Учет физического и технического состояния архивных документов
- Правила
- Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами утв. Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 21.05.79
- Открыть текст в отдельном окне
2.3. Контроль технического и физико-химического состояния кинофотофонодокументов
2.3.8. …В случае обнаружения на кинодокументе дефектов составляются дефектные ведомости, которые нумеруются в валовом порядке и учитываются по описи дефектных ведомостей (прил. 23).Дефектные ведомости кинодокумента N 1, N 2, N 3 и т. д. являются вкладышами в акт о результатах проверки технического состояния кинодокумента*1.
_____
*1 О порядке заполнения акта о результате проверки технического состояния кинодокумента см. п. 2.3.3.Книги учета технического состояния фотодокументов.
ведутся раздельно на каждый вид фотодокументов*1.
_____
*1 О порядке систематизации фотодокументов по видам см. п. 1.1.8.
Сведения, приведенные в карточке учета технического состояния фотодокумента*1,вносятся в соответствующие графы книги учета технического состояния фотодокументов, а карточка уничтожается.
_____
*1 О порядке заполнения карточек учета технического состояния фотодокумента см. п. 2.3.4.
В графе "Повторные проверки" приводятся даты и результаты повторных проверок с указанием изменений технического состояния фотодокументов в процессе хранения (прил. 34).
При контроле технического состояния фонодокумента заполняется оборотная сторона карточки учета технического состояния фонодокумента*1._____
*1 О порядке заполнения карточек учета технического состояния фонодокументов см. п. 2.3.5.
По результатам контроля кинофотофонодокументов делается заключение о необходимости проведения их реставрационно-профилактической обработки, и устанавливаются сроки следующей проверки.
К тексту - Методические рекомендации
- Выявление документов с повреждениями носителя и текста в государственных архивах. М., 1989.
- Открыть текст в отдельном окне
5.2. Учет поврежденных документов в архиве
5.2.1. Карточки учета документов с повреждениями носителя и с повреждениями текста заполняются в процессе работы по выявлении документов с дефектами (см. прил. 1,2).
5.2.2. На каждое просмотренное дело, в котором обнаружены документы с дефектами носителя и/или текста, рекомендуется заводить отдельную карточку.
В некоторых случаях (например, при единичных повреждениях документов) по усмотрению архива допускается оформление общей карточки на дела одной описи или фонда. В случае необходимости (например, при обнаружении позднее массового выцветания текста документов) сведения из общей карточки без особого труда могут быть перенесены на несколько карточек по делам.
5.2.3. Учет документов с повреждениями носителя и документов с повреждениями текста может вестись на одной карточке: на лицевой стороне учитываются документы с дефектами носителя, на оборотной - документы с дефектами текста. Если архив считает целесообразным раздельный учет документов с повреждениями носителя и текста, оформляются две разные карточки.
5.2.4. Рекомендуемая для использования форма карточки учета повреждений носителя и текста включает в себя следующие основные реквизиты:
поисковая характеристика дела;
- индексы групп (подгрупп) документов по видам повреждений носителя и текста;
- признаки повреждения носителя или текста;
- номера поврежденных листов дела и их общее количество;
- примечания.
Карточка подписывается исполнителем с указанием должности, инициалов и фамилии; указывается дата составления карточки.
5.2.4.1. Поисковая характеристика дела включает в себя указание на категорию фонда; номера фонда, описи и дела с отметкой о принадлежности дела к категории особо ценных, объем и крайние даты документов дела.
При необходимости архив может дополнить поисковую характеристику дела. Например, подчеркиванием номера дела рекомендуется выделять интенсивно используемые дела независимо от их принадлежности к особо ценным; этот знак сигнализирует о первоочередности реставрации (фотореставрации) дела. Иногда возникает необходимость указать заголовок какого-либо (например, уникального) документа, что также может быть включено в поисковую характеристику дела.
Если карточка составляется не на одно, а на группу дел, в поисковой характеристике дополнительно следует указать общее количество "расписанных" на карточке дел.
5.2.4.2. Наличие в карточках графы "Признаки повреждения носителя или текста" обеспечивает группировку документов по видам их повреждений с учетом рекомендаций предыдущих разделов пособия (пп. 2.3; 3.3, разд. 4).
Изменение указанного в пособии порядка расположения групп (подгрупп) документов с теми или иными видами повреждений не допускается без предварительного согласования со специалистами естественнонаучного профиля, занимающимися вопросами обеспечения сохранности документов.
Сказанное не означает, однако, возможности исключения или большей конкретизации отдельных включенных в форму карточки групп документов с учетом профиля архива, состава и состояния хранящихся в нем документов и в соответствии с рекомендациями настоящего пособия. Так, например, применительно к историческим (некомплектующимся) архивам возможно исключение графы о наличии документов с электрофотографическим текстом, поскольку названные документы появились лишь в середине нашего столетия. Для архивов, хранящих документы только советского периода, в принципе возможно исключение графы с указанием повреждений текста, исполненного квелыми железогалловыми чернилами. Но при этом не следует упускать из виду возможное наличие таких документов в составе коллекционных материалов.
При необходимости архив может наладить раздельный учет документов, имеющих те или иные повреждения, применительно к различным временным периодам истории региона (например, выделить документы периода вхождения Латвии в состав Российской империи, периода буржуазной Латвии и т.д.). Такая более подробная, чем предложенная в пособии, классификация поврежденных документов предполагает помимо знания региональной истории и истории комплектования архива дополнительной серьезной проработки вопроса о бумаге и пишущих средствах, использовавшихся на территории региона в соответствующие временные периоды. Эти моменты могут найти свое отражение в дополнительной методике, которую архив должен подготовить перед началом работы по выявлению поврежденных документов.
5.2.4.3. По усмотрению архива вместо названий групп документов с теми или иными видами повреждений носителя и текста на карточке могут проставляться соответствующие индексы. Применение индексации позволяет более экономно использовать карточку для проставления номеров поврежденных листов дела и создает необходимые предпосылки для автоматизированного учета выявленных дефектов документа.
5.2.4.4. Реквизит карточки "Признаки повреждения носителя или текста" не следует дополнять сведениями о наличии в деле документов на других (помимо бумажных) носителях, а также о наличии в деле поврежденных печатей и элементов художественно-орнаментального оформления документов. Эти введения в соответствии с существующими требованиями должны быть отражены в описях дел и инвентарных книгах дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности, а также в картотеке печатей архива.
Не следует также включать в эту графу указания на то, что дело подлежит дезинфекции, переплету, брошюровке или другим видам специальной обработки. В соответствии с действующими требованиями эти сведения должны быть в листе-заверителе дела и в картотеке физического состояния фондов архива.
5.2.4.5. Если карточка составляется не на одно дело, а на группу дел, номера поврежденных листов каждого дела проставляются в знаменателе дроби, в числителе дроби указывается номер дела (если карточка составляется на дела одной описи) или номере описи и дела (если карточка составляется на фонд).
5.2.4.6. По окончании просмотра дела в специальной графе карточки подытоживается общее количество учтенных в нем листов дела, имеющих повреждения носителя или текста. Если карточка составлена не на одно, а на группу дел, то количество дел, имеющих повреждения, проставляется в числителе, а общее количество повреждениях листов - в знаменателе дроби.
5.2.4.7. Графа "Примечания" используется для проставления отметки о специальной обработке дела с указанием номера исполненного лабораторией заказа.
5.2.5. В листе-заверителе дела, имеющего повреждения носителя или текста, оговариваются особенности физического состояния дела и указываются номера поврежденных листов.
5.2.6. По окончания работы по выявлению поврежденных документов одного фонда, части фонда или группы дел карточки включаются в картотеку учета документов с повреждениями носителя и текста.
По усмотрению архива картотека может быть общей для всего архива, может вестись по отдельным архивохранилищам или дублироваться по архиву в целом и архивохранилищам.
5.2.7. Построение картотеки определяется архивом с учетом значимости документов. Формализованными критериями значимости документов архива являются их принадлежность к особо ценным или к фондам разных категорий.
Могут быть рекомендованы следующие варианты построения картотек:
1-й вариант. Основные рубрики картотеки определяются принадлежностью фондов архива к той или иной категории. Внутри каждой из рубрик за соответствующим рубрикатором помещаются карточки вначале на особо ценные, а затем - на остальные дела фондов соответствующей категории. Карточки располагаются по порядку номеров фондов, описей, дел.
2-й вариант. Основные рубрики картотеки включают в себя карточки в соответствии с предлагаемой в пособии классификацией документов с повреждениями: по двум группам для документов с дефектами носителя и четырем группам документов с дефектами текста. Внутри названных рубрик карточки располагаются с учетом принадлежности документов к особо ценным и фондам соответствующей категории; карточки также помещаются в картотеку по порядку номеров фондов, описей, дел.
3-й вариант. Отличается от второго лишь тем, что основные рубрики (две для документов с повреждениями носителя и четыре для документов с повреждениями текста) подразделяются на более конкретизированные подгруппы.
6.2.8. Для оперативного учета и подбора дел, нуждающихся в том или ином виде специальной обработки, рекомендуется использовать рейтерные картотеки.
Так, при первом из указанных выше вариантов построения картотеки верхнее поле карточек разбивается на графы по числу определенных архивом групп повреждений документов.
Каждая из частей поля кодируется вставляемым в прорезь цветным рейтером, для удобства кодирования, которое производится после заполнения карточки, последовательность расположения цветов рейтера чаще всего определяется в алфавите их названий: первая группа повреждений кодируется белым рейтером, вторая - голубым, третья - желтым и т.д.
Для удобства кодирования и расшифровки поисковых признаков рекомендуется составлять макет карточки. Нижняя часть макета (текстовая часть) представляет собой памятку, на которой отмечены признаки повреждении документов и цвета, кодирующие эти признаки.
Наличие на карточках цветных рейтеров обеспечивает наглядность картотек, позволяет быстро регистрировать изменяющиеся признаки физического состояния дела и без больших затрат времени и сил получать точные данные для анализа и обобщения.
Долговечность рейтерных картотек обеспечивается использованием бланков на плотной бумаге и рейтеров, изготовленных из пластмассы или плотного картона.
Удобны для использования карточки с краевой перфорацией и карточки, ориентированные на автоматизированный поиск.
5.2.9. Общие сведения о количестве учтенных в картотеке дел и листов с указанием вида (индекса) повреждений документов, а также их принадлежности к особо ценным делам и фондам разных категорий отражается в учетно-контрольной карточке по состоянию на первое января каждого года (прил. 3).
Названная карточка оформляется на весь массив карточек, включенных в картотеку поврежденных документов архива на 01.01.19..г. По усмотрению архива дополнительно к общей учетно-контрольной карточке могут составляться такие же учетно-контрольные карточки по отдельным (объемным) фондам.
Учетно-контрольные карточки могут быть вложены в конец картотеки учета поврежденных дел либо храниться в отдельном конверте у сотрудника, ответственного за этот участок работы.
5.2.10. После осуществления реставрационных работ на карточках учета дел с повреждениями носителя и текста проставляется соответствующая отметка (см. п. 5.2.4.7).
Карточки полностью отреставрированных дел изымаются из картотеки поврежденных дел и помещаются в конец названой картотеки за особым рубрикатором ("отреставрированные дела"). По решению архива может быть сформирована отдельная картотека отреставрированных дел.
Карточки дел, отреставрированных не полностью, и карточки на группу дел, из которых не все дела отреставрированы, остаются в картотеке поврежденных дел, но в них вносятся соответствующие изменения: зачеркиваются номера отреставрированных листов (дел), а перемещение соответствующих рейтеров (если ведется рейтерная картотека) позволяет зафиксировать изменившиеся признаки в физическом состоянии дела.
Все изменения должны своевременно отражаться в сводной учетно-контрольной карточке (см. п. 5.2.9).
5.2.11. Организованный таким образом учет документов с повреждениями носителя и текста и учет отреставрированных документов позволит архиву иметь достаточно полную информацию о физическом состоянии хранящихся в архиве документов, своевременно и обоснованно планировать и осуществлять реставрационно-профилактические работы, а также текущий контроль за состоянием отреставрированных дел.
5.2.12. При общей оценке физического состояния документов с дефектами носителя и текста, определяющей очередность передачи дел на специальную обработку, следует учитывать рекомендации, изложенные в разделе 4.
5.3. Передача поврежденных документов в лабораторию и прием документов в архив
5.3.1. Порядок подготовки документов к выдаче из архивохранилища определен Основными правилами работы государственных архивов (М., 1984).
Переплетенные дела передаются в лабораторию без расшивки и выделения поврежденных листов. Расшивка дел производится сотрудником лаборатории, и по окончании работы дело переплетается лабораторией заново,
Лаборатория несет ответственность за сохранность документов в течение всего времени нахождения документов в лаборатории (с момента их поступления до момента сдачи представителям архива-заказчика).
5.3.2. Выдача дел из хранилищ оформляется заказами на проведение работ лабораториями и регистрируется в книгах выдачи дел в лабораторию.
Заказ составляется архивом в необходимом количестве экземпляров. Один из экземпляров заказа, подписанным представителей архива и представителем лаборатории, принявшим дела на обработку, остается в архиве и служит контрольным документом на время нахождения дел в лаборатории.
Заказ должен содержать сведения о номере фонда, номерах описей и дел, количестве листов (страниц) каждого дела, количестве листов всех включенных в заказ дел. В заказе могут быть оговорены особые требования; (пожелания) архива к проведению специальной обработки отдельных дел или листов дел, на которые специалистам лаборатории следует обратить особое внимание из-за ценности или плохого физического состояния этих документов.
5.3.3. Передача дел в лаборатории и прием дел в архив проводятся на основании заказа.
При приеме дел из лаборатории проверяется количество листов каждого дела, а также наличие заключения (справки) лаборатории. В заключении должны быть приведены перечень основных реставрационных операций и список материалов и веществ, использованных при обработке документов, указана дата обработки дела и фамилии исполнителей.
При обнаружении недостатков специальной обработки документов дело возвращается в лабораторию.
5.3.4. В целях обучения сотрудников архива, отвечающих за организацию работы по специальной обработке документов, целесообразно периодически проводить прием обработанных дел непосредственно в лаборатории, привлекая к этой работе специалистов архива и лаборатории. Такая организация работы полезна и для сотрудников архива и дня сотрудников лаборатории, так как в конечном счете способствует улучшению качества реставрационно-профилактической обработки документов.
5.3.5. По остающимся в архиве бланкам заказов и заключениям лаборатории архив может организовать контроль за состоянием обработанных документов. При необходимости архив с помощью лаборатории может принять меры по дереставрации и устранению причин ускоренного старения документов.
5.3.6. Порядок передачи поврежденных дел в специализированные подразделения архива (реставрационный участок, участок фотореставрации и др.) регламентируется архивом с учетом изложенных выше рекомендаций пособия.
К тексту
2.11.8. Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в:
Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в:
Для учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется специальная книга. Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.
Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.