Учет уникальных документов и особо ценных документов

      
    3.7.4. 

    3.7.5. Учет особо ценных документов ведется по:

    списку фондов, содержащих особо ценные документы; 

    описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел (номерникам). 

    В описях особо ценных дел, документов за ними сохраняются их прежние учетные номера.

    Опись особо ценных дел, документов составляется на особо ценные документы одной или нескольких описей дел, документов архивного фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения/единиц учета в данной описи в необходимом для архива количестве экземпляров.

    Если большинство архивных документов по описи дел, документов являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов не составляется, а копируется имеющаяся опись. В таком случае к ней составляется номерник.

    Сведения о копировании особо ценных дел, документов в целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи особо ценных дел, документов или номерники по мере проведения их страхового копирования.

    В итоговой записи указывается общее количество особо ценных единиц хранения/единиц учета, включенных в опись или номерник. По завершении копирования всех единиц хранения/единиц учета по данной описи или номернику указывается: "Все единицы хранения/единицы учета скопированы, дата, должность, подпись".

    Описи особо ценных дел, документов и номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов. 

    При отнесении архивных документов к особо ценным в описях в графе "Примечания" напротив заголовков соответствующих единиц хранения/единиц учета проставляются отметки "ОЦ".

    В других учетных документах отметка "ОЦ" проставляется к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов; данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения/единиц учета.

    Библиотека подраздела

    • Методические рекомендации
      • Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации/Росархив, ВНИИДАД. – М., 2006.
      • К тексту


О ПРОЕКТЕ

Данный ресурс предназначен для справочно-методического обеспечения работы сотрудников государственных и муниципальных архивов по основным направлениям их деятельности на базе единых основ организации архивного дела с использованием информационных технологий. Адрес обратной связи: archdelo@rggu.ru