Учет секретных и рассекреченных архивных документов. Оформление рассекреченных дел
-
3.7.6.
- Законодательство
- Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне»// Российская газета, 21.09.1993, №182. Ссылка
- Акты Президента РФ
- Указ Президента РФ от 06.10.2004 N 1286 (ред. от 11.08.2014) "Вопросы Межведомственной комиссии по защите государственной тайны"// Собрание законодательства Российской Федерации, 11.10.2004, N 41, ст. 4024. К тексту
- Акты Правительства РФ
- Постановление Правительства Российской Федерации от 04.09.1995, № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну к различным степеням секретности»// Собрание законодательства Российской Федерации, 11.09.1995, № 37, ст. 3619.
- Ведомственные акты
- Положение о порядке рассекречивания документов, созданных КПСС, утв. решением Межведомственной комиссии по защите государственной тайны от 14 июля 2001 г. № 75 Ссылка
3.7.7. Изменения в учетные документы по результатам рассекречивания архивных документов вносятся на основании акта о рассекречивании документов (приложение № 12).
Архивные фонды, описи дел, документов и единицы хранения/единицы учета, включающие, наряду с секретными, несекретные (рассекреченные) документы, в учетных документах и архивных шифрах единиц хранения/единиц учета обозначаются индексом "сч" (секретно частично).
При рассекречивании всех единиц хранения/единиц учета по секретной описи дел, документов данная опись также рассекречивается, передается на открытое хранение и учитывается в листе фонда за тем же номером, но без индекса "с", который зачеркивается на обложке и на титульном листе данной описи. В правом верхнем углу обложки и титульного листа описи дел, документов проставляется штамп "Рассекречено".
При рассекречивании части дел и архивных документов по секретной описи дел, документов на рассекреченные дела и архивные документы составляется отдельная опись дел, документов, номера единиц хранения/единиц учета в которой остаются прежними. Для валовой нумерации таких единиц хранения/единиц учета используется графа 2 описи дел, документов. Новая опись дел, документов вместе с рассекреченными делами и архивными документами передается на открытое хранение, учитывается в листе фондов за тем же номером, что и секретная, но без индекса "с".
При рассекречивании большей части дел и архивных документов по секретной описи дел, документов с данной описи снимается копия, при копировании заголовки единиц хранения/единиц учета, оставленных на секретном хранении, закрываются. Копия описи на рассекреченные дела и архивные документы передается на открытое хранение. В экземпляре описи дел, документов, оставшейся на секретном хранении, сохраняется их нумерация. В листе фонда ( см. п. ) такая опись учитывается дважды: экземпляр описи, оставшийся на секретном хранении - с соответствующей индексацией секретности, скопированный экземпляр, переданный на открытое хранение - без индекса "с".
При рассекречивании отдельных единиц хранения/единиц учета по секретной описи дел, документов они включаются в опись дел, документов открытого хранения соответствующего архивного фонда за литерными номерами или в валовой последовательности.
В описях дел, документов, остающихся на секретном хранении, в графе "Примечания" против заголовков рассекреченных единиц хранения/единиц учета проставляется штамп "Рассекречено". В случае, когда рассекреченные единицы хранения/единицы учета включены в опись дел, документов открытого хранения (за литерными номерами или в валовой последовательности), в секретной описи в графе "Примечания" указывается их новый номер.
После рассекречивания к описям дел, документов открытого и секретного хранения составляются новые итоговые записи об объемах фактически учтенных в них единиц хранения/единиц учета.
При рассекречивании одного или нескольких архивных документов в составе секретного дела, оно остается на секретном хранении. К архивному шифру на обложке дела к индексу "с" добавляется буква "ч". Номера листов рассекреченных архивных документов перечисляются в графе "Примечания" напротив заголовка частично рассекреченного дела, а также во внутренней описи дела. При отсутствии в деле внутренней описи сведения о рассекреченных архивных документах отражаются в листе-заверителе с указанием номеров соответствующих листов.
В правом верхнем углу обложки рассекреченного дела проставляется штамп "Рассекречено". Индекс "с", "сс" или "ов" в номере дела зачеркивается.