Выявление документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, и неисправимо поврежденных архивных документов. Снятие с учета неисправимо поврежденных архивных документов
2.11.7.2. Неисправимо поврежденными архивными документами признаются архивные документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их материальных носителей и использования содержащейся в них документной информации.
Решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета принимает соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела на основании представляемых руководством архива экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранение архивных документов, и акта о неисправимых повреждениях документов ( приложение № 1 ).
На основании письменного решения вышестоящего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела издается приказ руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета.
Снятие с учета и уничтожение неисправимо поврежденных уникальных документов не допускается.
1.3.2.7. Экспертиза ценности кинофотофонодокументов в государственном архиве проводится с целью выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
К уничтожению отбираются дублетные, поглощенные документы, различные варианты фотофонодокументов, а также документы, имеющие неисправимые повреждения.
Отбор кинофотофонодокументов к уничтожению в государственном архиве оформляется актом о выделении к уничтожению кинофотофонодокументов (прил. 12). Акт о выделении к уничтожению кинофотофонодокументов, не подлежащих хранению, рассматривается ЭПК архивного учреждения. Кинофотофонодокументы на пленочной основе, выделенные к уничтожению, сжигаются, а зола передается на завод драгоценных вторичных металлов. Граммофонные оригиналы, предварительно превращенные в металлический лом, а также грампластинки передаются на соответствующие предприятия, производящие их утилизацию. Фонодокументы на магнитной ленте размагничиваются или сжигаются. Уничтоженные или переданные на переработку кинофотофонодокументы снимаются с учета в государственном архиве в соответствии с требованиями, изложенными в подразделе 1.4. настоящих Правил.
1.4.18. Документами, служащими основанием для снятия кинофотофонодокументов с учета в государственном архиве, являются акты о выделении к уничтожению кинофотофонодокументов; акты передачи кинофотофонодокументов в другой государственный архив; акты о необнаружении кинофотофонодокументов.
На всех названных документах должны быть письменные указания директора государственного архива о снятии с учета выбывших кинофотофонодокументов.
4.1. Создание оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физико-химической сохранности
4.4.7. Если проверкой обнаружена недостача единиц хранения (документов), то организуется их розыск. При недостаче и неисправимом повреждении научно-технических документов, подлежащих передаче на государственное хранение, составляются соответствующие акты, которые утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующим архивным учреждением
На неисправимо поврежденные носители и электронные документы составляются заключения технических специалистов о полной невозможности их восстановления, акт о неисправимых повреждениях электронных документов.
После рассмотрения заключений и актов на ЭПК и утверждения ее решения руководителем архива, неисправимо поврежденные электронные документы снимаются с учета.
Данный ресурс предназначен для справочно-методического обеспечения работы сотрудников государственных и муниципальных архивов по основным направлениям их деятельности на базе единых основ организации архивного дела с использованием информационных технологий. Адрес обратной связи: archdelo@rggu.ru
