Учет документов по личному составу
- Федеральные законы
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»// Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004, № 43, ст. 4169.
- Открыть текст в отдельном окнеСтатья 10. Особенности правового положения архивных документов, находящихся в собственности Российской Федерации, субъектов Российской Федерации или муниципальных образований(…)4. В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и муниципальной собственности.Статья 22. Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранениеУстанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:(…)б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;Статья 23. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами(…)8. При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.(…)10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.Статья 22. Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранениеУстанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:(…)б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;Ссылка
- Акты Правительства РФ
- Распоряжение Правительства РФ от 23.04.1992 N 781-р "Об улучшении хранения и использования документов по личному составу"// Российские вести, N 11, 1992
- Открыть текст в отдельном окнеВ целях обеспечения социальной и правовой защиты граждан, предотвращения утраты документов по личному составу, улучшения их хранения и использования:1. Установить, что ликвидируемые предприятия, организации, колхозы, совхозы и иные организационные структуры, независимо от формысобственности, передают на хранение правопреемнику или при его отсутствии вышестоящему по подчиненности органу документы по личному составу в порядке, предусмотренном основными правилами работы ведомственных архивов.
2. Учреждениям государственной архивной службы осуществить меры по обеспечению сохранности документов по личному составу ликвидируемых предприятий, организаций, колхозов, совхозов и иных организационных структур, независимо от формы собственности, в случае отсутствия у них правопреемника и вышестоящего по подчиненности органа.3. Рекомендовать органам исполнительной власти республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономных образований,городов Москвы и Санкт-Петербурга рассматривать в необходимых случаяхвопросы создания архивов для хранения и использования документов поличному составу и выделения в этих целях соответствующих помещений,штатной численности и фонда оплаты труда работников.Заместитель Председателя ПравительстваРоссийской Федерации А.Шохин - Ведомственные акты
- Положение о порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества. утв. приказом Росархива от 06.11.1996 N 54, распоряжением Госкомимущества РФ от 22.10.96 N 1131-р// Российские вести, N 230, 05.12.1996
- Открыть текст в отдельном окне
(…)
9. Документы приватизируемой организации передаются на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным экспертно-проверочными комиссиями архивных органов в соответствии с п. 5.1.17. Основных правил работы государственных архивов.
Документы временного хранения, сроки которого не истекли, могут быть приняты архивными учреждениями России учтенными по описям, номенклатурам дел или другим учетным документам. Документы по личному составу работников могут быть переданы в упорядоченном состоянии в специализированный архив по личному составу или, при его отсутствии, в государственный или муниципальный архив.
Ссылка - Методические рекомендации
- Методические рекомендации: «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу»/ Росархив, ВНИИДАД. – М., 2014
- Открыть текст в отдельном окне4. Методика проведения экспертизы ценности документовпо личному составу и комплектование ими архивов4.1. Этапы проведения экспертизы ценности и отбора на хранение документов по личному составу.Экспертизе ценности подвергаются все документы по личному составу независимо от времени их создания. Экспертиза ценности документов проводится после истечения установленного срока их хранения. При этом следует учесть, что ряд документов по личному составу может быть отнесен к документам постоянного срока хранения до истечения установленного срока хранения.Документы по личному составу подразделяются на документы постоянного и документы временного сроков хранения. Раскрывается отметка «ЭПК» в целях определения ценных документов, тем самым пополняется состав документов, отнесенных ранее к постоянному сроку хранения.Работа проводится архивом, ЦЭК (ЭК) организации, государственными, муниципальными архивами, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, ЭПК федерального государственного архива.4.2. Определенные периоды времени, требующие особой осторожности при отборе документов по личному составу, определяются на основании критериев: времени создания документов, значения информации, содержащейся в документах, полноты комплекса документов, степени сохранности документов. К изучению документов для определения значимых периодов времени, требующих особой осторожности при отборе документов по личному составу, привлекаются специалисты архивных учреждений, научных, учебных организаций и др. Их предложения рассматриваются ЭПК органов исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, ЭПК федеральных государственных архивов.При проведении экспертизы ценности документов по личному составу за ранние периоды времени, требующие особой осторожности при отборе, отнесенные к 75-летнему сроку хранения с отметкой «ЭПК» по соответствующим перечням, могут быть включены в состав Архивного фонда Российской Федерации в полном объеме или выборочно по решению соответствующей ЭПК. В каждом государственном или муниципальном архиве могут разрабатываться самостоятельные методики отбора документов по личному составу в состав Архивного фонда Российской Федерации применительно к разноплановым фондам.4.3. По документам уволившихся (уволенных) работников за все хронологические периоды времени, с учетом тех, которые требуют особой осторожности при отборе, проводится экспертиза ценности документов по личному составу на основании общих и дополнительных критериев экспертизы ценности.В первую очередь подвергаются экспертизе ценности личные дела работников и взаимосвязанные с ними документы (приказы, лицевые счета, карточки учета работников).При этом используются: сведения приказов, договоров, штатных расписаний и расстановок, карточек учета работников, списков, наградных документов и др.К числу документов постоянного срока хранения относятся документы руководящего состава; документы работников творческих и редких профессий; представителей профессиональных (трудовых) династий; репрессированных и затем реабилитированных лиц. Учитываются заслуги работников в общественной и других сферах деятельности, а также стаж работы в конкретной организации в целом и в наиболее значимые для организации периоды времени. Оценивается не только значение информации документов для конкретного лица, но и для организации в целом, а также сведений общего характера.Данные документы отмечаются (путем специальной наклейки – полоски бумаги определенного цвета) при передаче документов в архив организации после увольнения работника, а также включаются в описи дел постоянного хранения по личному составу при упорядочении документов за соответствующие годы.4.4. Применение выборочного приема документов по личному составу является дополнением к отбору документов на основании критериев ценности.Проведение выборочного приема ценных документов по личному составу от определенных организаций осуществляется с учетом критериев: роли организации среди других организаций на данной территории, особенностей территории, на которой находится организация, значимости информации, содержащейся в документах, повторения информации в других документах организации.Используются: списки источников комплектования архива, документы по учету фондов архивов, справочники, статистические документы и др.К числу таких организаций могут быть отнесены: градообразующие организации, наиболее крупные организации, организации-представители наиболее типичных для данной территории организаций и др.4.5. Документы по личному составу формируются в дела в соответствии с установленными правилами. Основные признаки формирования дел: в дело помещаются документы одного хронологического периода (кроме переходящих дел); в дело помещаются документы по одному вопросу (одного работника); в дело помещаются документы одного срока хранения. Объем документов в деле не может превышать 250 листов при толщине в четыре сантиметра. Большие по объему дела разбиваются на тома (части).При формировании дел необходимо проверить наличие основных реквизитов оформления документов (вида документа, номера, даты, подписи и других реквизитов), без наличия которых использование документа невозможно.
3.7.9. Учет документов по личному составу, за исключением принятых по договору на хранение в архив документов по личному составу (см. п. 3.7.11 ), осуществляется на общих основаниях.
Учет количества хранящихся в архиве документов по личному составу проводится на основе их подсчета по листам фондов и описям дел по личному составу с фиксацией результатов по каждому фонду и суммарно по архиву в книге учета документов по личному составу (произвольной формы).
По результатам проведения экспертизы ценности документов по личному составу по истечении 75-летнего срока их хранения в учетные документы вносятся соответствующие изменения.