Опись дел, документов
-
5.5.1.1.
- Правила
- Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами утв. Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 21.05.79
- Открыть текст в отдельном окне1.4.8. Описи фотодокументов составляются раздельно на черно-белые и цветные негативы, позитивы (поступившие на правах оригиналов), диапозитивы (слайды) и фотоальбомы.Единицам хранения присваиваются номера в валовом порядке внутри каждой описи.Опись негативов фотодокументов предназначается для учета негативов определенного размера (прил. 7). В описи негативов учитываются негативы-оригиналы и контратипы (дубль-негативы), поступившие в архив на правах оригинала. Описи позитивов и диапозитивов (слайдов) ведутся по той же форме и с соблюдением тех же требований, что и опись негативов (прил. 7).Учет позитивов и диапозитивов (слайдов) осуществляется независимо от их размеров.Для учета фотоальбомов предназначена опись фотоальбомов (прил. 8). Если фотоальбом состоит из нескольких частей, то каждый том учитывается как отдельная единица хранения.1.4.9. Описи фонодокументов составляются раздельно на фонодокументы фонографической, граммофонной, шоринофонной, фотографической (оптической) и магнитной записи (прил. 9, 10). Единицам учета присваиваются номера в валовом порядке внутри каждой описи. Если единица учета состоит из нескольких единиц хранения, то каждой из них присваивается порядковый номер внутри данной единицы учета.1.4.10. При выбытии единиц хранения против номера каждой из них в графе "Примечания" ставится отметка "Выбыл" и указывается наименование и дата документа, на основании которого кинофотофонодокумент снят с учета. Номера выбывших единиц хранения остаются свободными и другим единицам хранения не присваиваются.1.4.11. Опись состоит из заглавного листа, описательных статей, итоговой записи и заверительного листа (прил. 5, 6-11)Государственный архив должен иметь не менее двух экземпляров описей кинофотофонодокументов. Первый экземпляр описи хранится в отделе, ведущем учет кинофотофонодокументов, второй - в хранилище.Описи, относящиеся к определенному виду кинофотофонодокументов, хранятся по порядку присвоенных им номеров. Уничтожение описей после их пересоставления запрещается. На заглавном листе пересоставленной описи делается отметка: "Опись пересоставлена. Дата, см. опись N". Пересоставленные описи кинофотофонодокументов хранятся отдельно от новых описей.1.4.12. В государственном архиве описи кинофотофонодокументов могут быть переведены в книжную форму - книги учета и описания кинофотофонодокументов. Книги учета и описания, составленные в государственном архиве до выхода настоящих Правил, сохраняют силу учетных документов и архивных справочников.Книга учета и описания представляет собой разновидность описи кинофотофонодокументов. Порядок составления книг учета и описания кинофотофонодокументов аналогичен составлению описей кинофотофонодокументов.К тексту
- Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, утв. Приказом Главархива СССР от 12.10.1988 N 71. М.: Главархив СССР, 1990
- Открыть текст в отдельном окне9.6. Составление описей9.6.1. Оформленные, описанные и отсистематизированные единицы хранения включаются в опись. Описи составляются отдельно на каждую группу НТД и имеют самостоятельную индексацию (прил.13) .Научно-исследовательская документация - N 1, конструкторская документация - N 2, технологическая документация - N 3, проектная документация - N 4.9.6.2. На объединенный архивный фонд может быть составлена одна опись или несколько (на каждый, входящий в состав объединенного, архивный фонд).9.6.3. На архивную коллекцию составляется одна опись.9.6.4. Опись содержит титульный лист, перечень переименований, оглавление, список сокращенных слов, предисловие, описательные статьи, итоговую запись, запись о приеме документов в госархив, указатели, лист-заверитель.Описательная статья состоит из 7 граф (прил.14). Единицы хранения вносятся в опись в соответствии с их систематизацией за номером, который состоит из номера единицы хранения и (через тире) номера комплекса (графа 1). В графе 2 проставляется шифр (производственный индекс) объекта (изделия), темы НИР. Заголовок единицы хранения переносится в графу 3 с карточки без всяких изменений и сокращений. Для темы НИР перед заголовком проставляются в виде дроби номер госрегистрации (в числителе) и инвентарный номер ВНТИЦентра (в знаменателе). Если организация-сдатчик является разработчиком документов, то графа 4 не заполняется, о чем упоминается в предисловии, а для НД в этой графе указывается автор. В графе 5 указываются крайние даты документов, в графе 6 - общее количество листов в единице хранения независимо от разновидности документов (текст, графика, фото) и (через знак +) количество листов внутренней описи единицы хранения). Графа 7 предназначена для примечаний.К описи составляется предисловие, в котором излагается история проектирования объектов строительства, изделий промышленного производства, разработки научной проблемы, указываются автор, даты начала и завершения строительства, запуска изделий в производство, принципиальная новизна, излагаются история организации, фонда, состав и содержание документов фонда, особенности обработки и описания документов, приводятся сведения о построении описи, о видах НСА к описи и порядке пользования им. В предисловии дается список организаций-соразработчиков. Объем предисловия зависит от сложности истории организации-фондообразователя и фонда, а также от количественного состава его документов. К малообъемным (до 100 единиц хранения) дополнительным описям предисловие не составляется. История организации и фонда излагается на основе исторической справки. Сведения о составе и содержании документов даются в обобщенном виде, характеризуются наиболее типичные по разновидностям документов и их содержанию группы документов.Предисловие помещается в начале описи, после перечня переименований, оглавления и списка сокращенных слов, подписывается составителем; указывается дата его составления. При выявлении дополнительных данных по истории организации-фондообразователя или фонда в предисловие вносятся исправления или оно пересоставляется.9.7. Оформление описей9.7.1. В оформление описи входит составление титульного листа с перечнем переименований, списка сокращенных слов, оглавления, итоговой записи, листа-заверителя, а также нумерация листов описи.9.7.2. На титульном листе (прил.14) указываются:- полное название государственного архива;- название министерства и главка (полное и сокращенное), в подчинении которых находится организация-фондообразователь;- название фонда, которое состоит из полного и (в скобках) официально принятого сокращенного названия организации-фондообразователя (приводится по последней дате документов, внесенных в опись);- номер фонда и номер описи, которые присваиваются в государственном архиве при передаче документов на государственное хранение;- название описи, которое представляет собой обозначение группы документов;- крайние даты документов, внесенных в опись. Если в опись внесены документы за несколько лет с перерывами, то на заглавном листе указываются только те годы, за которые имеются документы.9.7.3. За титульным листом помещается перечень изменений названия организации и ее подчиненности, в котором в хронологической последовательности указываются все переименования фонда, относящиеся к периоду времени, документы за который включены в опись. Титульный лист и перечень переименований не нумеруются.9.7.4. В оглавлении со ссылкой на соответствующие листы описи перечисляются ее составные части:- список сокращенных слов;- предисловие;- названия всех разделов, подразделов и более мелких групп документов, включенных в опись;- указатели.В оглавлении должна быть отражена схема систематизации фонда, закрепленная описью единиц хранения. Оглавление помещается за перечнем переименований и нумеруется отдельно от листов описи. К малообъемным описям (до 100 единиц хранения) оглавление не составляется.9.7.5. В список сокращенных слов в алфавитном порядке вносятся все сокращения, используемые в предисловии, описательных статьях, указателях. Через тире дается их расшифровка. В список сокращенных слов не вносятся общепринятые, не требующие специальной расшифровки сокращения.9.7.6. Первый лист описательных статей описи начинается грифом "утверждено" с подписью председателя ЭПК архивного органа, помещаемом в правом верхнем углу. Слева, ниже, указываются N фонда и N описи (проставляется при передаче документов на госхранение) (см. прил.13).9.7.7. За последней статьей описи помещается лист-заверитель (прил.15), в котором цифрами и (в скобках) прописью указывается количество единиц хранения, количество комплексов, внесенных в опись, оговариваются литерные и пропущенные номера единиц хранения. Итоговая запись подписывается составителем с указанием его должности и даты составления и заведующим ведомственным архивом. Запрещается помещать итоговую запись на отдельном листе. Опись одобряется ЭК (ЦЭК) организации.9.7.8. Если документы передаются на государственное хранение не за все годы, за которые составлена опись, то составляется и заверяется итоговая запись по год сдачи документов и запись о приеме документов. Титульный лист, перечень переименований, оглавление оформляются в соответствии с хронологическими рамками документов, передаваемых на госхранение. При повторной передаче документов по данной описи первый лист описательных статей оформляется в соответствии с настоящими Правилами; вновь составляется и заверяется итоговая запись по год сдачи документов, итоговая запись в целом по описи. Титульный лист, перечень переименований, оглавление дополняются после вторичной передачи.9.7.9. Для облегчения пользования описями к ним рекомендуется составлять указатели в зависимости от состава и содержания документов. К описи могут быть составлены один или несколько указателей: предметный (общий и специальный), именной, географический, хронологический и др. Рубрики указателя состоят из предметных понятий и поисковых данных. Понятия, включенные в указатель, должны быть одного информационного уровня. Указатели помещаются в конце описи. Указатели большого объема переплетаются отдельно от описи, к т му указателей составляются титульный, лист и оглавление.9.7.10. Опись и научно-справочный аппарат к ней нумеруется в валовом порядке.
- Методические рекомендации
- Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах Российской Федерации. Одобрены решением Коллегии Росархива от 26 марта 2003 г.
- Открыть текст в отдельном окне
5.3.1. Опись - архивный справочник, раскрывающий состав и содержание научных/технических документов по каждому виду НТД (НД, КД, ПД, ТД и т.д.), закрепляющий систематизацию НТД внутри фонда и обеспечивающий учет НТД. Опись НТД является источником информации для создания других справочников СНСА государственного архива - путеводителя, каталога, обзора и др.
Описи составляются отдельно на каждый вид НТД. В зависимости от объема опись может состоять из одного или нескольких томов.
Документы систематизируются в описи по проблемам (темам), объектам, (проектам).
Подготовка описей осуществляется в организации-источнике комплектования, либо в государственном архиве - в процессе описания и экспертизы ценности НТД, поступившей в необработанном виде.
Описи составляются традиционным способом или с применением электронно-вычислительной техники. Каждая опись при новом поступлении получает в государст-венном архиве самостоятельный номер на основании записи в листе фонда.
[Описи научно-исследовательской документации на традиционных носителях информации присваивается индекс N 1, описи конструкторской документации на традиционных носителях информации - N 2, описи технологической документации на традиционных носителях информации - N 3, описи градостроительной и проектной документации на традиционных носителях информации - N 4 , описи патентной документации на традиционных носителях информации - N 5, описи картографических документов - N 6, описи документов на магнитных носителях, созданных средствами ВТ, - N 7, описи НТД на оптических дисках - N 8, описи кинодокументов, входящих в состав НТД, - N 9, описи фотодокументов, входящих в состав НТД, - N 1О, описи фонодокументов, входящих в состав НТД, - N 11, описи видеодокументов, входящих в состав НТД, - N 12 и т.д.]
Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета НТД на бумажном, пленочном, магнитном, оптическом или ином носителе информации.
Составление описей на разные виды НТД, а также их усовершенствование и переработка осуществляются с учетом дифференцированного подхода, заключающегося в установлении очередности работы, отборе сведений, выборе методики описания каждого вида НТД, выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата к описи.
Опись состоит из: описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.
5.3.1.1. Описательная статья описи включает: порядковый номер; архивный номер в организации; производственный индекс (шифр) разработки; заголовок единицы хранения, единицы учета; стадию или этап разработки; фамилию автора-разработчика; наименование организации-разработчика, соразработчиков; крайние даты; количество листов; указание на подлинность; способ воспроизведения; степень сохранности. Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения, единицы учета.
5.3.1.2. К описи составляется научно-справочный аппарат, состоящий из титульного листа; перечня переименований названия фондообразователя, относящихся к периоду за который документы включены в опись; содержания (оглавления); предисловия; списка сокращений; списка проблем, тем, объектов, проектов, НТД по которым включена в опись; указателей.
На титульном листе (приложение N 14) указываются: полное название архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, внесенных в опись (если в опись внесены документы за несколько лет с перерывами, то на титульном листе указываются только те годы, за которые имеются документы).
После титульного листа описи помещается перечень переименований организации и ее подчиненности, в котором в хронологической последовательности указываются все названия организации, относящиеся к периоду времени, за который документы включены в опись, начальная и конечная дата существования организации под каждым названием.
В содержании (оглавлении) к описи перечисляются все ее составные части: список сокращений, предисловие, названия всех разделов и подразделов, указатели и т.д.
Предисловие к описи (описям) фонда содержит краткую историю организации фондообразователя и фонда (в основном, на базе исторической справки), данные о целевом назначении научных исследований и прикладных разработок, включенных в опись (с перечнем организаций-соразработчиков); сведения: об авторах и датах начала и завершения НИР; о сдаче промышленных изделий или внедрении технологических процессов в производство, сдаче объектов строительства в эксплуатацию; о принципиальной новизне, социально-экономической значимости результатов исследований и разработок; характеристику включенной в опись НТД: количественный и видовой состав документов, подлинность и виды носителей НТД, в обобщенном виде - содержание и стадийность наиболее типичных по разновидностям документов, техническое состояние документов, наличие ранее составленных описей на части НТД соответствующего комплекса НТД; принципы, систематизации документов в описи, методы описания документов и другие особенности описи; сведения об отсутствующих научных и технических документах, состав научно-справочного аппарата к описи.
К описи составляются указатели: для научно-исследовательской документации – указатель тем (подтем), алфавитный указатель авторов (разработчиков); для конструкторской документации - указатель изделий; для проектной документации – алфавитный (организаций-соразработчиков), указатель проектов и другие.
Итоговая запись закрепляет количество и объем единиц хранения научных/технических документов, включенных в опись, отражает особенности ее нумерации, изменения в количественном составе.
К описи составляется лист-заверитель описи, в котором указывается номер описи, количество пронумерованных листов в описи. Лист-заверитель подписывается составителем описи (приложение N 15).
- Методические рекомендации по упорядочиванию и приему научно-технической документации в федеральные и государственные архивы субъектов Российской Федерации. – Самара: Изд-во «НТЦ», 2007
- Составление архивных описей: Методические рекомендации/ Росархив, ВНИИДАД. – М., 2003
5.5.1. Опись дел, документов (архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета; приложения № 7 - 8) состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета (см. п. 6.4.2.), итоговой записи (см. п. 3.5.6), листа-заверителя (приложение № 3) и справочного аппарата к описи.
В справочный аппарат описи дел, документов входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи); указатели.
На титульном листе описи дел, документов помещаются: полное название архива, название и номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов.
Предисловие составляется либо к каждой описи дел, документов, либо общее ко всем описям архивного фонда. В предисловии кратко излагаются история фондообразователя и архивного фонда; аннотация состава и содержания архивных документов (с выделением наиболее типичных групп единиц хранения/единиц учета по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описи. При составлении отдельных предисловий к каждой описи архивного фонда все общие данные по истории фондообразователя и история архивного фонда помещаются в предисловии к первой описи дел, документов.
При необходимости к описи дел, документов составляются общие и специальные указатели.