Общие требования к выдаче архивных документов из архивохранилища

      

    2.11.10. Архивные документы, имеющие фонд пользования, из архивохранилища, как правило, не выдаются.

    Архивные документы, не прошедшие научного описания и технического оформления, из архивохранилища не выдаются для использования и проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования.

    Выдача из архивохранилища подлинников особо ценных документов, в том числе уникальных документов, а также документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя архива.

    Архивные документы выдаются из архивохранилища государственного архива, музея, библиотеки, организации Российской академии наук с письменного разрешения:

    заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности) - пользователям в читальный (просмотровый) зал архива и работникам архива для служебных целей в рабочие помещения;

    руководителя архива или его заместителя - фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам во временное пользование при наличии гарантийного письма от них; организациям - для экспонирования при наличии договора о проведении выставки и соответствующего приказа руководителя архива; работникам лаборатории архива, специализированным организациям - для проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования и специальной обработки архивных документов при наличии соответствующего договора со специализированной организацией.

    Выдача архивных документов вышеупомянутым категориям пользователей из архивохранилища муниципального архива, музея, библиотеки осуществляется с письменного разрешения заведующего муниципальным архивом, музеем, библиотекой.

    Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища. Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.

    Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:

    уникальные документы и особо ценные документы;

    архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы;

    несброшюрованные архивные документы;

    дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей;

    дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.

    Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется руководством архива на основе решения экспертно-методической комиссии.

    Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе-заверителе (приложение № 3).

    На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель.

    Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель (приложение № 3) и лист использования документов (приложение № 4). 

    Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:

    выемку архивных документов;

    сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел, документов;

    полистную проверку архивных дел - в установленных случаях.

    Сверка архивного шифра архивных документов с описью (книгой учета и описания) дел и документов предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.

    При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром.

    Библиотека подраздела

    • Правила
      • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830)// Росархив, ВНИИДАД. – М., 2015. 
      • Ссылка
      • Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, утв. Приказом Главархива СССР от 12.10.1988 N 71. М.: Главархив СССР, 1990
    • Методические рекомендации
      • Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации/Росархив, ВНИИДАД. – М., 2006.
      • К тексту
      • Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. М., ВНИИДАД. 2013.
      • Ссылка

    • БЛАНКИ
        • ИСТОЧНИК:

          Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 г. N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 09.10.2007 N 10291)

        • Скачать

          ИСТОЧНИК:

          Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 18.01.2007 № 19, зарегистрировано в Минюсте РФ 06.03.2007 N 9059). М., 2007.

        • Скачать

          ИСТОЧНИК:

          Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830). – М., 2015.

        • Скачать

          ИСТОЧНИК:

          Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 18.01.2007 № 19, зарегистрировано в Минюсте РФ 06.03.2007 N 9059). М., 2007.

        • Скачать

        • ИСТОЧНИК:
          Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76
        • Скачать

          ИСТОЧНИК:
          Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, утв. Приказом Главархива СССР от 12.10.1988 N 71
        • Скачать


    • ТЕРМИНЫ


О ПРОЕКТЕ

Данный ресурс предназначен для справочно-методического обеспечения работы сотрудников государственных и муниципальных архивов по основным направлениям их деятельности на базе единых основ организации архивного дела с использованием информационных технологий. Адрес обратной связи: archdelo@rggu.ru