Фондирование архивных документов
-
2.4. 2.4.1. 2.4.2. 2.4.3. 2.6. 2.7. 2.8. 2.8.1. 2.8.1.1. 2.8.1.2. 2.8.2. 2.8.3. 2.8.4. 2.8.5. 2.8.6.
- Правила
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830)// Росархив, ВНИИДАД. – М., 2015.
- Открыть текст в отдельном окнеII ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДАРОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ВОРГАНИЗАЦИИ[…]2.4. Видами архивных фондов организации являются:[…]объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;[…]2.5. Архивному фонду организации присваиваются название, соответствующее официальному наименованию организации, и номер в порядке, определенном п. 3.8. настоящих Правил (с. 4)
Ссылка - Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, утв. Приказом Главархива СССР от 12.10.1988 N 71. М.: Главархив СССР, 1990
- Открыть текст в отдельном окне9.2. Определение фондовой принадлежности документов[…]9.2.3. Объединенный архивный фонд создается из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, имеющих между собой исторически обусловленные связи (однородность функций, подчиненность, местонахождение, преемственность и т. д.). Объединенному архивному фонду присваивается обобщенное наименование (с. 69)
- Методические рекомендации
- Методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации/ Росархив, ВНИИДАД; сост. Н.И. Химина, А.В. Евпатьевский, З.П. Иноземцева. – М., 2006
- Открыть текст в отдельном окне1. Общие положения о фондировании архивных документов[…]Название объединенного архивного фонда может состоять:- из обобщенного названия фондообразователей, документы которых включены в объединенный архивный фонд;- из названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций;- из перечисления названий сменявших друг друга организаций;- из последнего названия организации, с добавлением: "и ее предшественники".В названии архивного фонда следует указывать его хронологические границы (с. 11)2.3. Фондирование документов федеральных органов исполнительной власти[…]Документы министерств и ведомств, существовавших до и после восстановления государственности России, составляют отдельные архивные фонды*. (с.16)_____* Созданные ранее объединенные архивные фонды из документов федеральных министерств и других организаций, существовавших короткое время и последовательно сменявших друг друга без кардинального изменения своей компетенции и функций, когда количество документов постоянного хранения каждой организации невелико, могут не подлежать перефондированию, если это не препятствует поиску и использованию документов.3.4. Фондирование документов отраслевых органов исполнительной властисубъектов Российской ФедерацииИз документов министерств и ведомств автономных республик в составе РСФСР и аналогичных министерств и ведомств республик в составе Российской Федерации могут создаваться объединенные архивные фонды. Создание объединенных архивных фондов оправдано также при фондировании документов отраслевых органов в случаях их частых реорганизаций и преобразований и соответственно небольшого количества документов постоянного хранения в каждой организации.Примеры:1. Документы Министерства здравоохранения Удмуртской АССР и Министерства здравоохранения Удмуртской Республики составляют объединенный архивный фонд.2. Документы Министерства социальной защиты населения и Министерства занятости и труда Республики Дагестан, ликвидированных в 1997 г., и образованного на их базе Министерства труда и социального развития Республики Дагестан составляют объединенный архивный фонд. (с. 23)3.5. Фондирование документов отдельных государственных органов и организацийсубъектов Российской Федерации[…]Допускается создание объединенных архивных фондов из документов избирательных комиссий по территориальному признаку (с. 24)[…]Возможно создание объединенных архивных фондов из документов Судебного департамента по области и документов мировых судей (с.25)[…]Из документов участковых и территориальных избирательных комиссий по выборам и референдумам федерального и регионального уровней могут быть образованы объединенные архивные фонды (с. 24)4. Фондирование документов коммерческих (хозяйственных) негосударственных организаций[…]Так, например, документы появившихся в 1990-х гг. кратковременно существовавших коммерческих банков с небольшим количеством документов постоянного хранения нецелесообразно рассматривать в качестве отдельных архивных фондов. Вполне оправданным является создание объединенных архивных фондов из документов коммерческих банков и их ликвидационных комиссий, чтобы в дальнейшем можно было включать в их состав документы других коммерческих банков, поступающие на хранение в архивы в незначительном объеме (с. 39)4.2. Фондирование документов органов и организаций местного самоуправлениярайонного (городского) уровня[…]Документы новых представительных и исполнительных органов городских и районных самоуправлений (Собраний депутатов и администраций) могут составить объединенные архивные фонды. В соответствии с Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" от 28 августа 1995 г. N 154-ФЗ с изменениями, внесенными в закон в 1996-2005 гг., документы созданных представительных и исполнительных органов муниципального поселения могут продолжать ранее созданные объединенные архивные фонды. При этом эти документы включаются в отдельные описи.В случаях, когда из документов представительных органов и администраций городов и районов образуются объединенные архивные фонды, возможно обобщенное их наименование.Пример:Документы представительных и исполнительных органов местного самоуправления ...района (города) Тверской области (с 1994 г.) составляют объединенный архивный фонд.Это особенно целесообразно в случаях, когда представительные органы не имеют штатных работников, возглавляются главой района, и при небольшом документообороте (с.28)4.3. Фондирование документов органов и организаций муниципальных образованийсельского и поселкового уровня[…]При фондировании документов сельских Советов, их исполкомов, глав сельских администраций и новых органов местного самоуправления этого звена следует учитывать, что в большинстве случаев глава сельской администрации и председатель сельсовета - одно и то же лицо, и поэтому затруднительно разграничить их деятельность и документы. В этих случаях целесообразно создавать объединенный архивный фонд, при этом документы сельсоветов и их исполкомов до и после реорганизации включаются в разные описи. (с. 28)Документы городских, сельских, станичных администраций и Советов местного самоуправления, сельсоветов и сельских администраций, Собраний представителей сельского уровня и администраций формируются в объединенные архивные фонды по отдельным описям.Из документов администраций сельских округов и соответствующих сельских Советов, а также их исполкомов создаются объединенные архивные фонды. При фондировании документов сельских и городских (в пределах сельского района), поселковых представительных и исполнительных органов местного самоуправления можно использовать два варианта названия объединенного архивного фонда.Примеры:1. "Органы государственной власти и местного самоуправления ... территории... района ... области".2. "Органы местного самоуправления... сельского округа ... района ... области (края)". (с. 29)В практике фондирования документов на сельском (поселковом) уровне возможно создание объединенных архивных фондов из документов советских и новых органов, что диктуется незначительным документооборотом и его неразделенностью с документами предшественников (с. 28)5.2. Фондирование документов организаций КПССУказом Президента РСФСР от 24 августа 1991 г. N 83 "О партийных архивах" центральные и местные архивы КПСС были переданы в ведение государственных архивных органов России и включены в состав государственной части ее Архивного фонда. Фондирование документов организаций КПСС имеет свои особенности.[…]Документы низовых комсомольских органов, если количество дел каждого органа невелико, могут быть организованы в объединенные архивные фонды.Пример:"Уездные и волостные комитеты ВЛКСМ Московской губернии"[…]Документы первичных партийных и комсомольских организаций республиканских министерств и ведомств, крупных промышленных предприятий (в том числе политотделов, парткомов на правах горкомов, райкомов) образуют отдельные архивные фонды.[…]Документы остальных первичных партийных организаций при учреждениях, организациях и предприятиях образуют объединенные архивные фонды по отраслевому и территориальному признакам.Примеры:1. "Первичные организации КПСС предприятий, учреждений и организаций сельского хозяйства Зарайского района Московской области".2. "Первичные организации КПСС жилищного управления и жилищно-эксплуатационных контор Бауманского района г. Москвы".3. "Комитеты ВЛКСМ производственных совхозно-колхозных управлений Московской области" (с. 34)5.3.1. Общественные организации, существовавшие до принятия законодательстваРоссийской Федерации об общественных объединениях и продолжающиесвою деятельность в новых условиях[…]Документы общественных организаций (профсоюзных и др.), существующих при организациях с момента регистрации этих общественных организаций в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, при их поступлении на постоянное хранение в государственный архив […] могут также присоединяться к фондам соответствующих организаций, образуя объединенные архивные фонды, где в их наименованиях выделялся бы этот новый этап их функционирования. (с. 35)[…]На федеральном уровне документы Союзов писателей, художников, композиторов, архитекторов СССР, союзного Литфонда образуют отдельные архивные фонды. Документы аналогичных творческих союзов РСФСР и новых творческих союзов Российской Федерации, в случае передачи последних в государственную собственность, составляют объединенные архивные фонды. При этом, если вместо одного ранее существовавшего творческого союза РСФСР создается несколько новых союзов (например, несколько союзов писателей разных политических направлений), то объединенный архивный фонд создается из документов старого и того нового союза, который в наибольшей степени наследует имущество и состав членов старого союза, что обеспечивает сохранность и преемственность документации, в том числе документов по личному составу. Из документов остальных вновь образованных творческих союзов создаются новые архивные фонды (с. 35)[…]Из документов территориальных профсоюзных, творческих и других общественных организаций и их правопреемников также можно образовывать объединенные архивные фонды.Пример:Документы Карельского комитета защиты мира до и после его реорганизации (в соответствии с Федеральным законом "Об общественных объединениях") составляют объединенный архивный фонд (с. 36)5.3.2. Общественные организации, образованные после принятия законодательстваРоссийской Федерации об общественных объединениях[…]Можно рекомендовать создание объединенных архивных фондов из документов региональной и местных общественных организаций.Пример:Документы регионального отделения общероссийской общественно-политической организации, ее городских и районных отделений составляют объединенный архивный фонд (с. 36)[…]Наряду с этим из документов региональных организаций общероссийских политических и общественных организаций, партий в случаях их частых преобразований и если количество документов каждого образования незначительно, возможно создание объединенных архивных фондов (с. 36)5.3.3. Общественные организации и организации при них[…]Документы общественных организаций и созданных ими СМИ, хозяйственных организаций и служб, если последние не являются юридическими лицами, могут составлять объединенные архивные фонды (с. 37)5.3.4. В тех случаях, когда творчество нескольких деятелей литературы и искусства тесно связано (И. А. Ильф и Е. П. Петров, Кукрыниксы), их материалы также объединяются в один архивный фонд.5.3.5. Небольшие комплексы документов, образовавшиеся в процессе жизни и деятельности различных деятелей литературы и искусства, состоящие из нескольких документов или документов одного вида, при поступлении в государственный архив могут объединяться в один фонд по характеру творческой деятельности фондообразователей.Примеры: 1.Объединенный фонд деятелей изобразительного искусства.2. Объединенный фонд деятелей театра (с. 32)5.4. Фондирование документов коммерческих (хозяйственных) негосударственных организацийПри фондировании документов коммерческих (хозяйственных) организаций из всех факторов, которые влияют на их фондирование, наиболее существенными являются: изменение формы собственности организации-фондообразователя и ее реорганизация. (с. 39)[…]Вместе с тем, возможно создание из документов акционированных, приватизированных организаций родственного характера деятельности объединенных архивных фондов, согласовывая это с новыми собственниками и оговаривая в договоре. (с. 39)[…]Если функции полностью или в основном передавались последовательно сменявшим друг друга организациям, но форма собственности менялась, возможно из их документов создание объединенных архивных фондов.Пример:Документы государственного предприятия "Смоленский льнокомбинат" (1938 - 1992 гг.), АООТ "Смоленский льнокомбинат" (1992 - 1997 гг.), ОАО "Смоленская льняная мануфактура" (с 1998 г.) образуют объединенный архивный фонд (с. 40)
2.5. Объединенный архивный фонд формируется из архивных документов:
организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории;
руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории;
организаций, объединенных объектом деятельности;
последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались и передаются их преемникам;
двух или более архивных фондов личного происхождения, если граждане связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими, деловыми отношениями.