Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук

Общие требования к описанию архивных документов

5.4.2.1. Заголовок единицы хранения управленческой документации, единицы хранения архивных документов личного происхождения включает: наименование вида архивных документов; автора(ов) архивных документа(ов); адресата(ов) или корреспондента(ов), которым направлены или от которых получены документы; вопрос или предмет, названия события, факта, местности, фамилии и инициалов лица, к которым относится содержание указанных документов; даты событий. В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация: "автор не установлен".

Заголовок единицы учета киновидеодокумента включает авторское название фильма, спецвыпуска, киножурнала или название события, отраженного в кино- или телесюжете, дату производства и/или дату съемки, фамилии и инициалов режиссера и/или оператора съемки.

Заголовок единицы учета фонодокумента включает название и жанр фонодокумента, название, место и дату отраженного события. При отсутствии названия фонодокумента указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и др. Заголовок единицы учета фонодокумента, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает название произведения и его жанр, первую строку текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия и не опубликованное ранее произведение; фамилии и инициалы авторов и/или исполнителей как самого произведения, так и его обработок, переложений, переводов; язык фонодокумента.

Заголовок единицы хранения фотодокумента включает описание изображения или название фотоальбома, слайда, негатива, фамилию и инициалы автора, место и дату съемки.

Открыть текст в отдельном окне

Библиотека подраздела

Подраздел

Правила

Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами утв. Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 21.05.79

3.1.3. Описание кинодокумента в описи дается в виде названия фильма, спецвыпуска, киножурнала, кино-, телесюжета (прил. 6).

В графе "Количество единиц хранения, метраж" количество единиц хранения указывается в числителе, а метраж данной единицы хранения - в знаменателе. В случае объединения в одном рулоне нескольких различных кино-, телесюжетов в этой же графе последовательно указывается метраж каждого кино-, телесюжета.

В графе "Примечания" делается отметка о выбытии единиц хранения, о разделении рулонов, не вошедших в стандартные коробки.

3.1.6. Описание фонодокументов в описи дается в виде заголовков и аннотаций (прил. 9, 10).

Заголовок фонодокумента включает в себя сведения о содержании документа, официальное или авторское название.

Заголовок следует начинать с указания официального или авторского названия, если фонодокумент его имеет. При отсутствии официального или авторского названия заголовок фонодокументу дается в процессе его описания.

Заголовок фонодокумента включает официальное название отраженного в фонодокументе события общественной, политической или культурной жизни; место события (город, село, район, область, республика); дату события в случае ее несовпадения с датой создания фонодокумента; название, жанр фонодокумента. При отсутствии названия вслед за жанром указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и т. д.

Примеры:

- "Образ коммуниста в литературе и искусстве", вечер, посвященный 70-летию создания РСДРП";

- "Наука, техника, изобретения", радиокалендарь";

- "Телепередача, посвященная творчеству советского поэта А.Я.Яшина";

- "Выступление летчика, Героя Советского Союза В.В.Чкалова перед колхозниками-земляками в селе Васильевском Горьковской области".

В целях унификации описания однородных фонодокументов применяются типовые заголовки.

Примеры:

- "Радиорепортаж о военном параде и демонстрации трудящихся в честь 50-летия Великой Октябрьской социалистической революции, г. Москва, Красная площадь, 07.11.67";

- "Телерепортаж о военном параде и демонстрации трудящихся в честь Международного Дня солидарности трудящихся 1 Мая, г. Москва, Красная площадь, 01.05.64".

Заголовок фонодокумента, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает название художественного произведения и его жанр; первую строку текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия и не опубликованное ранее в печати произведение; инициалы и фамилии авторов музыки, обработки, переложения, текста, перевода произведения.

При описании не полностью сохранившихся фонодокументов после заголовка указывается степень его полноты: отрывок (или фрагмент), без начала, без конца и т. д.

Аннотация фонодокумента представляет собой краткое изложение сведений о выступающих или исполнителях, а также о содержании выступлений, если оно не отражено в заголовке.

Аннотация фонодокумента включает инициалы, фамилии и звания исполнителей художественного произведения; тембр голоса исполнителя вокального произведения (бас, баритон, сопрано и др.); название музыкального инструмента, если произведение исполняется одним солистом или несколькими музыкантами; название музыкального коллектива, инициалы, фамилию и звание художественного руководителя и дирижера, а также инициалы, фамилию и звание солиста, если произведение исполняется хором, ансамблем или оркестром; название театра, в постановке которого произведение записано, перечень действующих лиц, инициалов, фамилий и званий исполнителей при описании произведений крупных форм (опер, оперетт, драматических спектаклей и т. д.); названия частей при описании многочастных произведений; первую и последнюю строки, между которыми ставится многоточие, в круглых скобках и кавычках при описании отрывков литературных произведений.

Примеры:

- "Воспоминания бывшего заместителя оперативного отдела Наркомвоенмора, члена Реввоенсовета Республики С.И.Аралова о работе В.И.Ленина по созданию Красной Армии. Об одном из первых заседаний Реввоенсовета в марте 1918 г., о руководстве В.И.Лениным оперативным отделом Наркомвоенмора и беседе с В.И.Лениным о положении на фронтах в марте 1919 г.";

- "Музыка А.Т.Гречанинова, слова Д.Ратгауза. "В полусне", романс.

А.П.Огнивцев, народный артист СССР (бас), М.В.Корольков (фортепьяно)";

- "Музыка С.С.Прокофьева. "Война и мир", опера. Ария Кутузова.

А.Ф.Ведерников, народный артист РСФСР (бас). Образцовый оркестр Военно-Морского Флота. Дирижер Н.Михайлов";

- "Музыка Б.Горбульскиса, слова А.Хургинаса. "Пока Земля вертится", песня (на литовском языке).

Э.Иванаускас в сопровождении оркестра легкой музыки Литовского телевидения и радио под управлением А.Кончюса".

В графе "Номер единицы хранения" описи фонодокументов граммофонной записи указывается арабскими цифрами сторона граммофонного оригинала, грампластинки*1 (прил.9).

_____

*1 Нумерация сторон грампластинки обозначена, как правило, на ее этикетке.

В графе "Количество единиц хранения" описи сведения о количестве единиц хранения проставляются арабскими цифрами против описания каждой единицы хранения (прил. 9, 10).

В графе "Грампластинки" описи фонодокументов граммофонной записи (прил. 9) количество граммофонных пластинок указывается только против описания нечетной (1, 3, 5 и т. д.) стороны грампластинки. Против описания четной (2, 4, 6 и т. д.) стороны пишется слово "спарка" с указанием номера единицы хранения, соответствующего нечетной ее стороне.

Пример.

Номер единицы учета	Номер единицы учета	Индексы, производст- венные	Заголовки и аннотации документов			Количество единиц хранения
		номера				граммофонные оригиналы	грампла- стинки
1	2	3	4	5	6	7	8
34	1	2851	"Прощай, радость", русская парадная песня			2	1
	2	2852	"Соловьем залетным", русская народная песня			2	спарка с N 34-1

Учет фонодокументов фотографической (оптической) и шоринофонной записи дополнительно проводится по метражу, а магнитной записи - по времени звучания.

При описании единицы хранения указывается продолжительность звучания (в секундах и минутах) каждого выступления и художественного произведения, входящего в ее состав. Эти учетные данные вносятся в графу "Метраж, время звучания" (прил. 10).

В графе "Вид, размер, материал носителя записи" описи фонодокументов граммофонной записи (прил. 9) указываются следующие данные: вид граммофонного оригинала римскими цифрами (I, II); размер диаметра граммофонного оригинала; металл, из которого изготовлен или которым покрыт граммофонный оригинал (медь, никель и т. д.).

В графе "Скорость записи" описи фонодокументов магнитной записи указывается скорость движения магнитной ленты во время записи (воспроизведения): 76, 38, 19, 9,4 см/сек*1 (прил. 10).

_____

*1 См. п. 2.1.12.2.

В графе "Примечания" проставляются отметки об объединении, разъединении, выбытии единиц хранения (прил. 9, 10).

3.1.4. Описание фотодокумента в описи дается в виде аннотации (прил. 7).

Аннотация фотодокумента представляет собой краткое изложение сведений о событиях, предметах, лицах, изображенных на фотодокументе.

При составлении аннотаций необходимо руководствоваться следующими правилами:-

в аннотации необходимо указывать название события, явления, фамилии и инициалы всех изображенных на фотодокументе лиц, их общественное или служебное положение, почетные звания и т. п. В отдельных случаях можно не перечислять все данные о широко известных партийных, государственных и общественных деятелях, а указывать сведения, являющиеся определяющими для конкретного фотодокумента.

Примеры: "Председатель Советского комитета защиты мира писатель Н.С.Тихонов на митинге солидарности со странами Азии"; "Писатель Н.С.Тихонов в президиуме II съезда советских писателей";

- аннотацию к портрету следует начинать с инициалов и фамилии лица, а затем указать должность, звание и т. п.

Пример. "К.Е.Котельникова, мастер смены цеха нормально-осветительных ламп Московского электролампового завода, Герой Социалистического Труда, депутат Верховного Совета СССР. (Портрет)";

- при составлении аннотации на фотодокумент, отражающий событие с участием конкретных лиц, берется во внимание основное содержание изображения (событие или лицо).

Примеры:

- "Митинг протеста трудящихся Свердловского района г. Москвы против агрессии США во Вьетнаме; среди присутствующих слева направо: народный артист СССР М.И.Царев, композитор С.И.Туликов, поэт Е.М.Винокуров";

"Выступление поэтессы, члена Комитета Советских женщин Ю.С.Друниной на митинге протеста трудящихся Свердловского района г. Москвы против агрессии США во Вьетнаме";

- перечисление изображенных на фотодокументе лиц проводится в последовательности их размещения слева направо, сверху вниз. При необходимости выделения одного лица из всей группы или при наличии сведений только о нескольких лицах их расположение на фотодокументе указывается следующим образом: "второй слева поэт И.И.Петров", "в центре группы депутат Верховного Совета СССР, генерал-майор И.И.Иванов" и т. п.;

- в аннотацию включаются следующие сведения о месте съемки события: название района, города, села*1. При изменении административно-территориального деления или названия населенного пункта к моменту описания фотодокумента в аннотации указывается название, существовавшее во время съемки.

_____

*1 Название республики, края, области указывается в соответствующей графе описи фотодокументов.

В целях унификации описания однородных фотодокументов применяется составление типовых аннотаций.

Примеры:

- "Председатель Совета Народных Комиссаров РСФСР В.И.Ленин, поэт Демьян Бедный и делегат VIII съезда РКП (б) от Украины Ф.Д.Панфилов (справа) во время работы VIII съезда РКП (б)";

- "Общий вид зала заседания VII сессии Верховного Совета СССР VI созыва в Большом Кремлевском Дворце"; "Демонстрация трудящихся г. Киева на Крещатике в честь празднования 47-й годовщины Великой Октябрьской социалистической революции";

- "Сев озимых на полях колхоза "Ленинский луч" Ржаксинского района";

- "Общий вид строительства Братского лесопромышленного комплекса";

- "Сцена из спектакля "Живой труп" по одноименной драме Л.Н.Толстого в Академическом театре им. Евг.Вахтангова; в ролях: Протасов - народный артист РСФСР Н.О.Гриценко, цыганка Маша - артистка Л.В.Максакова".

В графе "Производственные номера" проставляется номер, присвоенный фотодокументу в ведомственном архиве. Для фотодокументов, поступивших от учреждений или лиц, в фототеках которых нумерация негативов не ведется, эта графа остается свободной.

В графе "Место съемки" указывается название республики, края, области, города.

В графе "Оригинальность, вид основы" оригинальность фотодокумента указывается только в том случае, если вместо негатива-оригинала на хранение принят контратип (дубль-негатив). Указывается вид основы негатива - стекло, пленка. Если вид основы совпадает для всех негативов данного размера (например, негативы нулевого размера только на пленке), то эта графа заполняется один раз, а далее делается прочерк.

В графе "Количество единиц хранения" указывается арабскими цифрами количество негативов, составляющих единицу хранения, ("1 нег."; "панорама из 2-х нег." и т. п.).

Графа "Примечания" используется для сведений о выбытии единиц хранения из государственного архива.

При описании значительного объема фотодокументов (свыше 200 единиц хранения) аннотации могут составляться на группы фотодокументов, объединенных по тематическому, хронологическому или другим признакам. В качестве приложения к описи дается перечень производственных номеров фотодокументов, включенных в опись.

3.1.5. Описание фотоальбома в описи дается в виде названия (прил. 8).

В графе "Названия альбомов" указывается название каждого фотоальбома, взятое с его титульного листа. На титульном листе проставляется номер альбома, его название, крайние даты фотодокументов.

Автор и место съемки на титульном листе и в описи фотоальбомов указываются только в тех случаях, когда все позитивы фотодокументов, включенные в фотоальбом, принадлежат одному автору, относятся к одному городу, области и т. п.

В графу "Количество позитивов" вносятся данные на основании итоговой записи к фотоальбому.

В итоговой записи к фотоальбому, заверяемой ее составителем, указывается общее количество позитивов, входящих в его состав. В пределах каждого фотоальбома порядок расположения позитивов закрепляется внутренней нумерацией слева направо сверху вниз. Порядковый номер проставляется под позитивом; всем позитивам панорамной съемки присваивается один номер и каждому дается буквенное обозначение.

Открыть текст в отдельном окне

К тексту

Методические рекомендации

Описание научно-технической документации на различных носителях информации. М.: ВНИИДАД, 2001
1.2.1. Элементы описания НТД на бумажных, пленочных и магнитных носителях информации при составлении описей.

(...)

Составление заголовка научного/технического документа проводится в соответствии с основными надписями документов, а также дополнительными графами к ним, установленными ГОСТом МГС ЕСКД 2.104-68, ГОСТом МГС ЕСКД 2.004-88, ГОСТом МГС СПДС 21.101-97, ГОСТом МГС СПДС 21.501-93, ГОСТом ЕСТД 3.1103-86, ГОСТом МГС ЕСТД 3.1127-93, ГОСТом МГС ЕСТД 3.1128-93, ГОСТом СПДС 21.103-83, ГОСТом МГС ЕСПД 19.104-78, ГОСТом СИБИД 7.32-91 (ИСО 5966-82).

Основная надпись документа содержит наименование изделия и документа; шифр; обозначение документа согласно классификатору изделий и конструкторских документов; количество листов, Ф.И.О. исполнителей и другие отметки о самом изделии.

Обозначение технического документа, входящее в основную надпись углового штампа, в последующих описаниях документальных комплексов дает возможность определить принадлежность документа к тому или иному комплексу и используется при классификации документов в архивных справочниках.

Проектно-сметная документация обозначается по объектно-марочной системе, когда каждому проектному сооружению присваивается производственный номер, устанавливается обозначение (или маркировка) частей проектами стадий проектирования.

При описании НТД на уровне единицы хранения при составлении описи следует учитывать, что система обозначений научных/технических документов, определяет принадлежность документов к тому или иному промышленному изделию, теме или проекту объекта капитального строительства и формирование документов в деле происходит на основании информации угловых штампов и основных надписей согласно их обозначениям в соответствии со спецификациями и производственными номерами.

Элементами описания НТД при подготовке описей являются: порядковый номер документа в описи, архивный (учетный) номер в организации; производственный индекс (шифр) разработки; заголовок единицы хранения, включающий, кроме наименования единицы хранения (документа или группы документов), обозначения документов в соответствии с принятой в организации системой; стадия или этап разработки; фамилия, имя, отчество автора-разработчика; наименование организации-разработчика, соразработчиков; год окончания разработки; количество листов (всего, графических, фото); примечания (см. приложение 4), где указывается: тип бумажного или иного носителя, подлинность документа, наличие виз, пометы и подписи выдающихся личностей; физико-химическое состояние документа - требует или не требует реставрации.

В составе описательной статьи описи документов на магнитных носителях кроме этого указывается: единица измерения и объем информации (см. приложение 5).

Элементами описания документов на микроформе являются: номер по порядку; инвентарный номер документа, присвоенный в организации; обозначение документа микроформы; число кадров на микроформе; дата изготовления микроформы; вид документа на микроформе (НД, КД, ПД, ТД, картографическая и т.д.); названия тем, проектов.

Элементы описания при составлении описи картографических документов следующие: номер по порядку, заголовок (п. 1.2.), автор, организация-составитель, масштаб, способ воспроизведения, дата, количество листов, размер (см. приложение 7).

Заголовок включает сведения о виде документа, территориальной привязке и тематике, при этом для изданных карт название приводится в неизменном виде,*1 для рукописных карт с громоздкими и архаичными названиями.

_____

*1 Для аннотированных описей эти сведения даются в аннотации.

В зависимости от состава единицы хранения, в описательную статью описи картографических документов вносятся дополнительные сведения.

В случае, если единица хранения сформирована из части картографического документа (листа многолистной карты, тома многотомного атласа и пр.), в описательную статью описи, кроме полного названия документа, вводятся сведения о конкретной его части, образующей данную единицу хранения. Для номенклатурных карт уточняющими данными являются сведения (NN) о номенклатуре листа (или листов). Для неноменклатурных карт такими данными являются номера или названия листов, указанные на картографическом документе. Для многотомных атласов дополнительно указывается номер и (или) название конкретного тома, включенного в данную единицу хранения. Для карт, состоящих из нескольких частей, указывается номер части.

В случае, если единица хранения сформирована из совокупности картографических документов, объединенных по определенному признаку (территории, теме), на такую единицу хранения составляется внутренняя опись. Заголовок описательной статьи включает обобщенные сведения о виде, территориальном охвате и тематике документов; каждый картографический документ описывается отдельно. В заголовке каждого документа приводятся сведения о виде документа, территории и тематике. Если входящие в состав единицы хранения документы объединены общей тематикой, либо одной территорией, то эти сведения приводятся в описательной статье и соответственно включаются в заголовок внутренней описи.

Примечание в описательной статье содержит сведения о сохранности документа, особенностях его оформления, материале (на шелке, на бересте, на пергаменте и т.п.), могут приводиться сведения о способе определения масштаба, установлении даты, авторе и пр.

Открыть текст в отдельном окне

К тексту

Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: Методическое пособие/ Росархив, ВНИИДАД. – М., 2002
1.6. Влияние дифференцированного подхода на составление описательной статьи описи

Наиболее сложным этапом при создании описи является составление описательной статьи, которая является основой описи и ее главным инфо-рмационным элементом. Описательная статья описи — совокупность све-дений о деле, включающая следующие реквизиты (элементы) описания:

1) порядковый номер;

2) делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;

3) заголовок дела и указание на подлинность;

4) способ воспроизведения;

5) степень полноты документов и внешние особенности дела;

6) аннотация документов

(составляется только в том случае, если в деле имеются уникальные документы, документы учреждений-предшественников, документы.

содержащие сведения по личному составу, имеющие значение для вы-полнения социально-правовых, генеалогических и других запросов, до-кументы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска);

7) крайние даты документов в деле (число, месяц, год)

(при подготовке описи при помощи ЭВТ, реквизит разбивается на

два: начальная дата и конечная дата. Начальной датой дела является дата составления самого раннего документа, а конечной — дата составления самого позднего документа. Число и год пишутся арабскими цифрами, название месяца — словами. Год указывается полностью. Например:

3 февраля 2000 г. — 30 декабря 2000 г.);

8) количество листов в деле.

К идентификационным элементам описания относятся 1, 2, 7, 8 элементы описания дела. К интеллектуальным — относятся 3, 4, 5, 6 элементы описания дела.

Данные сведения, включенные в описательную статью описи, составляют такой набор реквизитов, который позволяет судить о составе и содержании дела, найти данное дело среди других (номер по описи), определить количество дел в описи, хронологические рамки документов и

т.д. Состав описательной статьи описи, независимо от информационной значимости фонда, не подлежит изменениям.

Описательные статьи в пределах описи могут быть систематизированы в соответствии с хронологической, структурной, структурно-хронологической, хронологически-структурной, хронологически-функциональ¬ной, функционально-хронологической, хронологически-тематической, те¬матически-хронологической, хронологически-номинальной, номинально-хронологической схемами систематизации.

Хронологически-структурная схема систематизации основывается на группировке дел с учетом хронологии (год, месяц) и далее группировка дел осуществляется по их принадлежности к структурным подразделениям, в деятельности которых они образовались.

Структурно-хронологическая схема предполагает в начале группировку дел по структурным подразделениям, а затем учитывается хронологический признак.

Хронологически-функциональная схема систематизации основывается на выделении хронологического признака, а затем дела группируются в соответствии с функциями фондообразователя.

Таким же образом проводится группировка дел в соответствии с отраслями деятельности фондообразователя; по вопросам, отраженным в содержании документов.

Для дел, сформированных по номинальному признаку, требуется введение дополнительных сведений в заголовок. Повысить информационный уровень заголовков можно за счет их конкретизации путем включения делопроизводственных номеров документов (приказов, постановлений и др.), по возможности, указания направленности деятельности учреждения и т.д. Например:

Приказы и распоряжения Управления жилищного строительства № 12, относящиеся к деятельности треста, за 1969 год.

В том случае, если невозможно дать обобщенную формулировку содержания дела, следует составить указатели к документам и в первоочередном порядке описать такое дело для каталогов.

При описании стенограмм можно усилить информационную полноту заголовка за счет включения в него вопросов повестки дня. При описа¬нии отчетной и плановой документации в заголовок выносят названия разновидностей документов, составляющих дело (перспективные планы, финансовые отчеты и т.д.). Например:

Сводный годовой отчет треста по основной деятельности за 1980 год.

Глухие заголовки «протоколов» можно раскрыть за счет включения следующих сведений: номеров протоколов, дат заседаний, содержания вопросов. Например:

Протоколы №№ 5-10 совещаний у заместителя начальника Главмосстроя по вопросам капитального строительства за 1979 год.

Дополнительные сведения, вносимые в заголовок дела, необходимы для фондов, содержащих многостороннюю, межотраслевую и отраслевую информацию. Для фондов, содержащих информацию по одной теме, применимы более простые приемы описания. Так, в настоящее время в государственных архивах субъектов РФ ведется описание церковных документов, среди которых значительное место занимают метрические книги.

Как известно, существует две разновидности метрических книг: «приходские» и «консисторские». При описании метрических книг следует это учитывать и уточнять в заголовке эти названия, т.к. каждая из разно-видностей несет определенную информацию.

Консисторский экземпляр является списком с приходского и может содержать более полную информацию. Не всегда эти особенности учи-тываются при описании дел в описи. Часто в заголовке указывается только название вида документа — «метрические книги». Например:

На характер заголовка влияют и принципы формирования дела. Так, например, дело, сформированное из документов различных по своим разновидностям, но по одному вопросу за один год или ряд лет, не связанных последовательностью делопроизводства, описывается как «Документы». Например:

Документы о подготовке архивных учреждений области к празднованию 50-летия образования СССР.

Заголовок «Документы» может быть составлен в кратком или расширенном вариантах. При использовании краткого варианта в заголовке не указываются разновидности документов. Когда употребляется расширенный вариант — в скобках указываются несколько разновидностей документов. Например:

Документы (решения ГА У при СМ СССР, планы, информации, тексты и фотодокументы к плакату «Союз нерушимый») о подготовке архивных учреждений области к празднованию 50-летия образования СССР.

Если дело сформировано из документов по одному вопросу, в пределах одного года и связанных последовательностью делопроизводства, то оно описывается как «Дело...». Например:

Дело об отказе Ивановой Пелагее в освобождении её от крепостной зависимости помещика Енгалычева А.И.

В состав судебных дел входят такие документы, как приговор, определение, постановление. В тех случаях, когда обвиняемых несколько, указываются фамилии, имя, отчество первых трех лиц или трех лиц по наиболее важным обвинениям. Например:

Дело по обвинению Богданова И.Я., Валъкова СИ., Шестопалова И. П. и др.

Другим видом документа, считающимся трудным для описания, является переписка. Необходимо помнить, что не все документы, относящиеся к переписке, имеют равноценное значение, поэтому менее значимые документы не принимаются во внимание при описании. Например:

Переписка с Мценской мещанской управой о представлении сведений о рождении и крещении граждан г. Мценска за 1878 г. (Имеются сведения о возрасте граждан).

Важнейшими видами в составе организационно-распорядительной документации являются указы, постановления, распоряжения, решения, приказы, уставы инструкции, докладные записки, протоколы и др. Ин-формация, содержащаяся в этих видах документов, важна для раскрытия функций, задач фондообразователя.

Для дел, сформированных по номинальному признаку, требуется введение дополнительных сведений в заголовок. Повысить информационный уровень заголовков можно за счет их конкретизации путем включения делопроизводственных номеров документов (приказов, постановлений и др.), по возможности, указания направленности деятельности учреждения и т.д. Например:

Приказы и распоряжения Управления жилищного строительства № 12, относящиеся к деятельности треста, за 1969 год.

В том случае, если невозможно дать обобщенную формулировку содержания дела, следует составить указатели к документам и в первоочередном порядке описать такое дело для каталогов.

При описании стенограмм можно усилить информационную полноту заголовка за счет включения в него вопросов повестки дня. При описании отчетной и плановой документации в заголовок выносят названия разновидностей документов, составляющих дело (перспективные планы, финансовые отчеты и т.д.). Например:

Сводный годовой отчет треста по основной деятельности за 1980 год.

Глухие заголовки «протоколов» можно раскрыть за счет включения следующих сведений: номеров протоколов, дат заседаний, содержания вопросов. Например:

Протоколы №№ 5-10 совещаний у заместителя начальника Главмосстроя по вопросам капитального строительства за 1979 год.

Дополнительные сведения, вносимые в заголовок дела, необходимы для фондов, содержащих многостороннюю, межотраслевую и отраслевую информацию. Для фондов, содержащих информацию по одной теме, применимы более простые приемы описания. Так, в настоящее время в государственных архивах субъектов РФ ведется описание церковных документов, среди которых значительное место занимают метрические книги.

Как известно, существует две разновидности метрических книг: «приходские» и «консисторские». При описании метрических книг следует это учитывать и уточнять в заголовке эти названия, т.к. каждая из разновидностей несет определенную информацию.

Консисторский экземпляр является списком с приходского и может содержать более полную информацию. Не всегда эти особенности учитываются при описании дел в описи. Часто в заголовке указывается только название вида документа — «метрические книги». Например:

Метрическая книга Михайло-Архангелъской церкви с. Анахино Мценского уезда за 1886 г. консисторский экз.

При этом следует иметь в виду, что до середины XIX в. регистрация велась в одной «общей метрической книге», включавшей записи рождений, браков и смертей. С середины XIX в. было введено раздельное ведение метрических книг по трем частям, что должно найти отражение в их описании. Например:

Метрическая книга о бракосочетавшихся Николаевской церкви с. Старцево Орловского уезда за 1912 г.

Методика создания заголовков дел в описях фондов личного происхождения и коллекций деятелей литературы и искусства в данных рекомендациях не рассматривается, так как она полно представлена в разработке РГАЛИ (См. «Методические рекомендации по работе с документами личного происхождения (литература и искусство)». ГАУ при СМ СССР. ЦГАЛИ. М., 1990).

В практике архивов, наряду с традиционной описью существуют так называемые описи-указатели, которые представляют собой поисковые справочники.

Классификационные схемы описей-указателей могут быть разными — от предметно-тематической до структурной, в зависимости от особенностей документов, целей и задач, стоящих перед составителями.

Целью составления описи-указателя обычно является максимальное облегчение поиска необходимой информации.

Описи-указатели не имеют порядковых номеров дел, групповые заголовки снабжены старыми шифрами. Дела при составлении такой описи не перешифровываются. В связи с этим, в архиве должны сохраняться ранее созданные описи, которые выполняют учетные функции. При переработке составляется переводная таблица шифров дел.

Опись-указатель имеет и свои отрицательные стороны, так как она не может служить учетным документом, в связи с тем, что в ней отсутствуют порядковые номера, а заголовки дел суммарные. Вместе с тем, она обладает и многими положительными качествами. Так, опись-указатель может быть составлена к целому комплексу фондов учреждений, близких по характеру выполняемых функций, или учреждений-предшественников. Например: 1918 г.

Декреты ВЦИК по продовольственным вопросам, ф. 1943, on. 1, д. 2, 3, 4 on. 2, д. 1066

Приказы Наркомпрода за 1918 г. ф. 1943, on. 1, д... ; ф. 1947, on. 1, д

В данном случае использовался метод группового описания дел.

Открыть текст в отдельном окне
Составление архивных описей: Методические рекомендации/ Росархив, ВНИИДАД. – М., 2003
2.2. Методика составления заголовка единицы хранения как основного элемента описания

Основным элементом описания единицы хранения является заголовок единицы хранения. При всем разнообразии видов и разновидностей документов состав элементов заголовков единиц хранения должен быть регламентирован и унифицирован, описание документов должно быть строго упорядоченным.

Так, заголовок единицы хранения управленческой документации должен включать наименование вида единицы хранения или вида (разновидности) документов; название учреждения, должность и/или фамилию и инициалы лица, которым составлены документы (автор); если автор неизвестен, допустимо замечание: «автор не установлен»; название учреждения, должность и/или фамилию и инициалы лица, которому адресованы или от которого получены документы (адресат, корреспондент); вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которым относится содержание документов единицы хранения; местонахождение автора, адресата или корреспондента документов; даты документов единицы хранения и указанных в них событий.

Вид единицы хранения (дело, переписка, документы, альбом, журнал, реестр, книга) или вид (разновидность) документов (протоколы, приказы, постановления, доклады, отчеты, акты, письма, записные книжки, воспоминания, статья, роман, опера и др.), характеризующие состав единицы хранения, указываются в начале заголовка.

Если единица хранения состоит из различных пo виду документов, связанных единством содержания и последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу (делу), при составлении заголовка употребляется понятие «дело». Например:

Дело о финансировании строительства здания драматического театра. 1935-1937 гг.

Чаще это понятие применяется при описании следственных, судебных, личных дел, а также дел, в которых объединены документы нескольких видов (протокольно-распорядительная, справочно-информационная, планово-финансовая и др. документация), отражающие деятельность учреждения. Например:

Дело по иску Макаровой Л.И. к Макарову Г.Е. о взыскании алиментов Личное дело. Сверчков Иван Петрович

Дело о работе Пензенской областной организации общества «Знание» (протоколы заседаний, решения, отчеты правления, финансовая документация и др.) за 1980 г.

Понятие «Переписка» относится к письмам, отношениям, предписаниям, докладным запискам учреждений-фондообразователей или к письмам лиц-фондообразователей, направленным другим учреждениям и лицам и полученным от них. Например:

Переписка Министерства культуры РСФСР с областными управлениями культуры о работе местных отделений Всероссийского общества охраны памятников истории и культуры за 1990 г.

Переписка генерал-губернатора Западной Сибири кн. Горчакова П.Д. с Министерством государственных имуществ о недостатках в деятельности учреждений губернии за 1878 г.

Переписка заместителя наркома просвещения РСФСР Крупской Н.К. с работниками народного образования по вопросам политехнизации школы за 1922 г.

Понятие «документы» применяется при описании единиц хранения, в которых объединены документы нескольких видов по одному вопросу (протоколы, планы, сметы, докладные записки, заключения), отражающие деятельность учреждения, но не связанные последовательностью делопроизводства. В фондах личного происхождения это понятие употребляется для описания разнородных по виду документов, относящихся к одному лицу. В заголовках к таким единицам хранения указываются основные виды документов. Например:

Документы о получении и расходовании ассигнованных средств Тверской губернской чертежной в 1875 г. (циркуляры Министерства юстиции, отчеты, ведомости и др.).

Документы о работе Серафимовича А.С. в Союзе писателей СССР (членский билет писателя, записи выступления Серафимовича АС. на совещании писателей, проект устава Союза и др.).

Понятие «альбом» в фондах личного происхождения используется для описания единиц хранения, содержащих различные по видовому составу документы: стихи, записи, письма, рисунки, фотографии разных яиц и др. Например:

Альбом Голицыных С.А., В.Н. и А.В. с письмами к ним и другим лицам писателей, художников, композиторов, государственных деятелей, официальными и др. документами.

В заголовках используются такие названия видов единиц хранения, как «журнал», «реестр», «книга». Например:

Журнал регистрации лиц, занятых предпринимательской деятельностью без права юридического лица.

Реестр для регистрации нотариальных действий.

Книга учета членов колхоза и их семей.

Земельная шнуровая книга.

При составлении заголовков единиц хранения с организационно-распорядительной документацией, состоящих из разнообразных по видовому составу документов, следует соблюдать следующие правила:

Приказы, постановления, протоколы описываются с проставлением их крайних номеров. Например:

Приказы №№ 1—95 директора института по основной деятельности за 1980 г. Подлинники.

В заголовках дел, содержащих плановую и отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например.

Отчеты отделов института о научно-исследовательской работе за 1987 г.

Если в деле от 1 до 3-х видов документов, то заголовок следует начинать с перечисления видов документов. Например:

Наказы избирателей, планы мероприятий и информационные справки об их выполнении.

Если в единице хранения более 3-х видов документов, то в заголовке следует дать обобщенное понятие «документы», а в конце заголовка в скобках перечислить основные (не более 4-5) разновидности документов. Например:

Документы о работе комиссии по выборам в поселковый Совет народных депутатов (протоколы заседаний, решения, доклады комиссии, анализы, информационные справки, аналитические обзоры).

Заголовки единиц хранения, содержащих статистические отчеты, составляются с указанием номеров форм статистической отчетности. Например:

Статистический отчет по труду за 1985 г. (ф. № 1-т). Статистические отчеты планового управления по всем направлениям деятельности комбината за 1973 г. (формы №№ 1-т, 8, 9, 9-ср, 1-к).

Содержание этих отчетов необходимо раскрыть в предисловии к описи.

Если единица хранения состоит из нескольких томов (частей), всем томам (частям) дается общий заголовок, а затем (при необходимости) уточняется содержание каждого тома (части) в отдельности. Например:

Статистические сведения о развитии экономики РСФСР в 1981 г.

Том I. Промышленность.

Статистические сведения о развитии экономики РСФСР в 1981 г.

Том IV (последний). Сельское хозяйство.

Вслед за указанием вида единицы хранения или видов (разновидностей) содержащихся в ней документов должны быть обозначены авторы документов: учреждение, должность и/или фамилия и инициалы лица, которым составлены документы. Например:

Отчеты председателей профсоюзов учреждений культуры об организации летнего отдыха детей в 1985 г.

Доклады и выступления наркома просвещения РСФСР Луначарского А.В. на собраниях в партийных организациях. 1921 г.

Далее в заголовках единицы хранения должен быть обозначен адресат — учреждение, должность и/или фамилия и инициалы лица, которому адресованы документы. Например:

Донесения Московского генерал-губернатора Дубасова Ф.В. министру внутренних дел Дурново ПН. о волнениях на заводах и фабриках Москвы в октябре-ноябре 1905 г.

Письма издательства «Детская литература» Чуковскому К.-И. об издании его произведений.

После обозначения вида единицы хранения и (или) видов (разновидностей) содержащихся в ней документов, их автора (авторов) указывается корреспондент — название учреждения, должность и (или) фамилия и инициалы лица, от которого получены документы.

Корреспондент указывается в форме официального названия учреждения или фамилии, должности, звания, профессии отдельного лица. Например:

Переписка Министерства сельского хозяйства с академиком Лысенко Т.Д. о проводимых им экспериментах.

Если переписка велась с однородными корреспондентами, в заголовке единицы хранения указывается общее видовое название корреспондентов. Например:

Переписка губернского продовольственного комитета (Губпродкома) с местными продовольственными комитетами о ходе выполнения продовольственной разверстки в 1921 г.

Важной частью заголовка является изложение вопроса, предмета, события, факта.

При составлении заголовка необходимо обеспечить полное соответствие информации, заключенной в нем (вторичной информации), действительному содержанию информации документов описываемой единицы хранения (первичной информации). Смысловое содержание документов единицы хранения, отражаемое в заголовке, следует излагать кратко, четко, в обобщенной форме, не допуская при этом утраты конкретных характеристик описываемых объектов; перечисление названий отдельных документов в заголовке не допускается. Выявлению содержания документов и составлению заголовков управленческой документации помогает изучение основных функций и направлений работы учреждений-фондообразователей. Содержание документов должно быть передано в заголовке современным языком, без вводных слов и сложных синтаксических оборотов; следует сохранять отдельные термины, а также наименования учреждений, административно-территориальных единиц и географических названий, характерные для определенных исторических периодов и выражающие их особенности. Не допустимо употребление в заголовке неконкретных, не раскрывающих содержание документов формулировок, таких, например, как «разная переписка», «общая переписка», «бумаги к руководству» и т.д. При составлении заголовка специфические термины, титулы, чины, звания, соответствующие разным историческим периодам, должны применяться без каких-либо изменений, в том числе — без их модернизации, с исключением слов, являющихся выражением особого почитания (величество, высочество, превосходительство, святейшество и т.п.).

Местонахождение автора, адресата или корреспондента документов (названия населенных пунктов, географических объектов, административно-территориальных единиц) также вносится в заголовок единицы хранения.

В состав заголовка единицы хранения в некоторых случаях вносятся даты содержащихся в ней документов. Даты, к которым относятся изложенные в документах события, вносятся в заголовок, если точная датировка отражает исторические связи между событиями и фактами и необходима для понимания конкретного содержания документов. Например:

Телеграммы Реввоенсовета Южного фронта в РВСР о ходе военных операций в 1920 г Подлинники (типографская лента); машкопии.

Записки, информации, справки Экономического отдела ЦК КПСС, министерств Союза ССР о реализации предложений участников Апрельского (1985 г.) пленума ЦК КПСС. Подлинники; текст — машинопись.

Если единица хранения состоит из одного документа, то в заголовке, помимо вида, автора, адресата, содержания документа, указывается его дата.

Сообщение начальника Николаевской железной дороги Петрина П.З. в Министерство путей сообщения о крушении товарного состава 25 января 1890 г. Подлинник

В заголовок единицы хранения, имеющей приложения, выносятся их даты, не совпадающие с датами основных документов, указанных в крайних датах. Например:

Протоколы заседаний областного Совета депутатов трудящихся №№ 1—6 (январь-март 1970 г.) с приложением информации о работе промышленных предприятий области по 2-м полугодии 1969 г.

2.3. Применение дифференцированного подхода к составлению заголовка

Заголовок единицы хранения составляется на основе дифференцированного подхода, являющегося основным, универсальным методом преобразования первичной документной информации на всех этапах ее переработки.

Дифференцированный подход к составлению заголовка означает учет различий в информативности документов единиц хранения, дифференциацию их описания, которая позволяет отразить состав и содержание единиц хранения с различной степенью детализации и глубины. Практическое осуществление дифференцированного подхода к составлению заголовков единиц хранения заключается в применении различной методики описания документов.

К единицам хранения фондов организаций, содержащим многостороннюю, межотраслевую информацию, и единицам хранения фондов личного происхождения, состоящим из особо ценных или уникальных документов, составляются заголовки, которые должны всесторонне обозначить содержание единиц хранения, обеспечить быстроту, точность и полноту многоаспектного поиска информации. В заголовках к этим документам добавляются такие дополнительные элементы описания, как указание на подлинность/копийность, способ воспроизведения и др. Например:

Записки Экономического отдела ЦК КПСС и информации ЦК компартий союзных республик, крайкомов, обкомов КПСС, Главного политического управления Советской Армии и Военно-Морского флота о ходе выполнения постановления ЦК КПСС от 17 августа 1985 г. «Об обсуждении, пропаганде и разъяснении проектов новой редакции Программы КПСС, изменений в Уставе партии и «Основных направлений экономического и социального развития СССР на 1986-1990 гг. и на период до 2000 года». Подлинники; текст —машинопись.

Резолюция Жданова А.А. (содержание резолюции излагается) на докладной записке Отдела агитации и пропаганды Ленинградского горкома ВКП(б) «О борьбе с консервативным направлением в биологической науке в Ленинградском Государственном университете», с приложением проекта постановления Секретариата ГК ВКП(б) по тому же вопросу. Резолюция: (лл.) — автограф, подпись (лл.) — факсимиле. Докладная записка и проект постановления — подлинники; текст —машинопись.

К единицам хранения фондов организаций, обладающим меньшей информативностью, представляющим информацию, ограниченную одним направлением деятельности общества или отдельной отраслью этого направления, и единицам хранения фондов личного происхождения, в составе которых имеются особо ценные документы, заголовки составляются более простыми по структуре и содержанию, при описании наряду с обязательными могут использоваться дополнительные элементы. Например:

Справки, отчеты, докладные записки Министерства совхозов СССР по вопросам освоения целинных и залежных земель в 1954-1955 гг. Подлинники, копии, текст — машинопись.

Переписка Литвинова М.М. с советскими государственными деятелями, учеными, артистами и отдельными гражданами (Бонч-Бруевичем В.Д., академиками Варгой Е.С. и Майским И.М., Коллонтай A.M., Качаловым В.И., Станиславским КС, Тарасовой А.К. и др.) по вопросам общественной и частной жизни. Подлинники; автографы и машинопись.

К единицам хранения фондов организаций, содержащим информацию по одной теме или имеющую характер дополнения к фондам, содержащим многостороннюю информацию, и единицам хранения фондов личного происхождения, не содержащим особо ценных документов или содержащим единичные особо ценные документы, составляются простые

заголовки, способные обеспечить информационные запросы, при описании используются обязательные элементы. Например:

Статьи, заметки, фельетоны, направленные в редакцию районной газеты «Металлург». Подлинники; копии.

Экономический анализ производственной деятельности Алтайского горно-обогатительного комбината Министерства цветной металлургии Российской Федерации за 1995 г. Подлинник.

Лекции профессора Ястребова А.К., прочитанные им в Иркутском государственном университете в 1925-1930 гг. Подлинники; копии.

Для единиц хранения, содержащих однородные документы или представляющих однородные учреждения, целесообразно составление типовых заголовков.

Описание документов отдельных частей фонда, имеющих самостоятельные описи, в зависимости от информационной значимости документов, также осуществляется дифференцированно.

2.4. Требования к методике составления заголовка. Пути повышения его информативности

в условиях функционирования ААТ

Требования к методике составления заголовка базируются на основополагающих принципах теории описания. В архивоведении ведущим принципом теории описания является критерий историзма, который требует подхода к ретроспективной информации как к явлению, закономерно возникшему в определенной обстановке. Он предполагает правильное применение в заголовке единицы хранения понятий и терминологии исторической науки, терминов той или иной эпохи, блокирование тенденциозных характеристик и выражений. Он не допускает модернизации, искажающей объективный смысл документов, сохраняет термины, имевшие реальное историческое значение в соответствующей исторической обстановке.

Критерий достоверности раскрытия в заголовке состава и основного смыслового содержания единицы хранения предполагает достоверность описания на уровне внешней критики документов, которая представлена следующими свидетельствами: в данной единице хранения действительно имеются документы определенного происхождения, состава, содержания и т.п., отвечающие характеристикам описательной статьи.

При составлении заголовка единицы хранения должен учитываться один из частных принципов архивоведческой теории описания — конкретность архивного описания, которая заложена в самое существо описательных работ и вытекает из принципа историзма. В заголовке воспроизводятся названия учреждений и других социальных институтов, особенности времени, места, социальной среды, правовых отношений, географических наименований и т.д., существовавших в то время, когда создавались документы.

При составлении заголовка единицы хранения необходимо учитывать также критерий адекватности, который в теории описания выступает как общенаучный критерий истинности и применительно к архивному описанию имеет свою специфику: адекватность как соответствие реальной действительности в архивном описании приложима не к действительности, а к первичной информации об объектах, явлениях и фактах, зафиксированных в архивных документах. Адекватность в архивном описании означает соответствие вторичной информации, в данном случае — заголовка единицы хранения, первичной информации, содержащейся в описываемом объекте (документах единицы хранения).

Критерии необходимости и достаточности также следует учитывать при составлении заголовка единицы хранения. При этом под необходимостью понимается минимальный объем информации (минимальное количество элементов описания), без которого не может быть создана адекватная информационная модель описываемого объекта; под достаточностью понимается такой объем информации (такое количество элементов описания), превышение которого привнесет в создаваемую информационную модель искажения: избыточную, несущественную, дублетную информацию и др. При конкретном решении вопросов о структуре заголовка и элементах описания, используемых в нем, следует соотносить объем сведений с критериями необходимости и достаточности.

При составлении заголовка единицы хранения следует руководствоваться описательным методом, занимающим в теории описания главное место среди других методов. Описательный метод архивоведения существует в нескольких формах, из которых самая главная форма — метод информационного анализа и синтеза. Этот метод лежит в основе составления заголовка. Он заключается в расчленении ретроспективной документной информации на составные части и в последующем сжатии их в обобщающую характеристику. Являясь важнейшей частью описания, аналитико-синтетическая переработка первичной документной информации включает последовательно два этапа: первый — информационный анализ текста документов (комплекса документов), второй — свертывание документной информации. Пока содержание текстов документов единицы хранения не изучено, оно, как правило, не понято и не оценено, т.к. невозможно адекватно изложить при описании (составлении заголовка) (во вторичной информации) содержание первичной информации, не проанализировав его. Анализ и синтез как взаимосвязанные стороны изучения и оценки содержания документа (ов) единицы (единиц) хранения неотделимы друг от друга. Информационный анализ представляет собой изучение документа (комплекса документов) посредством расчленения текста на составные части для их раздельного изучения и оценки с целью отбора наиболее существенных элементов для включения их в заголовок единицы хранения.

Свертывание информации при составлении заголовка единицы хранения заключается в уменьшении исходного объема первичной документной информации при сохранении наиболее существенных элементов содержания, выявленных в процессе информационного анализа, для представления содержания документов в заголовке единицы хранения. Это ведет к использованию в заголовке обобщающих понятий, универсальных слов, стандартных словосочетаний. Лексические штампы снижают информативность заголовков и повышают уровень поисковых потерь, поэтому следует их избегать.

С другой стороны, сжатие исходного объема первичной информации, осуществляемое в ходе архивного описания, неизбежно ведет к потере ее части, поэтому уплотнение информации должно иметь разумный предел, несоблюдение которого может привести к обессмысливанию описания, потере информативности описательной статьи, когда она перестанет раскрывать состав и содержание исходного объема первичной информации. При этом краткость описания понимается как наиболее возможная, предельная для описания единицы хранения степень обобщения.

Повышение информативности заголовков единицы хранения может осуществляться с помощью внедрения структурированного распространенного (подробного) описания, которое в условиях функционирования автоматизированных архивных технологий может найти широкое распространение. Новые информационные технологии позволяют вводить наряду с минимальным числом признаков, характеризующих какое-либо явление, какой-либо объект и т.п. (в архивоведении эти признаки объединены в элементах заголовка единицы хранения), любое число дополнительных признаков, слов-признаков, характеризующих состав и содержание документов, что (для архивоведения) означает возможность создания развернутых характеристик документов единиц хранения, т.е. распространенных заголовков, которые можно определить как структурированные заголовки.

Структурированный заголовок представляет собой совокупность подзаголовков единицы хранения, более подробно раскрывающих состав и содержание ее документов путем структурирования информации по основным группам в предметно-аспектном разрезе.

Структурированные заголовки целесообразно создавать для единиц хранения, сформированных по номинальному признаку (постановлений, распоряжений» приказов, протоколов, стенограмм), содержание которых скрыто в так называемых «глухих» заголовках, а также для единиц хранения, содержащих разнообразные документы, содержание которых в заголовках отражается недостаточно (отчетов, обзоров, докладов, справок, докладных записок). Структурированные заголовки могут быть также использованы при описании единиц хранения, содержащих «Переписку».

Вслед за кратким заголовком, составление которого требуют «Основные правила работы государственных архивов», вводятся подзаголовки, которые более подробно раскрывают содержание единиц хранения, структурируя его в предметно-аспектном разрезе по основным группам информации. Совокупность подзаголовков передаст информацию о составе и содержании документов единицы хранения более глубоко, детализировано. Например, в описи на документы Министерства угольной промышленности СССР за 1972 г. содержание единицы хранения, имеющей заголовок: Поручения Совета Министров СССР по капитальному строительству, проектно-изыскательским работам и материалы к поручениям (показатели плана, перечни объектов и др.), раскрывается в следующих подзаголовках:

Уточненные показатели плана капитального строительства на 1972 г.; лл. 8-10.

О строительстве очистных сооружений в г. Ленинск-Кузнецком, Кемеровской области; лл. 11—12.

О вводе в эксплуатацию гидроэлектростанции на шахте им. В.И. Ленина в г. Ткварчели; лл. 13 и т.д.

Подобных подзаголовков, в совокупности составляющих структурированный заголовок, можно вводить столько, сколько необходимо для полного отражения основного предметно-вопросного содержания документов единицы хранения.

Таким образом, введение структурированного заголовка единицы хранения в архивной описи, позволит значительно увеличить информативность описей, усилить их значение в качестве базового архивного справочника, одновременно оставив без изменения роль и значение описи как учетного документа.

2.5. Методика составления структурированного заголовка Методика составления структурированного заголовка единицы хранения должна быть ориентирована на описание документов как в традиционной описи, так и в описи в электронном формате. Это означает, что составление структурированного заголовка должно быть унифицировано, т.е. он должен иметь определенный набор элементов описания. Кроме того, должно быть регламентировано описание каждого вида (разновидности) документа с учетом его специфики.

Перед составлением структурированного заголовка необходимо проанализировать содержание документов для определения тем, вопросов, предметов содержания, выделив из них наиболее важные и проведя структурирование их по группам. В ходе анализа устанавливается номинальный признак документа, его автор, дата, административно-территориальная принадлежность. Каждая группа получает заголовок, состоящий из определенного набора элементов описания, различающихся в разных видах документов.

Если расчленение содержания единицы хранения по тематике или предметам невозможно, структурированный заголовок составляется из перечисления наиболее важных вопросов содержания.

Такие виды документов, как постановления, распоряжения, приказы — высоко информативны. Эти документы отражают важные направления деятельности фондообразователей, поэтому они требуют более подробного описания с выделением наиболее значимых документов в отдельные группы.

Эти документы, как правило, имеют наименования, в которых обозначаются основные вопросы содержания. Просмотр текста этих документов должен подтвердить не только правильность формулировки наименования документов, но и полноту поставленных в нем вопросов. Если указанные документы имеют приложения, их следует подвергнуть такому же анализу, отразив в соответствующем пункте подзаголовка содержащуюся в приложениях информацию.

В состав структурированного заголовка, раскрывающего содержание постановлений, распоряжений, приказов, могут входить следующие элементы описания: название подзаголовка (указание вида документов и их тем); автор постановления, распоряжения, приказа (наименование структурного подразделения); номер постановления, распоряжения, приказа; дата постановления, распоряжения, приказа (число, месяц, год); вопрос, предмет содержания постановления, распоряжения, приказа; номера листов единицы хранения.

При необходимости в состав заголовка могут войти такие элементы описания: место издания; сеть учреждений, на которую распространяется постановление, распоряжение, приказ. Например:

Краткий заголовок:

Постановления, распоряжения Министерства культуры СССР №№ 1-90 за 1970 г.

Структурированный заголовок:

Постановления, распоряжения Министерства культуры СССР №№ 1-90 за 1970 г.

Музеи:

Постановление М 5 от 15 февраля 1970 г. об обеспечении сохранности собраний и коллекций государственных музеев, в т.ч. Государственного Эрмитажа, Государственного Русского музея, Государственной Третьяковской галереи, Государственного музея изобразительных искусств им. А. С. Пушкина; л. 7.

Распоряжение М 15 от 15 апреля 1970 г. о выставочной деятельности музеев г. Владимир и г. Суздаль; л. 20.

Библиотеки:

Постановление М 20 от 15 мая 1970 г. об обеспечении сохранности книжных фондов и коллекций государственных библиотек, в т.ч. Государственной библиотеки им. В.И. Ленина; л. 50.

Распоряжение № 40 от 1 августа 1970 г. о финансировании городских и районных библиотек РСФСР Приложения: справки, информации местных учреждений культуры о состоянии библиотек; лл. 90-110.

В состав структурированного заголовка, раскрывающего содержание протоколов с последовательной записью хода обсуждения вопросов повестки дня, могут входить следующие элементы (реквизиты) описания: название подзаголовка (указание вида документов и их тем); автор (учреждение, к которому относится протокол); номер и пункт протокола; дата (число, месяц, год); вопрос, предмет содержания наиболее существенных пунктов повестки дня, номера листов единиц хранения. Например:

Краткий заголовок:

Протоколы заседаний бюро Краснопресненского РК КПСС ММ 1—20 за 1969 г. Подлинники.

Структурированный заголовок:

Протоколы заседаний бюро Краснопресненского РК КПСС ММ 1-20 за 1969 г. Подлинники.

Организационно-партийная работа:

Протокол № 5 заседания от 5 мая 1969 г., п. 1, О проведении мероприятий по урегулированию роста и состава рядов КПСС; лл. 2—10.

Протокол М 18 заседания от 15 ноября 1969 г., п. 2, О подготовке к проверке и обмену партийных документов; лл. 5—9.

Идеологическая работа:

Протокол М 12 заседания от 30 сентября 1969 г., п. 3. О работе лекторской группы РК КПСС в 1968-1969 учебному году; лл. 10-15.

Протокол JV? 75 заседания от 18 ноября 1969 г., п. 4. О работе кабинетов партийного просвещения научно-исследовательских институтов района; лл. 20-23.

Если в протоколе содержатся записи выступлений, сообщений присутствовавших на них лиц, то в соответствующем месте подзаголовка называются фамилии, инициалы, должности, звания выступавших. При наличии в выступлениях нескольких вопросов, заслуживающих самостоятельного обозначения, их указывают в подзаголовке.

При составлении структурированного заголовка к стенограмме заседаний съездов, конференций, совещаний и т.д. следует иметь в виду, что обсуждавшиеся на заседаниях конкретного органа вопросы, как правило, невозможно объединить по тематике, предмету. Поэтому в структурированном заголовке к стенограмме могут быть выделены наиболее важные вопросы повестки дня. Например:

Краткий заголовок:

Стенограмма заседаний конференции работников здравоохранения

РСФСР 20-23 февраля 1979 г.

Структурированный заголовок:

Стенограмма заседаний конференции работников здравоохранения

РСФСР 20-23 февраля 1979 г.

Борьба с инфекционными заболеваниями; лл. 4—24.

Повышение положения и уровня заработной платы среднего медицинского персонала; лл. 25-40.

Улучшение работы скорой медицинской помощи; лл. 41—60.

В соответствующих пунктах структурированного заголовка указываются фамилии, инициалы, должности, звания выступавших на заседаниях и темы, вопросы их выступлений.

С помощью структурированных заголовков можно более полно раскрыть содержание таких видов документов, как отчеты, обзоры, доклады, справки, докладные записки. Информация этих документов, как правило, политематична. Поэтому перед составлением структурированного заголовка необходимо провести информационный анализ этих документов, вычленив основные темы, вопросы, предметы содержания. Например:

Краткий заголовок:

Доклад начальника инспекции по организации волостных земельно-

водных комитетов в Туркестане Белоусова Д.Б о деятельности комиссара земледелия и водопользования Туркестанского края Каримова А.С.

Анализ доклада показал, что кроме вопроса, обозначенного в названии доклада, в нем имеется информация о ликвидации переселенческих управлений, о саботаже служащих этих управлений. Таким образом, в структурированном заголовке можно обозначить содержание доклада в предметно-вопросном аспекте:

Организация волостных земельно-водных комитетов в Туркестане. Саботаж служащих переселенческих управлений.

Ликвидация переселенческих управлений.

Открыть текст в отдельном окне
Методические рекомендации по работе с документами личного происхождения (литература и искусство). – М., 1990.
Рукописи

Рукописи формируются в единицы хранения по авторскому признаку. К рукописи каждого произведения присоединяются все его черновики и варианты.

При наличии в единице хранения нескольких произведений и вариантов каждый из них заключается во внутреннюю обложку.

Рукописи большого формата (гранки и т.п.) выделяются в самостоятельную единицу хранения.

При значительном количестве рукописей малого жанра они объединяются по тематическому или хронологическому признаку.

Например: В.С. Боровец. Стихотворения. 1963-1994 гг. Автограф. Рукопись

Если произведение значительно по объему, то оно может составлять самостоятельную единицу хранения или несколько единиц хранения по главам, частям и т.п.

Например: 1. Н.С. Устинович «Золотое поле». Очерки сельской жизни. Часть 1. Машинопись

2. Н.С. Устинович «Золотое поле». Очерки сельской жизни. Часть 2. Машинопись

При описании материалов лиц, известных в литературе под псевдонимами, в заголовке указывается псевдоним, настоящая фамилия фондообразователя приводится только в названии фонда в круглых скобках.

При описании документов священнослужителей указываются их имя и сан, а в скобках настоящие фамилия, имя, отчество.

При описании единиц хранения, содержащих рецензии, указываются фамилия автора, заглавие рецензии и жанр, если заглавие рецензии отсутствует - фамилия автора, затем жанр, автор и заглавие рецензируемой работы.

Например: В.С. Боровец. Рецензия на рукопись А. Дерегиева «Не поле перейти»

В заголовках единиц хранения, содержащих сборники, составленные авторами или редакторами из различных произведений, указываются фамилия автора или редактора и название сборника, при описании собрания сочинений - том и издательство.

Например: 1. «Соломенные полдни». Сборник стихов, посвященных 260-летию с. Дзержинского и 70-летию Дзержинского района. /стихи В.С. Боровца на стр. 111-117/. – Красноярск, изд. «Горница»

2. Н. Лисовский. Сибирский художник Д.И. Каратанов. – Красноярск, 1974

В заголовках единиц хранения, содержащих лекции, выступления, доклады, их планы и тезисы, указываются автор, название, жанр, место выступления, если оно известно. Если нет названия, раскрывается содержание.

Например: 1. А.В. Гуревич. «Фольклор народов Восточной Сибири». Стенограмма лекций

2. Н.Ф. Татарчук. «О мерах по обеспечению колхозов и совхозов края постоянными механизаторскими кадрами и улучшения использования машинотракторного парка»». Доклад на I сессии Красноярского краевого Совета депутатов

3. М.Б. Шейнфельд. «Борьба Советов Енисейской губернии за союз рабочего класса и трудящегося крестьянства в первый период Советской власти в Сибири (ноябрь 1917-июнь 1918гг.)». Кандидатская диссертация

4. Н.С.Устинович. Черновики выступления на собрании Красноярского отделения Союза Советских писателей

В заголовках единиц хранения, содержащих записные книжки, тетради и блокноты с записями, должно быть раскрыто их содержание. Способ воспроизведения не указывается.

Например: 1. А.В. Вахмистров. Блокнот с записями, набросками статей, впечатлениями, воспоминаниями и др. Перечень материалов, книг, необходимых для работы

2. Н.С. Устинович. Записная книжка с заметками о I Всероссийском съезде писателей

2. А.В. Вахмистров. Тетрадь с записями о поездках по р. Енисей в 1972 году

В заголовках единиц хранения, содержащих записи интервью, беседы фондообразователя или о фондообразователе, должно быть указано, кто вел беседы, с кем и по каким вопросам.

Газетные вырезки с произведениями фондообразователя объединяются в единицы хранения по признакам жанра и с учетом хронологии.

Например. Н.С. Устинович. «Под снегом», «Лесные лакомки», «Зимние гости», «Птица-инженер», «Куропатки на лыжах», «Птица с пичугами и др. Рассказы. Вырезки из газеты

Записные книжки объединяются в единицы хранения за каждый год отдельно, не более трех книжек в одной единице хранения.

Переписка

Письма формируются в единицы хранения по корреспондентскому признаку. Письма фондообразователя (черновики, копии и др.) к каждому адресату и письма каждого корреспондента к фондообразователю составляют самостоятельные единицы хранения. При большом количестве писем одного корреспондента или письма фондообразователя к одному адресату могут составить несколько единиц хранения, которые формируются в соответствии с хронологическим признаком.

Письма разных корреспондентов по одному и тому же четко выраженному вопросу могут объединяться по тематическому признаку (просьбы о высылке книг, поздравительные и т.д.).

Например: 1. Переписка Н.Н.Жуковой с редакциями газет по вопросам избирательной кампании

2. Переписка В.С.Боровца с Дзержинским, Нижнеингашским, Канским ОВД, Иркутским УКГБ при СМ СССР о розыске адресов партизан времен гражданской войны

3. Поздравления разных организаций Н.С.Устиновича в связи с 50-лeтием со дня рождения и 30-летием творческой деятельности

Поздравительные письма и телеграммы тех лиц, чьи письма к фондообразователю есть в фонде, присоединяются к этим письмам.

Приложения, оговоренные в тексте писем (фотографии, рукописи, другие документы), от писем не отделяются. Сопроводительные письма к рукописям, договорам прилагаются к документам.

В заголовках единиц хранения, сформированных из писем замужних женщин, фамилию корреспондентки следует писать по мужу. Желательно указывать в скобках ее девичью фамилию с добавлением «урожденная» (сокращенно «урожд.»), если же она была замужем несколько раз, кроме девичьей фамилии указываются ее фамилии по первому и последующим бракам. Указание на девичью фамилию или фамилию по первому и последующим бракам делается в том случае, если часть писем подписана этими фамилиями.

Последнюю фамилию корреспондентки следует приводить в заголовке как основную даже в том случае, если большинство писем подписано фамилиями, которые она носила ранее.

Например. Письма Юдина Алексея Сергеевича Талановой Анне Сергеевне (урожд. Юдиной)

При описании коллективных писем в заголовки единиц хранения выносятся три-пять фамилий наиболее значительных лиц или первых по порядку. Если подписавшиеся лица могут быть объединены каким-либо общим определяющим их наименованием, то оно ставится в заголовке.

Например: 1. Письмо-ходатайство Красноярского отделения географического общества СССР о предоставлении А.Л. Яворскому благоустроенной квартиры

В заголовках единиц хранения, содержащих письма разных лиц, которые объединены по тематическому признаку, указываются группы корреспондентов и затронутые в письмах вопросы. При наличии писем известных лиц их инициалы и фамилии выносятся в заголовок.

Например: 1. Письма школьников сел Денисово, Канарей Дзержинского района В.С. Боровцу

2. Письма М. Калининой, С. Шкитова, А.М. Кудрявцевой В.П. Сафронову об участнике революционных событий в Енисейской губернии Н.П. Патлых

Дарственные надписи

Единицы хранения с дарственными надписями на листах из книг объединяются в одну единицу хранения по алфавиту фамилий авторов надписей, которые выносятся в заголовок единицы хранения.

Например: 1. В. Панкратов «Оранжевые кони». Сборник стихов с дарственной надписью А.Л. Яворскому. Центрально-Черноземное книжное изд. Воронеж, 1972

2. Дарственная надпись пушкинистов г. Новочеркасска Вахмистрову Адольфу Васильевичу на буклете «Государственный музей-заповедник А.С. Пушкина». Изд. «Советская Россия» М., 1976

Дарственные надписи тех лиц, чьи письма к фондообразователю есть в фонде, присоединяются к их письмам.

Альбомы

В заголовках единиц хранения, содержащих альбомы, указывается фамилия владельца альбома, дается краткое описание содержащихся в нем записей, фотографий или других документов и его внешних особенностей.

К альбомам рекомендуется составлять внутренние описи.

Например: 1. Альбом с фотографиями семьи Косовановых

2. А.В.Вахмистров. Альбом видов г.Красноярска в досоветский период. Издание Н.Ю.Ванаго и Н.Н.Трегубова

Материалы к биографии фондообразователя

Биографические документы формируются в единицы хранения преимущественно по тематическому и номинальному признакам, но могут применяться и географический, хронологический, корреспондентский признаки, а также их сочетания.

Например: 1. Членский билет Международной организации помощи борцам революции, выданный А.В.Гуревичу

2. Комсомольский билет, удостоверения «Ударник Коммунистического труда» (1967, 1971гг.), членский билет Всесоюзного общества «Знание», выданные В.С. Боровцу

3. Отчет А.В. Гуревича о работе со сказительницей Екатериной Ивановной Чичаевой

При небольшом количестве документы, отложившиеся в результате деятельности фондообразователя в одном учреждении, могут объединяться в одну единицу хранения.

Письма фондообразователя в учреждения, учреждений к фондообразователю формируются в единицы хранения по корреспондентскому или тематическому признаку.

Например: Открытое письмо В.С.Боровца редактору газеты «Сельский труженик» А.Г. Либрехту «Помнить все и о всех»

Материалы юбилеев формируются в единицы хранения по тематическому признаку, т. е. все материалы, относящиеся к определенному юбилею, включаются в одну единицу хранения. При значительном объеме материалы каждого юбилея могут объединяться в единицы хранения по номинальному признаку.

Имущественно-хозяйственные и бытовые материалы

Материалы имущественно-хозяйственного и бытового характера объединяются в единицы хранения по тематическому и номинальному признакам.

Например: 1. Купчие на крестьян и земли в Вологодской губернии, купленные Федором Яковлевичем Шушериным у помещиков Д.Е. Евдокимова, А.О. Кудаева, А.В. Сахаровой и др.

2. Квитанция Енисейского отделения Государственного банка, выданная Г.В. Юдину, о приеме от него денег для пересылки в г. С-Петербугр С.А. Венгерову

3. План домашней библиотеки и архива Г.В.Юдина в г.Красноярске

Материалы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам

Материалы, собранные фондообразователем для определенных работ или по интересующим его темам, объединяются в отдельные единицы хранения по каждой работе или теме.

Если принадлежность материалов к определенным работам или темам не ясна, то они объединяются в единицы хранения согласно правилам формирования единиц хранения из соответствующего вида документов (письма, рукописи и т.п.).

Например: 1. Песни ямщиков, записанные А.В. Гуревичем в с. Тит-Аринской, Покровской волости

2. Частушки, записанные А.В. Гуревичем в г. Баргузин и его окрестностях

Материалы о фондообразователе

Материалы о фондообразователе формируются в единицы хранения, по номинальному, предметно-вопросному, авторскому или корреспондентскому признаку.

Например: 1. И.А. Целищев. «Завещание краеведа», «Наследие краеведа», «Память нетленна» статьи об А.В. Вахмистрове

2. Фотография водопада на р. Бий-Хем, где установлена мемориальная доска «А.В.Вахмистров. Он вечно с тобой Енисей»

Изобразительные материалы

Изобразительные материалы формируются в единицы хранения по тематическому признаку: рисованные портреты фондообразователя, фотографии фондообразователя, фотографии родственников, фотографии знакомых, фотографии с дарственными надписями, видовые фотографии и открытки, вырезки из журналов и газет (по определенным темам).

Индивидуальные фотографии фондообразователя объединяются по годам не более 20 в одну единицу хранения, групповые - не более 10 с тем, чтобы можно было перечислить на обложке фамилии изображенных лиц.

Фотографии фондообразователя на смертном одре, его похорон и надгробного памятника составляют отдельную единицу хранения.

Фотографии родственников и знакомых, не имеющие дарственных надписей и помет, могут объединяться в одну единицу хранения не более 30, а с дарственными надписями - не более 5.

В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии, сначала указывается вид документа (фотография), а затем - фамилия, имя и отчество изображенного лица.

Если на фотографии изображен фондообразователь, то указываются его инициалы и фамилия.

Если фондообразователь снят в группе с другими лицами, дается указание «в группе» и перечисляются в алфавитном порядке фамилии этих лиц, инициалы ставятся перед фамилией.

Если фондообразователь снят с родственниками, после фамилий в скобках указываются их родственные связи.

Например: 1. Фотография К.Н. Шней-Красикова

2. Фотография М.К. Шорикова среди юных железнодорожников на Малой Красноярской железной дороге

3. Фотография Б.С.Феоктистова в группе с Ю.Черновым (гитарист) и А.А.Цыганковым (домбрист) в музее им. М.Глинки

4. Фотография А.В.Вахмистрова с М.Н. Казначеевой (женой) в рабочем кабинете

В заголовках единиц хранения с уникальными фотографиями могут указываться место и событие, запечатленное на фотографии, ее размер (в сантиметрах).

Например. Фотографии А.Л. Яворского в ссылке в с. Мингуль Сухобузимского района Красноярского края. 9х12.

В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии с дарственными надписями, дается описание изображения, затем дарственных надписей и их дат.

Например: Фотография Мейерхольда Всеволода Эмильевича с дарственной надписью С.М. Эйзенштейну от 10 апреля 1935г.

В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии городов, местностей и помещений, указывается вид документов (фотография) и дается описание изображений.

Например: 1. Фотографии церквей, соборов г.Красноярска и Красноярского края

2. Фотографии картин из листьев, представленные А.Л. Яворским на выставку

Вырезки из журналов и газет с иллюстрациями, собранные фондообразователем по определенным темам, объединяются по тематическому признаку - не более 50 листов в единице хранения: архитектурные памятники, произведения советских и зарубежных писателей, портреты деятелей литературы, искусства, государственных и общественных деятелей.

При описании открыток, вырезок из газет и журналов с иллюстрациями, собранных фондообразователем по темам, указываются вид документа, тема подборки, способ воспроизведения и дата изображения.

(...)

Описание творческих материалов актеров и режиссеров театра

(...)

При описании режиссерских разработок пьес в заголовках указываются фамилия режиссера, название пьесы, вид документа, автор пьесы, театр, в котором она была поставлена, и способ воспроизведения. Датировка проводится по времени работы режиссера.

Например. А.П. Косованов. «Петр I». Сценарий для школьного драматического кружка по роману Л.Толстого

При описании ролей, сыгранных фондообразователем указываются персонаж, автор и название пьесы, кем сыграна роль, способ воспроизведения. Датировка проводится по времени работы актера над ролью.

Например. Роль Захара Бардина из пьесы А.М. Горького «Враги», сыгранная Н.М. Радиным в Малом театре. Машинопись с пометами Н.М. Радина. 1933 г.

При описании фотографий актеров в ролях указывается, в какой роли снят актер, в скобках дается название пьесы; при описании групповых фотографий перечисляются фамилии партнеров.

В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии сцен из спектакля, указывается название театра и спектакля, затем перечисляются участники сцен, начиная с фондообразователя, после фамилии которого в скобках указывается роль, им исполненная.

При описании афиш и программ спектаклей, поставленных фондообразователем, указываются названия спектаклей, фамилия режиссера и театр, в котором они были поставлены.

При описании афиш и программ спектаклей с участием фондообразователя - указываются название театра или спектакля и фамилия фондообразователя.

Описание творческих материалов художников

(...)

Заголовки единиц хранения, содержащих произведения изобразительного искусства, состоят из следующих элементов: автор, название произведения, указание на жанр и степень завершенности, указание на лицо, с которого сделан рисунок, набросок или этюд, авторские подпись и пометки, техника исполнения.

При указании автора даются его инициалы и фамилия. Если автор неизвестен, пишется «не установленный художник» и, по возможности, добавляется живописная школа, к которой он может быть отнесен.

Например: 1. Д.И. Каратанов. Портрет А.Л. Яворского

2. Не установленный художник. Декабрист Давыдов

При описании иллюстраций указываются художник, название, жанр и автор иллюстрируемого произведения.

Например. В.И. Мешков. «Рассказы следопыта». Гравюры к сборнику Н.С. Устиновича

В заголовках единиц хранения, содержащих экслибрисы, указываются художник, фамилия владельца библиотеки, в отдельных случаях - содержание рисунка; при большом количестве экслибрисов может составляться внутренняя опись.

Например. В.А. Аверихин. Экслибрисы Владимира Дубинского

При описании альбома с рисунками фондообразователя после фамилии автора указывается название документа (альбом), а затем его авторское название в кавычках или тематика без кавычек.

При описании произведений изобразительного искусства и чертежей указываются материал (бумага, картон и т.д.), техника исполнения (тушь, акварель, гуашь и т.д.), инструмент (карандаш, кисть и т.д.).

Например: А.Л. Яворский. Пейзаж, натюрморт. Картон, масло

Открыть текст в отдельном окне

РАЗДЕЛЫ

ОГЛАВЛЕНИЕ

Общие требования к описанию архивных документов

Библиотека подраздела

О ПРОЕКТЕ