3. УЧЕТ И ОПИСАНИЕ ОСОБО ЦЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Учет особо ценных документов ведется:
- по списку фондов, содержащих особо ценные документы
;
- описям особо ценных дел, документов
или перечням номеров особо ценных дел, документов (номерникам)
.
Описи особо ценных кинофотофонодокументов составляются по формам, указанным в Приложениях N 5 - 9.
В архивах, хранящих дореволюционные документы и документы после 1917 г., учетные документы ведутся раздельно для каждого периода с самостоятельной нумерацией фондов.
В описи особо ценных дел, документов за ними сохраняются их прежние учетные номера, шифры, присвоенные им по общим учетным документам.
Список фондов, содержащих особо ценные документы, ведется для обеспечения суммарного учета таких фондов. В него вносятся все фонды, объединенные архивные фонды и коллекции, в которых выявлены особо ценные документы.
3.2. Опись особо ценных дел, документов (номерник) составляется для поединичного и суммарного учета выявленных ОЦД данного фонда.
Описи особо ценных дел, документов (номерники) составляются на документы одной или нескольких описей фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения, единиц учета в данной описи. По возможности составляется одна опись на особо ценные документы фонда независимо от количества описей в фонде.
Если все или большинство документов по описи являются особо ценными, отдельная опись ОЦД не составляется, а копируется имеющаяся опись фонда. В этом случае к ней также составляется номерник, который является переводной таблицей от номера единицы хранения, единицы учета документов к номеру единицы хранения страхового фонда.
3.3. В случае, если большинство дел по описи является особо ценными, но их заголовки требуют составления аннотаций и уточнений, целесообразно составление отдельной описи.
Можно ограничиться составлением номерников, если особо ценных документов по описи немного, а уточнять заголовки не требуется. Составлять номерники можно также при выделении из общей описи крупных массивов однотипных дел. Архивы должны стремиться к улучшению качества описания особо ценных документов, заголовки дела (сопровождаемые при необходимости аннотациями) должны раскрывать особую ценность документов, поэтому предпочтительнее составлять их описи.
Рекомендуется иметь три экземпляра описей, первый из которых хранится в подразделении (у работника), осуществляющем централизованный учет документов архива; второй передается вместе со страховым фондом на специальное хранение; третий экземпляр - в хранилище, в котором находятся особо ценные дела.
Систематизация особо ценных дел в описи (номернике) ведется в порядке номеров описей, а внутри каждой описи - в порядке возрастания номеров дел данного фонда. На основании имеющихся архивных описей в опись особо ценных дел, документов вносятся сведения о номере архивной описи, номере дела, заголовок, крайние даты документов, количество листов в деле, а также сведения о номере единицы хранения страхового фонда на данную единицу хранения.
3.4. К заголовкам особо ценных дел в описи составляются аннотации в случаях, когда:
- дело признано целиком особо ценным, но его заголовок не отражает полностью его содержание и критерии, в соответствии с которыми оно признано особо ценным;
- в деле особо ценной является лишь часть документов, особая ценность которых не отражается в его заголовке;
- в фонде обнаружены отдельные (единичные) особо ценные документы.
В аннотации должны быть отражены те критерии, в соответствии с которыми отдельный документ, группа документов или дело в целом отнесены к категории особо ценных. В конце аннотации указываются листы (страницы) особо ценных документов.
3.5. К описи особо ценных дел, документов (номернику) составляются титульный лист (Приложение N 2) и оглавление. В левом верхнем углу обложки описи проставляется ее порядковый номер по реестру описей ОЦД (номерников). Если описи особо ценных дел, документов составлены по нескольким описям фонда, то целесообразно составить краткое предисловие, где характеризуется состав выявленных особо ценных документов, основные критерии их выявления. При необходимости составляется список сокращений.
Сведения о копировании особо ценных дел, документов в целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи особо ценных дел, документов (номерники) по мере проведения их страхового копирования.
В итоговой записи указывается общее количество особо ценных единиц хранения, единиц учета, включенных в опись (номерник). По завершении копирования всех единиц хранения, единиц учета по данной описи (номернику) указывается:
"Все единицы хранения, единицы учета скопированы, дата, должность, подпись".
3.6. Реестр описей особо ценных дел, документов ведется в архиве для обеспечения суммарного учета описей (номерников) особо ценных документов, кинофотофонодокументов (Приложения N 10 - 12).
Описи особо ценных дел, документов (номерники) учитываются в едином (общем для описей ОЦД и номерников) реестре описей (номерников). Каждой описи (номернику) присваивается порядковый номер; указываются номер фонда и номер описи. Графы "Количество дел", "Количество листов в описи (номернике)" и "Количество экземпляров" заполняются после завершения выявления всех ОЦД по фонду. К реестру описей (номерников) ОЦД составляется итоговая запись, которая проверяется ежегодно при составлении паспорта архива.
3.7. При отнесении документов к особо ценным в описях в графе "Примечание" напротив заголовков соответствующих единиц хранения, единиц учета проставляются отметки "ОЦ".
В основных учетных документах отметка "ОЦ" проставляется по списку фондов к номеру фонда, номеру описи дел, документов; она является служебной и не входит в архивный шифр единицы хранения, единицы учета.
Сведения о количестве особо ценных документов архива вносятся ежегодно в паспорт архива.
Учет особо ценных документов ведется как в традиционных вышеназванных учетных документах, так и в автоматизированном режиме. В БД "Архивный фонд" сведения об особо ценных документах приводятся в разделах (экранах): "Фонд", "Опись", "Дело" отдельно по документам на бумажной основе, кинофотофонодокументам и др.
3.8. В случае, если в результате анализа проведенной ранее работы по выявлению особо ценных документов архивом будет принято решение об исключении части документов из категории особо ценных, в учетные документы вносятся необходимые уточнения.
