2.1.8. В целях оперативного поиска кинофотофонодокументов в хранилище создаются топографические указатели.
Топографические указатели имеют карточную форму и хранятся в тех хранилищах, на кинофотофонодокументы которых они составлены.
Карточка топографического указателя кино- и фонодокументов (прил. 19, 20 ФАЙЛ 2.11.4 19-20) составляется на каждую единицу учета и содержит указание о ее местонахождении (хранилище, бокс, сейф, шкаф, стеллаж, полка). Карточка топографического указателя фотодокументов составляется на каждый вид (прил. 21 ФАЙЛ 2.11.4 21) и служит для указания его местонахождения (хранилище, бокс, сейф, шкаф, стеллаж, полка).
Карточки в топографическом указателе кинофотофонодокументов располагаются в соответствии с систематизацией документов в государственном архиве.
Постеллажный топографический указатель служит для указания местонахождения кинофотофонодокументов на определенных стеллажах.
В карточке постеллажного топографического указателя вначале приводятся данные о местонахождении кинофотофонодокументов (хранилище, бокс, сейф, шкаф, стеллаж, полка), а затем против обозначения шкафа, стеллажа, полки указываются вид и крайние номера единиц хранения кинофотофонодокументов по каждой описи в отдельности.
Карточки в постеллажном топографическом указателе располагаются в порядке номеров стеллажей в пределах каждого хранилища.
Примечание. Карточки постеллажного топографического указателя могут размещаться непосредственно на стеллажах, где хранятся указанные в них кинофотофонодокументы.
В целях проверки полноты топографического указателя его данные сверяются с учетными документами (описями кинофотофонодокументов, листами учета). В топографическом указателе отражается любое изменение в составе и размещении кинофотофонодокументов. Старые карточки топографического указателя сохраняются до первой после перемещения проверки наличия и состояния кинофотофонодокументов для сверки с вновь составленными карточками.
