Учет страхового фонда и фонда пользования
-
3.7.14.1. 3.7.14.2. 3.7.14.3. 3.7.14.4.
- Регламенты
- Регламент «Изготовление цифровых копий фонда пользования с микроформ архивных документов» / руководитель темы Залаев Г.З., ответственный исполнитель Тихонов А.В., исполнители Глищинская Н.В., Новиков С.Л. Москва, 2012. – 61 с., илл. Ссылка
- Стандарты
- ГОСТ Р 33.505-2003 Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием К тексту
- ГОСТ Р 13.1.107-2005 Репрография. Микрография. Микроформы архивных документов. Общие технические условия К тексту
- ГОСТ Р 33.1.02-2008 ЕРСФД Страховые копии кинодокументов и фотодокументов. Общие технические условия К тексту
- ГОСТ Р 33.3.02-2008 ЕРСФД. Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие технические условия К тексту
- Методические рекомендации
- Рекомендации по созданию оцифрованных копий фонда пользования фото и фонодокументов/М.И. Пилипчук, А.Н. Балакирев, Г.З. Залаев, А.П. Лисютин. — М.: РГАНТД, 2008. — 81 с. К тексту
- Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом / Ю.Ю. Юмашева. – М.: ВНИИДАД, 2012. – 125 c. Ссылка
3.7.14. Объем страхового фонда и фонда пользования измеряется в единицах хранения/единицах учета, а также в:
кадрах - для копий архивных документов на бумажной основе и фотодокументов;
метрах - для копий кинодокументов;
времени звучания - для копий фонодокументов;
в мегабайтах - для копий электронных документов.
При этом отдельно учитываются страховые копии уникальных документов и особо ценных документов и копии фонда пользования, отснятые с архивных документов на бумажной основе (раздельно на рулонной пленке и микрофишах); кинодокументов; фотодокументов; фонодокументов; видеофонограмм; электронных документов.
Учет ведется по книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования и описям страхового фонда. Учет поступления и выбытия страховых копий осуществляется на основании заказов на изготовление страховых копий 
и копий фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение и других актов. К книгам учета поступлений ежегодно составляется итоговая запись.
Описи страхового фонда составляются в 3-х экземплярах. Первые экземпляры передаются вместе со страховыми копиями уникальных документов и особо ценных документов в специальный архив, вторые и третьи остаются в архиве.
По мере копирования и передачи страховых копий уникальных документов и особо ценных документов в специальный архив к описям страхового фонда составляются новые итоговые записи в установленном порядке ( см. п. 3.5.6 .).
В описях дел, документов в графе "Примечания" напротив заголовка скопированной единицы хранения/единицы учета проставляется штамп "СФ". Если скопированы все дела, документы, включенные в опись, штамп "СФ" проставляется только на титульном листе и обложке описи дел, документов.