Учет поступления и выбытия архивных документов
-
3.7.1. 3.7.3.
- Правила
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830)// Росархив, ВНИИДАД. – М., 2015. Ссылка
- Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, утв. Приказом Главархива СССР от 12.10.1988 N 71. М.: Главархив СССР, 1990
- Основные правила работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах. Утв. приказом Главархива СССР от 10.11.88 N 78 К тексту
- Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами утв. Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 21.05.79 К тексту
- Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, утв. Приказом Главархива СССР от 12.10.1988 N 71. М.: Главархив СССР, 1990
- Методические рекомендации
3.7.2. Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:
акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 11);
акта о неисправимых повреждениях документов;
акта приема-передачи документов на хранение (приложение № 9);
акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение № 2);
акта возврата документов собственнику ;
акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов .
Архивные документы снимаются с учета также в результате проведения отдельных видов архивных работ ( см. п. 3.7.3 .).
Необходимые изменения вносятся в основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива. При этом в случае:
выбытия всех архивных документов описи дел, документов номер этой описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным; в реестре описей делается соответствующая отметка;
выбытия архивного фонда в списке фондов (приложение № 6) в графе "Отметка о выбытии" указывается, куда выбыл архивный фонд, и акт, на основании которого он выбыл.
При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи дел, документов и дело фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение (приложение № 9) включается в архивный фонд архива-сдатчика.
При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр его описей дел, документов и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива.