Учет страхового фонда и фонда пользования
-
3.7.14. 3.7.14.1. 3.7.14.2. 3.7.14.3.
- Методические рекомендации
- Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом / Ю.Ю. Юмашева. – М.: ВНИИДАД, 2012. – 125 c.
- Открыть текст в отдельном окне
3. Учет электронных копий фонда пользования
(ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3)3.1. Общие принципы учета электронных копий фонда пользования
Учет электронных копий является одной из самых важных задач и должен быть регламентирован специально разработанным Регламентом учета и использования электронных копий архивных документов, утвержденным в установленным порядке.
Централизованный государственный учет мастер-копий электронного фонда пользования (ЭФП) на электронных носителях осуществляется согласно п. 3.2,. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации…» специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника.
Электронный учет рабочих копий и копий второго и последующего поколений производится зав. структурным подразделением, на которое возложен функционал создания электронных копий, либо, в случае передачи всех копий ЭФП в подразделение, в котором осуществляется хранение фонда пользования архива, руководителем данного подразделения, а также в читальных залах и отделе использования.
Электронные копии ЭФП учитываются по единицам учёта и единицам хранения.
За единицу хранения электронных копий ЭФП принимается носитель информации (компакт/оптический диск).
За единицу учета электронных копий ЭФП – файл или совокупность файлов, составляющих образ дела, записанный на одном или нескольких носителях.
Информационный объем электронных копий ЭФП указывается в мегабайтах (Мб).
Архивным шифром единицы хранения цифровых копий является номер единицы хранения по соответствующей книге учета копий (п. 3.2.) с добавлением индекса «ЭФП». Например: № 1/ЭФП-1. Архивный шифр проставляется на вкладыше компакт-диска черными чернилами. В случае если вкладыш создается в компьютерной программе (например, Word, Excel) с последующей распечаткой, то рекомендуется выделять архивный шифр, набирая его значительно более крупным размером шрифта и выделяя начертание (жирный, полужирный).
3.2. Ведение учета электронных копий в традиционной форме
Учет в традиционной форме электронных копий ЭФП (мастер-копий/рабочих копий) ведется по трем книгам:
Книге учета поступлений электронных мастер-копий ЭФП документов на бумажной основе, изготовленных на электронном носителе (ЭФП-1 (ведется по месту хранения мастер-копий) (Приложение №25).
Книге учета электронных мастер-копий ЭФП документов на бумажной основе, хранящихся на встроенном носителе (ЭФП-1, хранящихся на сервере) (ведется в структурном подразделении, на которое возложен функционал по созданию электронных копий) (Приложение №26).
Книге учета поступлений электронных рабочих копий ЭФП документов на бумажной основе, изготовленных на электронном носителе (ЭФП-2) (ведется в структурном подразделении, на которое возложен функционал по хранению копий ЭФП) (Форма совпадает с формой Книги учета… – Приложение № 25).
В Книги учета поступлений копий ЭФП-1 и ЭФП-2 записываются в валовом порядке, независимо от фондовой принадлежности документов заносится каждая единица хранения и единица учета ЭФП. Записи делаются на основании:
актов приема-передачи копий на хранение (для ЭФП-1)
и актов репликации рабочей копии (для ЭФП-2)
В графе «Примечание» указывается комплектность единиц хранения ЭФП.
На 1 января каждого года составляется итоговая запись о количестве поступивших за год мастер-копий и рабочих копий ЭФП.
3.3. Учет использования рабочей копии
Учет использования рабочих копий ведется в Журнале учета использования рабочих копий на основании Заявок (требований) на создание копии. (Форма Журнала Приложение № 27).
Ссылка
3.7.14.4. Учет копий архивных документов, созданных в процессе их использования и включенных в фонд пользования, ведется в архиве в отдельной книге учета копий этих документов.
