Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук

Общие требования к описанию архивных документов

5.4.1.3. Аннотация о составе и содержании архивных документов архивного фонда включает краткую обобщенную характеристику этих документов по видам и их содержания по темам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.

Открыть текст в отдельном окне

Библиотека подраздела

Подраздел

Методические рекомендации

Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах Российской Федерации. Одобрены решением Коллегии Росархива от 26 марта 2003 г.
5.2.4.3. Аннотация к документам фонда содержит: краткую обобщенную характеристику состава документов по их видам, содержание документов по темам научных исследований и прикладных разработок (ОКР, ОТР, проектные работы), отражающим основные направления деятельности фондообразователя.
Открыть текст в отдельном окне
Подготовка путеводителей по фондам бывших партийных архивов и государственных архивов, хранящих документы советского периода. Методические рекомендации. М., 1999
2.3.4. Аннотация

Аннотация - основной источник информации о составе и содержании документов фонда.

Аннотация состава и содержания фонда включает характеристику состава документов по видам и содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности; с указанием хронологии тем, вопросов или отдельных групп документов и обозначением их географических (административно- территориальных) границ.

При аннотировании документов применяется дифференцированный подход к подаче информации в зависимости от степени информативности фонда и вида характеристики. Вместе с тем существуют общие требования к аннотации фонда:

недопустимость пересказа содержания документов и некритического использования формулировок из текста документов;

соблюдение выбранного для фондов принципа группировки информации (структурный, тематический, производственно-отраслевой, номинальный);

соблюдение принятой последовательности расположения сведений в аннотации, группировка сведений по одному вопросу (теме) в одном месте.

Для включения в аннотацию из общей совокупности сведений выделяются те, которые имеют решающее значение для характеристики основного направления деятельности данной организации. В аннотацию включаются документы, отражающие характерные особенности конкретного региона.

Первоочередному отбору для включения в аннотацию подлежат документы, которые отражают основные функции фондообразователя и особенно те из них, которые могут выступать в качестве своеобразного итога деятельности, закрепляют важные стороны работы организации.

При отборе групп документов учитываются: значение (масштаб) деятельности фондообразователя, функции, место документа в осуществлении функции, время образования документа. Кроме того, в каждом конкретном случае на отбор сведений о тех или иных документах влияют степень сохранности и полнота освещения в них событий.

Сведения о документах вышестоящих организаций могут включаться в аннотации на фонды нижестоящих организаций только в тех случаях, если установлено, что документы этих фондов не сохранились или содержат прямые указания о деятельности фондообразователя. В тех случаях, когда рассылка документов вышестоящих организаций носила массовый характер, включение сведений о них в аннотации на фонды нижестоящих организаций нецелесообразно.

Сведения о документах нижестоящих организаций, присланные для контроля и обобщения, включаются в аннотацию только в том случае, если фонды нижестоящих организаций не поступили в данный архив или есть возможность убедиться, что эти фонды не сохранились.

Наиболее подробные аннотации составляются на фонды первой категории.

К фондам большого объема со сложной структурой и большим количеством описей на отдельные структурные части могут составляться самостоятельные аннотации (например, к фондам обкомов КПСС и ВЛКСМ). В этом случае после названия фондообразователя, общих справочных данных и исторической справки к фонду приводится название структурного подразделения, даты его существования, номера описей, количество включенных в них дел и хронология документов, краткая историческая справка о структурном подразделении и аннотация документов.

Необходимо различать объем аннотации и полноту обозначения содержания документов. Наиболее полной является аннотация, в которой по строго установленной системе обобщены сведения об основных группах документов данного фонда с раскрытием их характерных особенностей.

Группировка информации в аннотации зависит от категории фонда, специфики его состава и содержания, принципа систематизации документов, объема фонда.

Информация о составе и содержании документов в аннотации может быть сгруппирована по следующим признакам:

структурному

тематическому

производственно-отраслевому

номинальному

Структурный принцип построения аннотации применяется для фондов первой категории с четко выраженной структурой фондообразователя. Единая аннотация составляется по структурным частям, структурные группы информации располагаются в хронологической последовательности образования структурных частей. Внутри структурной части информация группируется по тематическому или номинальному признакам. Расположение информации по структуре применимо, в основном, к фондам 1 категории.

Тематический принцип построения аннотации применяется для фондов первой и второй категории, без четкой структуры фондообразователя или при наличии их отраслевой направленности. Аннотирование целесообразно проводить по тематическим группам.

По тематическому принципу могут строиться аннотации структурных частей объемных фондов 1 категории, таких как фонды обкомов КПСС и ВЛКСМ.

Производственно-отраслевой или функциональный принцип построения аннотации применяется для фондов первой и второй категории, фондообразователи которых имели четко обособленные отрасли (направления) деятельности или функции, подтвержденные содержанием документов. В такой аннотации сначала указываются документы о деятельности фондообразователя в целом, а затем, относящиеся к отдельным отраслям или функциям. Внутри каждой группы документы располагаются в порядке значимости.

Номинальный принцип, т.е. расположение информации по видам и разновидностям документов применяется при аннотировании узкоотраслевых фондов второй категории и коллекций, созданных по одной теме. Аннотации может ограничиваться перечислением основных разновидностей документов без раскрытия их содержания, т.к. часть информации о содержании документов раскрывается в предыдущих элементах характеристики (названии, исторической справке), что позволяет опустить конкретные вопросы содержания документов.

Вышеперечисленные принципы группировки информации могут применяться в аннотации на объединенный фонд и в групповой характеристике фондов в зависимости от категории фондов, специфики состава и содержания документов.

Обобщение сведений по одной теме (вопросу) производится в одном месте, виды документов в пределах темы (вопроса) располагаются в порядке их значимости.

Виды документов в пределах одной темы или структурной части указываются в аннотации в единообразной последовательности, в порядке их значимости: постановления, решения, приказы, распоряжения, циркуляры, положения, уставы, протоколы заседаний, планы, отчеты, обзоры, статистические отчеты, статистические таблицы, доклады, докладные записки, переписка.

Если аннотация составляется на документы партийной, комсомольской, профсоюзной, кооперативной, иной общественной организации, в основе деятельности которой были коллегиальные решения, на первое место выносятся протоколы заседаний и решения съездов, конференций, пленумов, бюро и другие документы коллегиального характера, а затем помещается информация о документах, в которых отражены сведения по определенным темам или вопросам.

При описании распорядительной, нормативной документации и протоколов обозначается лишь их разновидность, прямые сведения о содержании документов не приводятся (постановления, приказы, циркуляры, инструкции, протоколы). Информация дополняется указанием на авторство и обозначением направленности действия, за исключением тех случаев, когда автором является фондообразователь.

При описании плановой и отчетной документации, помимо разновидностей документов и указания в определенных случаях автора, обозначается их содержание, дополненное при необходимости хронологическими и географическими данными.

При аннотировании переписки указывается ее обобщенное содержание. Указание адресатов и корреспондентов дается в том случае, если эти данные являются дополнительным источником информации о содержании описываемых документов.

При аннотировании переписки в фондах личного происхождения указываются авторы и основные корреспонденты.

Обозначается подлинность или копийность в комплексах документов коллекционного характера (например, фонд Истпартотдела).

Датируются:

наиболее важные факты и события, упоминаемые в аннотации

комплексы документов и отдельные документы, если они имеются в фонде не за все годы, указанные в справочных данных, а за отдельные периоды

комплексы документов персонального характера, образовавшиеся в ходе партийных чисток, репрессий, реабилитации

если даты документов фонда выходят за рамки дат существования фондообразователя.

Все вышесказанное для индивидуальной аннотации применимо для аннотации объединенного фонда и групповой аннотации.

При аннотировании документов, характерных не для всех частей объединенного фонда, включенных в его характеристику или не для всех фондов группы фондов, необходимо указывать название структурной части объединенного фонда, номер фонда, в котором находятся эти документы (для групповой аннотации).

Аннотирование для объединенного фонда:

Если объединены однородные по содержанию документы, то аннотация составляется как групповая.

Когда в объединенном фонде отдельные части состоят из индивидуальных по содержанию документов, документы каждой части аннотируются индивидуально.

Сведения, характерные для всех фондов, помещаются в виде общей аннотации.

Аннотация может строиться по структурной, производственно-отраслевой, номинальной схемам.

Аннотирование для групповой характеристики фондов:

Составляется общая аннотация на однотипные фонды при условии приблизительного совпадения состава этих фондов; ссылки на конкретный фонд опускаются.

В аннотацию включаются сведения о документах, характерных для всей группы фондов, а сведения о документах, характерных только для одного из фондов, из общей аннотации исключаются и помещаются вслед за общей аннотацией, с указанием номера данного фонда.

В основной части путеводителя приводятся групповые характеристики наиболее полных комплексов документов данной группы фондов, сведения об остальных однотипных фондах, в частности, плохо сохранившихся, могут помещаться в список неаннотируемых фондов.

При общем заголовке и общей исторической справке на все фонды, входящие в группу, конкретные сведения по каждому фонду (по истории фондообразователя и фонда, состава и содержания его документов), могут приводиться раздельно после его названия и справочных данных.

Аннотация на фонды личного происхождения строится в следующем порядке:

документы творческого и служебного характера;

переписка (письма фондообразователя, письма к нему);

официальные документы, относящиеся к биографии фондообразователя, в т.ч. личные документы;

статьи, заметки, воспоминания о фондообразователе;

документы родственников;

коллекции, собранные фондообразователем;

документы других лиц;

фотографии фондообразователя, других лиц, рисунки.

Коллекции: в коллекциях, собранных коллекционером, на первое место выносятся документы коллекции, а затем документы коллекционера. Если коллекция документов создана по тематическому признаку, документы аннотируются по более узким темам или вопросам, располагаемым в порядке значимости или хронологии. Выделяется преобладающее направление.
Открыть текст в отдельном окне

Ссылка

Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: Методическое пособие/ Росархив, ВНИИДАД. – М., 2002
Аннотация документов фонда содержит характеристику состава документов фонда (по видам документов) и характеристику содержания документов (по темам, вопросам, отражающим направления деятельности организации); с указанием хронологии тем, вопросов или отдельных групп документов и обозначением их географических (административно-территориальных границ).

Составление аннотации на основе принципов многоуровневого описания должно идти: с выделением информации, характеризующей основные функции и деятельность фондообразователя: без использования конъюнктурных характеристик, с соблюдением предельной объективно¬сти по отношению к упоминаемым фактам и событиям; с соблюдением последовательности (в зависимости от принятой схемы аннотации — логической, исторической, географической и др.) в расположении сведений; с употреблением четких, конкретных формулировок, без примене¬ния наукообразных расплывчатых терминов. Аннотации должны быть понятны широкому кругу читателей; необходимо обеспечивать взаимосвязь и взаимообусловленность информации, заключенной в названии фонда, исторической справке и аннотации.

Например, аннотация фонда Омской писательской организации: Протоколы конференций, заседаний бюро, собраний членов организации, годовые планы и отчеты, справки о работе организаций, рецензии и рекомендации по авторским руко-писям, переписка с Союзом писателей, с молодыми писателями, с издательствами по вопросам изданий художест¬венных произведений, документы областных семинаров молодых и начинающих писателей, отчеты о проведении литературных праздников, списки членов писательской организации, отчеты по кадрам, бухгалтерские отчеты.

Для объемных и сложных по структуре фондов целесообразно со¬ставление более подробной аннотации. Документы в таких фондах могут аннотироваться по описям или структурным подразделениям с указанием номера описи, ее объема и хронологических рамок документов.

Например, аннотация к фонду Центральной комиссии помощи голодающим (ЦК ПОМГОЛ) при Всероссийском Центральном Исполни¬тельном Комитете построена следующим образом:

On. 1, 216 ед. хр., 1921-1924 гг.

Протоколы заседаний Пленума, Президиума Комиссии и совещаний при ней, циркуляры, инструкции Комиссии. Переписка с советскими центральными и местными учреждениями и с подведомственными органами по рассмотрению и согласованию кредитов, контролю и инструктированию центральных и местных органов, перевозке и охране грузов, обмену пожертвований на продукты, изысканию средств, привязке благополучных в продовольственном отношении губерний к голодающим губерниям.

On. 6, 103 ед. хр, 1921-1923 гг.

Соглашения с заграничными организациями и отчеты об их

деятельности; справки, сведения и ведомости о количестве и распределении прибывших грузов, медицинской и финансовой помощи и переписка по тем же вопросам.

Открыть текст в отдельном окне

РАЗДЕЛЫ

ОГЛАВЛЕНИЕ

Общие требования к описанию архивных документов

Библиотека подраздела

О ПРОЕКТЕ