Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук

Общие требования к описанию архивных документов

5.4.1.2. Историческая справка к фонду состоит из информации по истории фондообразователя и истории архивного фонда.

Сведения по истории фондообразователя включают: даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации-предшественника и правопреемника. Сведения о фондообразователе архивного фонда личного происхождения включают его краткие биографические данные (фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности). Для архивного фонда семьи, рода аналогичные сведения даются о каждом из родственников. Для объединенного архивного фонда составляется общая историческая справка.

Сведения по истории архивного фонда включают дату его поступления в архив, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности; особенности формирования, описания и систематизации; информацию об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах, о наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения); о составе научно-справочного аппарата к архивному фонду. Для архивной коллекции указываются сведения о времени, условиях, причинах её создания; принципах формирования; местонахождении коллекции до поступления в архив; составителе.

Историческая справка к фонду корректируется при изменении объема архивного фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций фондообразователя и т.п.

Открыть текст в отдельном окне

Библиотека подраздела

Подраздел

Правила

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830)// Росархив, ВНИИДАД. – М., 2015.
5.6. Историческая справка к фонду состоит из трех разделов: история фондообразователя, отражающая историю организации со ссылками на соответствующие законодательные и нормативные акты (даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, их изменения, название организации - предшественника), история фонда (объем, крайние даты документов, степень их сохранности, даты передачи документов на постоянное хранение) и характеристика документов фонда (разновидности документов, особенности формирования единиц хранения и их систематизации, наличие документов, выходящих за хронологические границы деятельности фондообразователя, состав справочного аппарата к фонду, место хранения документов по личному составу).

Историческая справка к фонду составляется в двух экземплярах, один - хранится в деле фонда, второй - передается в государственный (муниципальный) архив.

Открыть текст в отдельном окне

Ссылка

Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, утв. Приказом Главархива СССР от 12.10.1988 N 71. М.: Главархив СССР, 1990
9.3. Составление исторической справки

9.3.1. Историческая справка составляется при упорядочении управленческой документации. При составлении перечня проектов, проблем и упорядочении научно-технической документации историческая справка дополняется необходимыми сведениями.

9.3.2. Историческая справка к фонду состоит из трех разделов: истории фондообразователя, истории фонда, характеристики документов фонда.

В первом разделе справки приводятся в хронологической последовательности следующие сведения:

- названия распорядительных документов о создании, преобразовании и ликвидации организации;

- крайние даты деятельности организации;

- задачи и функции организации и их изменения;

- основные проблемы, стоявшие перед организацией в течение всего периода ее деятельности;

- место организации в системе ведомственного аппарата, народного хозяйства или общественно-культурной жизни;

- масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;

- изменения в названии и подчиненности организации;

- структура организации и ее изменения;

- наличие организаций-соразработчиков;

- наличие и фамилии выдающихся авторов научно-исследовательских, конструкторских, технологических, проектных разработок.

Во втором разделе справки приводятся следующие сведения:

- наличие в фонде различных групп документов;

- количество дел в фонде по каждой группе и крайние даты дел фонда;

- время поступления фонда в СНТД;

- изменения в составе и объеме фонда и их причины;

- факт передачи некоторых подлинников в другие организации;

- состав и содержание НТД, ее значение для истории отрасли, науки и техники;

- крайние даты первой передачи документов на государственное хранение;

- место передачи;

- степень сохранности документов.

В третьем разделе справки приводятся следующие сведения:

- обобщенная характеристика фонда как по разновидностям документов, так и по их содержанию, наличие документов, выходящих за хронологические границы фонда;

- состояние учета НТД;

- состояние научно-справочного аппарата к фонду;

- исследование документов фонда (его цели).

9.3.3. В первом разделе исторической справки к архивной коллекции приводятся сведения по истории ее создания, о местонахождении коллекции до поступления в архив (если она не была создана в архиве), о составителе.

Второй и третий разделы исторической справки о коллекции аналогичны соответствующим разделам справки о фонде.

9.3.4. Историческая справка печатается в четырех экземплярах, подписывается руководителем организации и передается в государственный архив вместе с перечнем проектов, проблем. В государственный архив поступает три экземпляра, один хранится в СНТД. При последующих представлениях описей единиц хранения приводятся дополнительные сведения об изменениях в истории фонда и документов.

Открыть текст в отдельном окне

Методические рекомендации

Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах Российской Федерации. Одобрены решением Коллегии Росархива от 26 марта 2003 г.
5.2.4.2. Информация по истории образования и хранения фонда (историческая справка к фонду) включает историю фондообразователя и историю фонда.

История фондообразователя включает следующие сведения: характеристику исторических условий возникновения организаций; даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-предшественника; название организации-приемника; задачи и функции организации и их изменения; масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций; место организации в системе экономической жизни; изменения в названии и подчиненности организации; структура организации и ее изменения.

История фондообразователя включает также информацию об основных направлениях деятельности организации и научно-технических проблемах, тематике научно-техниче-ских разработок и организации их документирования, значении их в решении задач, стоявших перед отраслью; нормативных документах (ГОСТы, ОСТы, руководящие документы), регламентировавших процессы ведения научно-технических разработок и их документирования (этапность, стадийность разработок, видовой состав документов).

История фонда включает: дату первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты; сведения об изменении в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты); сведения о степени сохранности документов; сведения об особенностях формирования, описания и систематизации документов; сведения о формах приема НТД (НТД, поступившей в архив в необработанном и неописанном виде; НТД, прошедшей научно-технический контроль); сведения о наличии документов фондообразователя, находящихся в составе других фондов или хранилищ, и местах их хранения; сведения о наличии в фонде документов организаций-соразработчиков, участвовавших в проведении научно-технической разработки (фондовые включения); сведения о НСА, поступившем из организации в комплекте с НТД (каталоги, описи, картотеки), и сведениях о дальнейшем приеме НТД.

Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций фондообразователя.

Открыть текст в отдельном окне
Составление архивных описей: Методические рекомендации/ Росархив, ВНИИДАД. – М., 2003
Приложение № 16

ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА К ФОНДУ

Историческая справка - письменный документ, составленный в архиве и содержащий сведения по истории фондообразователя, его документального и архивного фондов, а также краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

Историческая справка состоит из двух частей, истории фондообразователя и истории фонда. Историческая справка составляется на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивный фонд личного происхождения, архивную коллекцию.

Историческая справка в архиве необходима для: определения и уточнения границ архивного фонда; определения и уточнения состава и полноты документов архивного фонда (или выявления недостающих документов и их розыска); проведения экспертизы ценности документов фонда; установления системы построения фонда и разработки схемы систематизации документов, использования научно-справочного аппарата к фонду. Методика составления исторической справки едина для всех архивов, но степень подробности исторической справки зависит от вида фонда и характера документов.

Историческая справка составляется в ведомственном архиве и в государственном, если фонд из ведомственного архива в свое время поступил без исторической справки, если фондирование осуществляется в государственном архиве (при создании объединенных фондов, архивных коллекций, описании документов, переработке описей). При первой передаче документов фонда из ведомственного архива в государственный с ним передается один экземпляр исторической справки, второй экземпляр остается в ведомственном архиве

Историческая справка должна иметь заголовок «Историческая справка к фонду №...» с указанием как полного, так и официально принятого сокращенного наименования фондообразователя (в именительном падеже) и его подведомственности Например:

Историческая справка к фонду № 252 — Управление сельского хозяйства администрации Удомельского района Калининской области.

Историческая справка используется сотрудниками архивов и исследователями.

Первая часть исторической справки — история фондообразователя — включает характеристику исторических условий возникновения и деятельности организации, название организации-предшественницы, в хронологической последовательности всех реорганизаций.

Сведения в разделе излагаются сжато, точно, с обязательными ссылками на законодательные источники и документы фонда, а иногда привлекается и дополнительная литература

При разработке раздела освещаются следующие сведения: даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемницы; задачи и функции организации и их изменения; масштаб деятельности организации; состав системы подведомственных организаций, место организации в системе государственного аппарата, в экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни; изменения в названии подчиненности организации; структура организации и ее изменения.

Уточняя даты создания (как и ликвидации) организации, необходимо различать время возникновения организации согласно законодательному акту и действительное начало ее деятельности. Данное положение следует отметить особо.

Датами создания, как и ликвидации организаций, считаются даты постановлений высших органов государственной власти для центральных учреждений и приказов вышестоящих органов для местных организаций. Даты фактической деятельности организации-фондообразователя устанавливаются по документам самой организации, что также оговаривается в исторической справке. Например:

Удомельское районное производственное управление сельского хозяйства было образовано на основании приказа Калининского областного управления №10 от 21 января 1965 года.

Структура фондообразователя дается на момент его возникновения со всеми основными изменениям, произошедшими за период его существования.

В исторической справке перечисляются функции органиэации-фондообразователя, т.е. основные направления ее деятельности, отраженные в нормативных актах. Например:

Управление цен администрации Мурманской области выполняет следующие основные функции: осуществляет мероприятия по ведению единой государственной политики цен на территории Мурманской области, анализирует влияние процессов ценообразования на результаты экономической деятельности в различных отраслях народного хозяйства; осуществляет формирование, регулирование цен и тарифов и т.д. ...

Наряду с основной деятельностью фондообразователя необходимо отразить и ее специфические особенности. Например: Всероссийский комитет помощи инвалидам войны, раненым и демобилизованным красноармейцам и семьям лиц, погибших на войне, при ВЦИК из-за отсутствия постоянного источника средств занимался торговлей.

При изложении истории различных общественных организаций следует особо отметить вопрос о членстве в них. Например:

Членами Совета союза спортивных обществ могут быть добровольные спортивные общества, физкультурные и спортивные организации, министерства, ведомства...

Если подведомственная сеть разветвленная, то сведения о ней излагаются по хронологии или даются в отдельном приложении.

Если подведомственная сеть неразветвленная, то ее изменения и характеристику можно привести вместе со структурными изменениями, в хронологической последовательности

Когда организация ликвидирована, то в исторической справке отражается весь период деятельности. Если она функционирует, то сведения приводятся за тот период, за который документы сданы в архив.

Если нельзя определить точную дату ликвидации организации, то это оговаривается в исторической справке. Например:

Определить точную дату ликвидации Краснодарской краевой комиссии по установлению и расследованию злодеяний, совершенных немецко-фашисткими захватчиками, не представляется возможным из-за отсутствия документов.

Если организация возглавлялась видными государственными, научными или культурными деятелями, то можно включить дополнительные сведения о руководителе (фамилия, имя, отчество, должность, его вклад в данную отрасль и т.д.). Например:

Основателями Московского художественного общедоступного театра были КС. Станиславский и В.И. Немирович-Данченко.

В ряде случаев, отражая историю учреждения-фондообразователя, в историческую справку можно включать не только данные о его структуре, но и указывать фамилии лиц, возглавлявших эти структурные подразделения. Например:

Председатель Краснодарской краевой комиссии по установлению и расследованию злодеяний... - секретарь крайкома ВКП(б) — Селезнев ПИ.

Составление исторической справки к объединенному архивному фонду и коллекции требует отражения особенностей их фондирования. Так, объединенный архивный фонд может быть сформирован из документов

- однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций, действовавших на определенной территории.

Например: Церкви Орловской Епархии.

- руководящего органа и подчиненных ему организаций, действовавших на определенной территории. Например:

Министерство экономической промышленности СССР и его союзные объединения.

- организаций, связанных между собой объектами деятельности. Например: Управление Западно-Сибирской железной дороги и его отделения.

- органа государственной власти и управления и находящихся в его составе самостоятельных учреждений и организаций. Например: Исполнительный комитет Совета народных депутатов и его отделы.

- последовательно сменявших друг друга учреждений, если функции предшественников полностью или частично переданы их преемникам.

- двух или нескольких фондов личного происхождения, если фондообразователи связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими отношениями. Например:

Аксаковы С.Г., К.С, И.С; Вяземские П.А., П.П. и др Название объединенного архивного фонда может состоять из обобщенного названия включенных в него фондов, из названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ему организаций или обобщенного названия сменявших друг друга организаций или лиц.

В зависимости от способов объединения фонда следует строить и описание истории составивших его фондообразователей.

В исторических справках к объединенным фондам, включающим документы организаций, связанных между собой одной системой подведомственности, вначале освещается история образования этой системы в целом, затем излагаются сведения по каждому учреждению в отдельности или объединенные сведения о группах однородных организаций (главках, трестах). При этом оговаривается их своеобразие, если оно есть.

В исторической справке к фонду личного происхождения отражается история жизни и деятельности фондообразователя. В ней должны быть указаны: фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, годы жизни фондообразователя, профессия, изложены этапы основной деятельности фондообразователя, особенности организации документов фондообразователя. В исторической справке к семейному (родовому) фонду о каждом из членов семьи (рода) даются те же сведения, располагаемые последовательно, по степени родства.

Специфика фондов личного происхождения требует давать сведения о составе их документов по определенной схеме. Объектом описания в них является конкретное лицо, в процессе жизни и деятельности которого образовался комплекс документов, составляющих фонд личного происхождения.

При систематизации дел фондов личного происхождения применяется тематический, номинальный и авторский признаки, а также признаки специфические, характерные для данных фондов (например, признак группировки литературных, музыкальных рукописей по жанрам произведений, а внутри жанров - по хронологии).

При систематизации документов фондов личного происхождения используются признаки: номинальный, предметный, понижения рангов.

Коллекции бывают двух видов: созданные конкретным лицом или образованные в архиве из отдельных, разрозненных документов.

Состав архивной коллекции может изменяться в связи с тем, что она может пополняться вновь поступающими документами, или по причине передачи отдельных документов во вновь образуемые фонды.

При изложении истории фондообразователя рассматриваются причины создания коллекции, фамилия, имя, отчество составителя коллекции, годы жизни составителя.

В том случае, если коллекция создана в архиве, то устанавливаются цели образования, признак (признаки) объединения документов в коллекции; место, где коллекция создана, полнота сохранности фондов, к которым относятся документы коллекции.

Биографические сведения о составителе коллекции даются по аналогии с биографическими сведениями о фондообразователе к фонду личного происхождения. Например:

Коллекция документов деятелей литературы и искусства XIX-XX вв. собрана Яковом Евгеньевичем Тарнопольским (1905-1941 гг.), издательским и музейным работником.

Во второй части исторической справки, посвященной истории фонда, приводятся следующие сведения: дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты, изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности документов, утраты, незадокументированные периоды истории фондообразователя); степень сохранности документов, особенности формирования, описания и систематизации документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда; сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ и местах их хранения, сведения о наличии в фонде документов других организаций или лиц (фондовые включения); состав справочного аппарата к фонду.

Если фонд комплектующийся, то по мере необходимости, в историческую справку вносятся изменения, произошедшие в объеме фонда, его составе и содержании документов. Дополнения составляются на основе имеющихся в архиве учетных документов Дополнения составляются по той же методике, что и историческая справка.

При создании второй части исторической справки на объединенный архивный фонд, следует отметить следующие сведения: время объединения фондов и на основе какого документа проведено объединение; номера и названия фондов, вошедших в объединенный архивный фонд. Говоря о составе и содержании объединенного архивного фонда, следует помнить, что характеристика документов строится с учетом существующих разновидностей объединения архивных фондов. Если в объединенный архивный фонд входят, например, документы министерства и его объединений, то сначала дается характеристика документов вышестоящей организации, а потом ей подчиненных. Глубина обобщений будет различной. При обобщении сведений, касающихся подчиненных организаций, она будет выше.

Если объединенный архивный фонд состоит из однородных по своим функциям организаций-фондообразователей, то документы аннотируются вместе по общей схеме.

Если в объединенный архивный фонд вошли документы одноименных по целевому назначению организаций, то выделяются основные виды документов, присущие всем учреждениям и, если в документах отражена специфика, то она выносится вслед за основным содержанием и т.д.

По объединенным архивным фондам личного происхождения характеристика должна даваться для каждого лица отдельно по схеме систематизации, предназначенной для описания документов архивных фондов личного происхождения.

Характеристика документов фондов личного происхождения дается как в схеме систематизации: творческие документы, переписка, документы к биографии, документы о фондообразователе, изобразительные документы, упоминания о фондообразователе.

Давая характеристику переписке можно перечислить адресатов и основных корреспондентов (в алфавитном порядке). Например:

Среди адресатов и корреспондентов были: Александров Г.А., Аронов А.А., Афиногенов А.Н., Вишневский В.В., Качалов В И и др. ...

Для архивной коллекции указываются ее составитель, сведения по истории ее создания, в том числе о времени, условиях, причинах создания, принципах построения, а также местонахождении коллекции до поступления в архив. Например: Основная часть коллекции была собрана Авдеевым В.Д. в Чистополе во время Великой отечественной войны, где в доме отца, врача Авдеева Д.Д., он встречался с эвакуированными писателями.

В этой части исторической справки устанавливается направленность и состав архивной коллекции. Общая направленность архивной коллекции и будет являться ее основной характеристикой. Выделяются документы, обладающие наиболее ценной информацией (научной, политической, исторической, художественной и т.д.). Например:

В коллекции Ильина А.А. представлены фотографии Ермоловой М.Н., Собинова Л.В., Шаляпина Ф.И., Козловского И.С. и других известных деятелей искусства.

Текст исторической справки помещается в дело фонда, подписывается ее составителем и директором архива.

Открыть текст в отдельном окне
Подготовка путеводителей по фондам бывших партийных архивов и государственных архивов, хранящих документы советского периода. Методические рекомендации. М., 1999
2.3.3. Историческая справка

На сложные по составу фонды (фонды 1 категории) и при наличии индивидуальных характеристик на фонды 2 категории составляются исторические справки.

Историческая справка включает сведения

о датах образования, реорганизации и ликвидации фондообразователя, его переименованиях, подведомственности и функциях, структурных преобразованиях

названиях предшественника и преемника

структуре фонда

о наличии документов других учреждений (фондовых включений); о документах предшественника или преемника в тех случаях, когда хронологические рамки документов шире дат существования фондообразователя. Виды этих документов и их тематика раскрываются в конце аннотации после документов фондообразователя.

о более чем трех незадокументированных периодах в пределах общих хронологических рамок

о наличии документов данного учреждения в других фондах или хранилищах

о значительной утрате документов.

Сведения о плохой сохранности документов помещаются в конце исторической справки в виде краткой информации ("документы сохранились неполностью", "значительная часть документов не сохранилась").

Исторические справки на фонды первой категории даются в полном объеме. Исторические справки на фонды второй категории могут быть сокращены за счет сведений о структурных и функциональных преобразованиях фондообразователя.

На объединенный архивный фонд составляется одна историческая справка, в которой, при необходимости, оговариваются особенности исторического развития отдельных фондообразователей, документы которых составили объединенный фонд.

Историческая справка на фонд личного происхождения состоит из кратких биографических данных о фондообразователе: фамилии, имени, отчества, псевдонима, девичьей фамилии, дат жизни, данных о служебном и общественном положении.

На фонды лиц, сведения о которых можно найти в энциклопедических и биографических справочниках, приводятся краткие справки. На личные фонды менее известных лиц, сведения о которых не вошли в энциклопедические и биографические справочники, составляется более подробная историческая справка.

В исторической справке на фонд, состоящий из документов нескольких лиц, сведения о фондообразователях приводятся в порядке алфавита их фамилий.

Историческая справка на архивную коллекцию включает сведения по истории ее создания, в т.ч. о времени, условиях, причинах, принципах построения, а также местонахождении до поступления в архив.

К групповой характеристике фондов организаций одного направления или уровня деятельности составляется общая историческая справка, в которой, с большей степенью обобщения сведений, чем в исторической справке к отдельному фонду, дается характеристика общего направления деятельности данной группы организаций. По составу справка аналогична исторической справке на отдельный фонд.

При составлении групповой характеристики на фонды однородных организаций возможно вынесение общих данных по истории организации в групповую историческую справку. В историческую справку к каждому фонду включаются лишь те сведения, которые относятся к конкретной организации. В тех случаях, когда в групповую характеристику включено большое количество фондов, (Например, волостные и районные комитеты партии, волостные исполкомы, первичные партийные и комсомольские организации) для удобства пользования общую историческую справку целесообразно поместить после общих справочных данных.
Открыть текст в отдельном окне

Ссылка

Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: Методическое пособие/ Росархив, ВНИИДАД. – М., 2002
Историческая справка (сведения по истории фондообразователя и фонда) дает представление о месте данного фондообразователя в системе госаппарата, его масштабах и функциях.

История фондообразователя включает данные о датах образования, реорганизации и ликвидации фондообразователя, его переименованиях, подведомственности и функциях, структурных преобразованиях, названиях предшественника и преемника. Например:

Свердловская областная контора Сельхозбанка образована 25 июля 1932 г. на основании постановления ЦИК и СНК от 5 мая 1932 г., с 1934 по 1959 гг. именовалась Контора Сельхозбанка, ликвидирована 1 июля 1959 г.

Для фондов личного происхождения история фондообразователя со¬стоит из кратких биографических данных о фондообразователе: фами¬лии, имени, отчества, псевдонима, девичьей фамилии, дат жизни, данных о служебном и общественном положении. Например:

Корсаков Михаил Семенович (1826-1871) — помещик Дмитровского уезда Московской губернии, чиновник особых поручений при генерал-губернаторе Восточной Сибири Н.Н Муравьеве, военный губернатор Забайкальской области и атаман Забайкальского казачьего войска, председатель Совета Главного управления Восточной Сибири (с 1860) и генерал-губернатор Восточной Сибири (с 1862). член Государственного Совета

Для семейных и родовых фондов даются аналогичные сведения по хронологии дат жизни лиц, чьи документы вошли в состав этих фондов.

Для архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, в том числе — о времени, условиях, причинах ее создания, принци¬пах построения, а также местонахождении коллекции до поступления в архив, указывается ее составитель.

Для объединенного архивного фонда составляется общая история фондообразователя.

Открыть текст в отдельном окне

РАЗДЕЛЫ

ОГЛАВЛЕНИЕ

Общие требования к описанию архивных документов

Библиотека подраздела

О ПРОЕКТЕ