Пересмотр списков источников комплектования производится раз в пять лет. Он может быть осуществлен и ранее в случае необходимости.
Форма списков установлена «Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации». Списки ведутся в традиционном и электронном вариантах.
1.5. Инициативное документирование событий государственным архивом
1.5.1. Инициативное документирование — создание аудиовизуальных документов самим архивом — является дополнительным видом работ по пополнению АФ РФ ценными документами, отражающими современную действительность.
Инициативному документированию подлежат: современные значимые события государственной, общественной, культурной, экономической, научной и других областей жизни; повседневные факты в силу их типичности; запись, съемка воспоминаний, свидетельств о событиях, объектах прошлого.
Выбор тематики инициативного документирования определяется:
- отсутствием гарантий (возможности) получения аудиовизуальных
документов от соответствующих специализированных организаций, а также органов власти;
- значимостью или типичностью факта, события;
- отсутствием достаточно полного комплекса документов об определенных событиях прошлого в архиве.
В соответствии с законом «О порядке освещения деятельности органов государственной власти в государственных средствах массовой информации» аудио- и видеозаписи всех официальных мероприятий органов государственной власти ведут их пресс-службы (Управление правительственной информации), которые хранят их бессрочно (ст. 4). Журналисты средств массовой информации могут снять копии с этих материалов (кроме закрытых), или аккредитованные журналисты производят собственные записи открытых мероприятий (ст. 4). Государственные федеральные аудиовизуальные средства массовой информации осуществляют передачу в эфире всех официальных мероприятий, информации о них, информационно-просветительских программ, выступлений депутатов, дебатов депутатов в соответствии с данным законом. В связи с трудностями получения в настоящее время полного комплекса данных документов государственный архив на основании соответствующей аккредитации может в исключительных случаях проводить запись, съемку определенных событий самостоятельно. Кроме того, инициативное документирование проводится с учетом разного освещения одних и тех же событий специализированными организациями и лицами.
Учитывая возможности архива, может быть применена практика систематического, периодического или разового документирования определенных событий для рассмотрения развития явления или его запечатления. Например: реконструкция исторически значимых зданий или частей города; воспоминания о событиях прошлого; проведение общественных мероприятий, посвященных значимым (знаменательным) датам; бытовые (повседневные) эпизоды жизни граждан России и т. д.
1.5.2. Организация работы по проведению инициативного документирования включает: выбор объекта документирования; составление плана (программы, сценария) записи, съемки; обсуждение их ЭПК (ЭПМК) архива, органа управления архивным делом; проведение записи, съемки; производственно-технологические операции; создание необходимой сопроводительной текстовой документации; подготовку заключения специалиста и описи документов; рассмотрение их ЭПК (ЭПМК) архива или органа управления архивным делом; прием-передачу документов в архив.
Сведения о предстоящих значимых событиях архив может получить от соответствующих органов власти и управления, из СМИ, от организаций и лиц, проводящих определенные мероприятия, из календаря знаменательных дат. При этом государственный архив должен собрать подробную информацию о предстоящем событии (цель, место, время проведения, участники, программа проведения), так как это определит план (сценарий) проведения записи, съемки. В плане (сценарии) необходимо предусмотреть последовательность развития события (начало, развитие, завершение), фиксацию крупных, средних, общих планов события. Следует получить разрешение (аккредитацию) на съемку, запись в установленном порядке.
Запись, съемка воспоминаний участников и очевидцев событий истории может осуществляться как в архиве, так и на дому участников или в помещении общественной (иной) организации. Может быть осуществлена запись, съемка одного лица или группы лиц. Выявление данных лиц осуществляется по спискам источников комплектования архива, в органах исполнительной власти, общественных организациях в зависимости от тематики события, которое архив предполагает запечатлеть. Запись, съемка могут быть осуществлены в форме интервью, беседы, воспоминаний, в зависимости от личных качеств записываемого лица (кругозора, владения литературной речью или ее особого колорита). Все эти особенности выявляются архивом при подготовке записи, съемки. Готовится план-вопросник, с которым знакомится участник (участники), может
быть проведена предварительная беседа (репетиция). Работник архива, проводящий беседу с участником записи, съемки, должен быть специально подготовлен (знать основы психологии, социологии, журналистики), чтобы вести беседу без диктата, в то же время уметь направить ее в нужное русло, сосредоточить внимание на главном, не пропустить интересные детали. Конкретные сведения, факты истории, сообщаемые участником записи, сотрудник архива проверяет по официальным источникам. В ходе обязательного знакомства (прослушивания, просмотра) участника с записью, съемкой эти погрешности устраняются с его согласия. Если участник не согласен с такой правкой, то она не проводится, но выявленные архивом неточности оговариваются в НСА. Окончательный вариант записи, съемки должен быть принят записываемым лицом. В случае его внезапной смерти отсутствие данного согласования оговаривается в НСА к документам.
Вид инициативного документирования (съемка, запись) определяется с учетом возможностей архива и особенностей события, подлежащего документированию.
Проводится инициативное документирование сотрудниками архива в силу выполнения ими служебных обязанностей или приглашенными специалистами по договору архива с ними.
