому может служить продажа в Нью-Йорке на аукционе «Сотби» в декабре 2007г. за 10 млн. ф. ст. «Великой хартии вольностей (1215 г.)». При величине материальной ценности данного доку¬мента в 10 млн. ф. ст. его страховая оценка должна быть на уров¬не не менее 15 млн. ф. ст.: коэффициент увеличения в 1,5 раза является минимальным коэффициентом превышения страховой оценки над верхним пределом аукционной цены.6 Это, однако, не исключает установления более высоких страховых оценок для уникальных документов.
3.2. Расчет минимальной страховой оценки ценных
и особо ценных архивных документов
Минимальная страховая оценка особо ценного или ценного документа, при вывозе их за рубеж рассчитывается следующим образом: величина материальной ценности документа умножается на коэффициент увеличения.
Коэффициент увеличения получается делением максимальной страховой оценки документа на величину верхнего предела его вероятной аукционной цены. Например, согласно «Информационно-методическому письму» верхний предел
’ Информационно-методическое письмо. С. 5.
6 Для сравнения см. Таблицу № 4 «Коэффициенты увеличения при расчете минимальной страховой оценки ценных и особо ценных документов».
34
аукционной цены ценного документа составляет 30 тыс. ф. ст., а максимальная страховая оценка – 50 тыс. ф. ст. Коэффициент увеличения составит 1,66 (50 тыс ф. ст - 30 тыс. ф. ст.).
Особо важные документы по верхнему пределу аукционных цен можно разделить на три группы с учетом интервала аукционных цен:7
группа - от 30 тыс. до 100 тыс. ф. ст.;
группа - от 100 тыс. до 600 тыс. ф. ст.;
группа - от 600 тыс. до 1 млн. ф. ст.
Коэффициенты увеличения для ценных и особо ценных документов приведены в таблице № 4.
Таблица № 4
Коэффициенты увеличения при расчете минимальной страховой оценки ценных и особо ценных документов
Категория
ценности
документов
Материальная ценность документов (тыс. ф. ст.)
Коэффициент увеличения для определения минимальной страховой оценки
Ценные документы
от 1 до 30
1,66
Особо ценные документы:
1 группа
от 30 до 100
2,0
2 группа
от 100 до 600
2,2
3 группа
от 600 до 1 млн.
3,0
Информационно-методическое письмо. С.5
Пример расчета минимальной страховой оценки ценного документа:
Материальная ценность = 15,47 тыс. ф. ст.
Коэффициент увеличения - 1,66 Минимальная страховая оценка составит:
15,47 тыс. ф. ст. х 1,66 = 25,68 тыс. ф. ст.
Пример расчета минимальной страховой оценки особо цен- ного документа (1 группа):
Материальная ценность документа составляет 44 тыс. ф. ст.
Коэффициент увеличения - 2,0
Минимальная страховая оценка его будет равняться:
44 тыс. ф. ст. х 2,0 = 88 тыс. ф. ст.
Аналогично рассчитывается минимальная страховая оценка особо ценных документов второй и третьей групп.
Максимальная страховая оценка, основанная на верхнем пределе аукционных цен, для трех групп особо ценных документов показана в таблице № 5.
Таблица № 5
Верхний предел аукционной цены и максимальная страховая оценка для особо ценных документов
Номер
группы
Верхний предел аукционной цены
Максимальная страховая оценка документа
1
100 тыс. ф.ст.
200 тыс. ф.ст.
2
600 тыс. ф. ст.
1 млн. 320 тыс. ф. ст.
3
1 млн. ф. ст.
3 млн. ф. ст.
Информацию об аукционных ценах на исторические документы можно получить на сайтах аукционных домов «Сотби» и «Кристи» http://www.sothebys.com; http://www.christies.com).
3.3. Страхование копий архивных документов
Страховая оценка копии архивного документа зависит от величины материальной ценности копии этого документа. Страховая оценка копий документов превышает материальную ценность этих копий как минимум в 1,5 - 2 раза.
Страховую оценку черно-белой копии архивного документа целесообразно устанавливать не ниже, чем в 1,5 раза от матери-альной ценности копии этого документа; цветной копии - в 2 раза (См. табл. № 4).
Например:
1. Материальная ценность черно-белой копии составляет 30 тыс. ф. ст. Тогда страховая оценка такой копии равна 45 тыс. ф. ст. ( 30 тыс. ф. ст. х 1,5).
- Информационное письмо Росархива от 08.07.99 N 5/608-Тр "Об улучшении работы по проведению страховой оценки документов".
- Открыть текст в отдельном окне
Комиссия Росархива по проведению и оформлению результатов страховой оценки документов федеральных архивов проанализировала деятельность этих архивов по обеспечению сохранности документов в период их экспонирования. Было отмечено, что в условиях активизации выставочной деятельности архивы проводят серьезную работу, направленную на обеспечение безопасности и сохранения предоставляемых для экспонирования подлинных документов Архивного фонда Российской Федерации. Улучшились качество заключаемых договоров о проведении выставок и представляемых в комиссию Росархива материалов, необходимых для страхования экспонатов. Квалифицированно эта работа организована в ГАРФ,ГАСПИ и некоторых других архивах, где активно функционируют комиссии по страховой оценке документов, в том числе с привлечением консультантов из музеев, Гохрана и других учреждений, что позволяет более всесторонне и обоснованно устанавливать страховую оценку документов и изобразительных материалов. Методической основой этой работы являются, как правило, рекомендации ВНИИДАД “Принципы денежной оценки документов Архивного фонда Российской Федерации и их страхования” (М., 1993. Положения указанного пособия конкретизируются и развиваются с учетом состава, содержания и ценности документов конкретных архивов. Так, ГАРФ с учетом накопленного опыта уточнил классификационную схему факторов, определяющих категорию ценности архивных документов, применительно к наиболее часто экспонируемым документам, например, из “романовского архива”.
Вместе с тем были отмечены недостатки в работе по подготовке материалов для представления в комиссию Росархива. Особенно много замечаний вызывает качество актов страховой оценки документов. Нередко имеют место факты, когда одни и те же документы, предоставляемые на различные выставки, оцениваются по-разному. Например, сопоставимые рисунки С.М.Эйзенштейна, отнесенные к одной категории ценности, в одном случае оценены в 30 тыс., а в другом - 50 тыс. долларов США (РГАЛИ). Многие акты имеют низкое качество описательных статей, что существенно затрудняет работу комиссии Росархива. Несмотря на неоднократные разъяснения, в них не приводятся все необходимые для экспертной оценки сведения, в том числе не указываются даты документов, способ воспроизведения, наличие автографов или других особенностей, подлинность или копийность и т.п., что не позволяет определять обоснованность предложенных оценок. Особенно много недостатков комиссия отметила при рассмотрении страховых оценок документа, предоставленных на выставку “Пушкин в московских архивах” в Государственном музее А.С.Пушкина, организованную в рамках реализации плана основных мероприятии по подготовке и проведению празднования 200-летия со дня рождения А.С.Пушкина, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 21 мая 1997 г. № 506.
В целом архивы нередко допускают завышение страховых оценок многих документов. Принципиально неправильным является подход, при котором страховые оценки документов, предоставляемых для экспонирования на зарубежных выставках, гораздо ниже, чем аналогичных материалов, выдаваемых в этих же целях государственным музеям страны. Так, дневник цесаревича Александра Николаевича был оценен в 2,5 раза дороже, чем предоставленный зарубежным партнерам дневник Николая II за 1914 г. (ГАРФ).
При определении страховых оценок документов архивы в отдельных случаях неправомерно ориентируются только на единственный критерии - автографичность, и не учитывают другие характеристики, что приводит к одинаковой оценке разных по значимости, содержанию и даже ценности автографов Так, подлинное письмо А.С.Пушкина на 3 лл., письмо другого лица с его припиской и стихотворение П.А.Вяземского с пометами, сделанными рукой А.С.Пушкина, были оценены в одну и ту же сумму, которая является завышенной для двух последних документов (РГАЛИ).
Не всегда выдерживается соотношение в денежной оценке документов а зависимости от их содержания, категории ценности, объема и других критериев Например, рисунок К.Брюллова оценен дешевле рисунка неизвестного художника: фотографии с известных портретов А.СПушкина - дороже, чем авторский рисунок; авгограф Н.В Гоголя - в 2 раза дороже автографа Е.А.Баратынского при том, что оба документа аналогичны по содержанию (копии стихотворений А.С.Пушкина) и по объему (РГАЛИ), автограф отца А.С.Пушкина - дешевле вырезки из газеты, дело о выдаче жалованья А.С.Пушкину оценено в 10 раз больше сопоставимого с ним дела о допуске поэта в архив”(РГАДА); дневник цесаревича Александра Николаевича в одной цене с печатным изданием (ГАРФ) и т.п. Имеют место разные подходы к оценке писем, даже отнесенных к одной категории ценности, разница составляет от 2 до 70 тыс. долл., причем акты страховой оценки и сопроводительные документы не содержат никаких объяснений на этот счет.
Зачастую оценивается не все предоставляемое на выставку дело, а только один документ, который будет непосредственно экспонироваться. В результате такого подхода 1 лист с автографом А.С.Пушкина оценен в ту же сумму, что и целый альбом, содержащий автограф поэта, в кожаном переплете и с золотым тиснением (ГАРФ).
Как известно, комиссия Росархива с 1992 г. накопила определенный опыт в проведении страховой оценки документов. Результаты ее работы отражены в картотеке страховых оценок различных архивных и музейных материалов, формируемой в отделе обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов Росархива, информация которой может быть использована при оценке документов.
С учетом вышеизложенного письмом Росархива предложено директорам федеральных архивов обратить серьезное внимание на улучшение работы по страховой оценке архивных документов, устранение отмеченных недостатков и повышение качества актов, представляемых в комиссию Росархива.
Отдел обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов Росархива
- Информационно-методическое письмо Росархива от 29 мая 2003 г. № 5/858-Т "О совершенствовании работы по страховой оценке документов Архивного фонда Российской Федерации"
- Письмо Росархива от 24 января 2008 г. № 5/124-Т "Об организации работы по страховой оценке документов Архивного фонда Российской Федерации и составлении актов страховой оценки"
- Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации/Росархив, ВНИИДАД. – М., 2006.
- Открыть текст в отдельном окне2.2.8. Материальная ценность документа - дополнительный, проверочный критерий, который выражается в страховой оценке документа, которая не должна быть ниже верхней границы его возможной аукционной цены.По этому критерию к особо ценным документам могут быть отнесены те, которые оцениваются не ниже, чем в 2 тыс. долларов США или 1 тыс. английских фунтов стерлингов, в соответствии с нижней границей цены ценных документов по терминологии и шкале западноевропейских аукционов. Оценка производится в соответствии с методикой определения материальной ценности документов, подготовленной ВНИИДАД*1. В ходе применения этого критерия, подтверждающего особую ценность документа в прямом (денежном) смысле этого слова, следует учитывать и увеличение его ценности в связи с особыми, чрезвычайными мерами и большими материальными затратами, к которым фондообразователь (или архив) вынужден был прибегнуть для приобретения и сохранения своих документов. Применительно к научно-техническим документам может учитываться и коммерческая ценность разработки, патентование и др.Учитывая существенную трудоемкость применения методики определения материальной ценности документа, рекомендуется применять этот критерий выборочно, по отношению к документам, по которым имеются разногласия или сомнения относительно их особой ценности._____*1 Принципы денежной оценки документов Архивного фонда Российской Федерации / ВНИИДАД. М., 1993. Деп. в ОЦНТИ ВНИИДАД 19.07.1993, N 111.К тексту
- Принципы денежной оценки документов Архивного фонда Российской Федерации и их страхования / ВНИИДАД, 1993 Депонировано в ОЦНТИ ВНИИДАД. 19.07.1993, № 111-93.
- Открыть текст в отдельном окне
3. СТРАХОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
3.1 .Потребность разработки принципов страхования документов в России вызвана необходимостью предоставления подлинных архивных документов для экспонирования, пересылки копий за рубеж. *
До настоящего времени в отличие от других государств в нашей стране законодательно не определен порядок страхования исторических источников. Страхование- исторических документов, предоставляемых для экспонирования, призвано предотвратить их кражи, утраты или повреждение или обеспечить возмещение ущерба.
Опыт страхования архивных документов при предоставлении их на выставки в стране и за рубеж в федеральных архивах и центрах хранения документации очень незначителен. Устанавливаемые величины страховой оценки документов, представляемых для экспонирования , весьма различны. Проследить четкую закономерность при определении этих величин практически невозможно. При установлении размера страховой суммы учитывалось лишь количество листов и делалась попытка из всего массива страхуемых документов выделить несколько групп по категории их ценности.
3. 2. Следует отметить, что страхование документов составляет небольшой объем от всех сделок в страховом бизнесе, и этим объясняется слабый интерес специалистов к этой проблеме. В США. и Англии за последние 20 лет выпущена всего одна монография, непосредственно посвященная вопросам страхования собраний музеев, архивов и библиотек,
В мировой практике при экспонировании архивных документов страхование проводится на основе закона о страховании той страны,. куда предоставляются документы для экспонирования.
3. 3. Страховое законодательство ведущих стран (Великобритания, Франция, Германия, Австрия, США) в области коллекционирования закрепляет фундаментальный принцип страхования произведений искусства, архивных документов (administrative and holding records), рукописных и старопечатных книг, антикварно-букинистических книг, рукописных материалов ученых, писателей и композиторов и т. п. - страхование на основе "цены по договоренности сторон", т. е. той произвольной суммы, которую страхователь записывает в страховой полис, а страховая компания соглашается страховать на эту сумму. Это вызвано тем, что аукционные цены на эти предметы носят вероятностный характер.
Из этого обстоятельства вытекает второй важный практический
принцип страхования архивных документов: страховая сумма оцениваемого документа должна превышать верхнюю границу его вероятной аукционной цены. Эти принципы должны быть положены в основу практической деятельности отечественных архивов по страхованию документов, экспонируемых на выставках как за рубежом, так и внутри страны.
3. 4. На территории России страхование производится в соответствии с законом Российской Федерации "О страховании" от 27 ноября 1992 г. N 4015-1.
3. 5. Наиболее сложный вопрос - определение величины страховой суммы за каждый страхуемый документ. При этом учитывается, что зарубежное законодательство позволяет определять страховую сумму коллекционных предметов на основе "цены по договоренности". Величина страховой суммы должна побуждать организацию, получающую документы для экспонирования, принимать все меры к тому, чтобы не допустить их утраты или повреждения.
Установленная страховая суша должна способствовать предотвращению хищений документов, делая экономически невыгодной для принимающей стороны преднамеренную организацию пропажи ценных памятников истории и культуры. По этой причине при определении страховой суммы следует ориентироваться на цены международных аукционов, в первую очередь, на цены аукциона Сотби (Лондон).
Сбыт краденных исторических документов выше цен Сотби маловероятен, поскольку цены на архивные материалы этого аукциона самые высокие в мире.
3.6. Практика страхования перевозок и выставок предметов коллекционирования в США и Западной Европе показывает, что страховая сумма определяется значительно выше вероятной аукционной цены. Это делается для того, чтобы исключить возможные кражи исторических документов с целью их перепродаж. Если страховая сумма будет значительно превышать аукционную цену, это сделает невыгодным похищения культурных ценностей, так как возможная прибыль от перепродажи будет меньше, чем сумма, выплачиваемая в счет возмещения ущерба.
Поэтому страховая сумма должна быть выше верхней границы аукционной цены исторических документов.
Величина превышения зависит от категории ценности документа. В целом страховая сумма должна" приблизительно соответствовать ожидаемой возможной верхней границе аукционных цен через 10 лет.
' Как правило, подлинные уникальные документы почти никогда не экспонируются. Для уникальных документов, аукционная цена которых достигает 7 млнф cт. , страховая оценка - около 10 млн. ф. ст. (это аукционная цена плюс 3-4 % ежегодной инфляции ф. ст. - до 2000 года). Страховая сумма для исключительно ценных документов должна составлять 3 млн ф. ст., что в 3 раза превышает верхнюю границу аукционной цены для документов данной категории ценности (на практике верхняя граница цены никогда не достигает 1 млн. ф. ст.). Сумма в 3 млн. ф. ст. представляет надежный заслон от хищения, т.к. невозможно перепродать документы этой категории за 3 млн. ф. ст.
Страховая сумма для категории очень ценных _документов может быть определена в 180 тыс. ф. ст. , что в 2 раза превышает аукционную цену документа этой категории на аукционе в 1990 г.
Страховая сумма для категории ценных документов может быть определена в 50 тыс. ф. ст.
Результаты определения страховой суммы фиксируются в сводной таблице оценки архивных документов (Приложение 6).
При проведении выставок наиболее. часто экспонируются очень
ценные и ценные исторические документы. Рекомендуемые величины
страховых сумм "защищают документы от хищения и в то же время не являются чрезмерными.
3. 7. При проведении страховой оценки следует ориентироваться в величинах страховых тарифов. Под страховым тарифом понимается ставка платежа по страхованию с единицы страховой суммы за определенный период. Б 80-х гг. в практике страхования предметов коллекционирования за рубежом в качестве единицы страховой суммы принята 1000 ф. ст. (1000 долларов, франков и т.д.), т. е. 1000 единиц в национальной валюте. Таким образом, страховой тариф представляет платеж в промилле 'тысячная доля какого-либо числа, обозначается знаком %.) от страховой суммы/
В практике Западной Европы и США обычная величина страхового тарифа составляет в среднем 1,5 %. от страховой суммы.
Однако страховые компании могут устанавливать 3 %. , а в случае большой вероятности риска и значительной величины страховой суммы тариф может составить и 5 %.
Страховые премии **/ при тарифе в 1,5 %. составят для очень ценного документа 240 ф. ст. , для ценного документа - 75 ф. ст.
*/ Оперативный контроль за уровнем инфляции фунта стерлингов следует осуществлять на основе английских газет, например, ”Тhe Guardian", рубрика "Market Summary".
Cтраховые платежи страхователя в Западной Европе и США называются страховыми премиями.
Так, для ценного документа, оцененного в 50 тыс. ф. ст. , страховая премия составит:
50000 / 1000 * 1,5 = 75 ф. ст.
3.8. Вышеизложеннное позволяет сформулировать следующие принципы страхования:
~ страховая сумма всегда превышает верхнюю границу аукционной цены соответствующей категории ценности архивного документа и устанавливается по договоренности сторон;
. -величина страхового тарифа на архивные документы устанавливается в промилле;
- архивные документы страхуются на основе "страхования от всех рисков" стороной, получающей документы для экспонирования.
3.9. Архив, подготовивший документы для экспонирования, после проведения их страховой оценки в соответствии с п.2.10, составляет заявление в страховую организацию, указывая риски, от которых производится страхование, адрес получателя документов, период страхования, вид транспорта. К заявлению прилагается список документов с их страховой оценкой (Приложение 7). Аналогичное заявление составляет организация-получатель документов в соответствии с договором о предоставлении документов для экспонирования (см. ниже, гл. 6, п. 6. 3. 3.5).
3.10. Факт заключения договора страхования и его условия фиксируются в специальном документе - страховом полисе.
Страховой полис включает следующие элементы:
- дата заключения договора;
- банковские реквизиты страховщика;
- наименования и юридические адреса договаривающихся сторон;
- объект страхования;
- перечисление страховых рисков, от которых производится страхование, и при наступлении которых страховщик обязан платить страховое возмещение;
- длительность периода страхования (даты начала и прекращения действия договора). При экспонировании документов страхование осуществляется на весь период выдачи их из архива); - размер страховой суммы, на которую страхуется документ; - размер страховой премии (страхового платежа); - порядок изменения и прекращения договора.
3.11. Наиболее надежной и имеющей опыт сделок по страхованию экспонатов так внутри России, так и за рубежом, является государственная фирма "Ингосстрах". Эта фирма страхует выставочные экспонаты, направляемые за рубеж, в том числе в страны СНГ, Балтии, на основе "цены по договоренности сторон". Отличительная особенность фирмы - выплата страхового возмещения в той валюте, в которой были произведены страховые платежи. В случае обращения в частные страховые компании необходимо проверять наличие лицензии Росстрахнадзора, величину уставного фонда. При этом следует договориться об определении страхового тарифа в промилле. Список зарубежных страховых компаний - Приложение 8.
2.11.14. Страхование документов Архивного фонда Российской Федерации направлено на обеспечение их сохранности, возмещение ущерба в случае кражи, утраты, повреждений и иного возможного ущерба.
Страхованию подлежат:
документы Архивного фонда Российской Федерации, а также подлежащие возвращению их копии, вывозимые за рубеж для экспонирования на выставках, реставрации или с другими целями;
уникальные документы, предоставляемые для экспонирования на выставках внутри страны.
В исключительных случаях, под обязательство в договоре о возмещении организаторами выставки ущерба в случае утраты или порчи, уникальные документы могут экспонироваться без страхования на организуемых в Российской Федерации выставках.
Страховая оценка документов Архивного фонда Российской Федерации проводится в архиве комиссионно.
Категория ценности документов Архивного фонда Российской Федерации и размер их страховой оценки устанавливаются на основе специальных методических разработок.
Результаты страховой оценки документов Архивного фонда Российской Федерации оформляются актом страховой оценки архивных документов, который представляется в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.